Проведение выставки – Как организовать выставку: 10 подробных шагов

как организовать бизнес на выставках

Создать действующий и прибыльный бизнес на организации выставок можно. Но нужно понимать и специфику вашего собственного дела, и отношение потенциальной аудитории, и доступное время посещения, и информационную осведомлённость клиентов, и логистику передвижения участников, и ещё множество вещей, которые будут влиять на успешность вашего проекта.

Помните, что, сколько бы ни проводилось различных выставок у вас в городе, далеко не все они прибыльны для организаторов. Многие выставки единичны и после неудачного показа перестают существовать. А количество их формируется трендом.

Виды выставочных мероприятий

Выставка продукции

Самая распространённая форма организации бизнеса на выставочных мероприятиях.  Цель подобного вида – ознакомить действующих и потенциальных клиентов с ассортиментом продукции фирмы, новинками, запустить рекламную компанию, увеличить спрос на определённый товар. Стандартно, во время проведения таких выставок, на витрины и полки выставляются образцы всей продукции или же новинки фирмы, раскладывается описательная литература, рекламные буклеты с контактами, а также ставится ответственный сотрудник, который будет привлекать посетителей и консультировать по всем имеющимся вопросам.

Выставка групп изделий

Цель подобного вида выставки – провести исследование спроса потребителей и их реакции в отношении конкретного сегмента продукции, её вида, или определённой серии. Как показывает статистика, более успешны в этом отношении те выставки, на которых представлены на выбор потребителя несколько групп товаров, или даже товар от различных поставщиков и производителей.

Тематические выставки

Стимулирование спроса и повышение уровня продаж – вот цель подобного рода выставок. Тематики таких мероприятий могут варьироваться в совершенно различном диапазоне. Это могут быть и арт-галереи, выставки дизайна и моды, ярмарки изделий ручной работы. Стандартно такие мероприятия проводятся в праздничные или выходные дни, когда люди имеют возможность посетить её в любое время дня, не совмещая дело с работой.

Отдельно нужно заметить, что такой вид выставок всегда сопровождается мастер-классами для потребителей, которые как повышают интерес к самому мероприятию, так и способствуют более плотному знакомству людей с видом деятельности и приносят дополнительную прибыль организаторам и участникам.

Маркетинговые выставки

Цель подобного рода выставок – выявить объём продаж в определённых торговых точках. Это может быть магазин, супермаркет, рынок или бутик. Также характерно предоставление возможности по раскрутке определенного магазина или поставщика.

Выставка коллекций

Как и выставка групп изделий, направлена на выявление и изучение спроса действующих и потенциальных потребителей в отношении определённого вида товара, новой серии или продукты от различных производителей. Также организуется для ознакомления и формирования спроса на новый вид товара.

Помещение для выставки

Естественно, первый фактор, который будет влиять на необходимые

размеры для проведения мероприятия – экспозиция. Какие именно вещи и товары будут выставляться на выставке. Если это габаритные предметы, или дизайн проекты, требующие много свободного места, то соответственно и арендуемая площадь должна будет вместить всех на комфортных условиях.

Второй фактор – количество участников. Если речь идёт о мероприятии, где на суд публике будет представлено множество производителей со своим товаром, то вы должны заранее просчитать размещение со схемой, чтобы не было неприятных сложностей перед открытием.

Третий фактор – предполагаемое количество посетителей. Да, точные прогнозы дать достаточно сложно. Однако если в процессе вы будете вынуждены пускать людей партиями, то приобретёте негативную репутацию как неумелый организатор. Исключения составляют такие случаи, когда народа действительно очень много, а не помещение подобрано маленькое.

Но стандартно помещение, которое действительно может принести доход от выставочного мероприятия не должно быть меньше 2500 квадратных метров.

Специфика этого бизнеса такова, что отдельная аренда офисного помещения для ведения деятельности оттуда не предусмотрена. Однако помните, что, скорее всего, вам понадобится хотя бы небольшой склад, где вы будете хранить реквизит и инвентарь. Сюда относятся и рекламные стенды, штативы для баннеров, сборные места для участников, стойки администрации и многое другое из варьирующегося от специфики.

Персонал

Количество персонала, который будет необходим на мероприятии, также зависит от того, какой формат выставки вами предусмотрен. Существуют и такие, где вполне могут справиться два человека. Однако, скорее всего, вам понадобятся:

— Разнорабочие. 5 человек.

Эта категория персонала будет вашей основной рабочей силой во время организации и после проведения мероприятия. Перенос оборудования, сборка стендов

, настройка аппаратного обеспечения, разбор и другие физические и технические действия под вашим руководством лягут на них.

— Администраторы. 2 человека.

В случае, когда выставка проходит в очень продолжительный срок, может понадобится и большее количество человек. Но зачастую хватает и двух, а иногда и одного. Эти люди будут вести административную и организаторскую деятельность во время выставки, фактически исполняя ваши обязанности, следя за правильным ходом мероприятия, следованию плану. Во время возникновения вопросов у посетителей и участников, первым делом вопросы решают именно администраторы.

— Уборщики

Необязательный пункт. Можно отнести к разнорабочим и включить в их обязанности. Но почти всегда выставка требует постоянного контроля над чистотой, что связано с передвижением большого числа людей. Поэтому действующая уборщица должна постоянно находится на вашей выставке и всегда быть готова отреагировать.

Что касается заработанной платы, то у всего персонала она сдельная, так как выставка проходит только в определённые дни. Однако туда нужно отнести и те дни, когда мероприятие только готовится. Например, время сборки стендов можно оплачивать отдельно или как один рабочий день.

Внимательно к набору персонала нужно отнестись только в том плане, что все рабочие будут постоянно находиться в одном помещении с товаром, который имеет определённую ценность. А также следует проследить за компетентностью административных работников. Ведь именно на их плечи ляжет ответственность при общении с людьми и решении вопросов.

Подготовка выставки

Как и во всяком бизнесе, вам предварительно нужна информация о том, для кого вы делаете эту выставку, и как на это отреагируют те, кто будет приносить вам прибыль. Проводится анализ рынка с целью понимания того, что нужно выставлять и кому показывать.

Поможет в этом определение уровня популярности конкретного, выбранного вами товара, или вида услуги. Обязательно они должны быть нужными, или вызывать интерес у потребителя. Лучше заранее определить, для какого слоя населения будет больше подходить выставочная продукция, чтобы спокойнее оперировать ценообразованием билетов и прогнозом посещаемости, а также временем проведения мероприятия.

Далее, вами создаются базы предприятий или частных лиц, относящихся к выбранному товару и услуге. Они должны быть сами заинтересованы в продвижении своего товара сторонними способами выставочного характера.

Информирование потенциальных участников происходит задолго до выставки. Потому что на подготовку у предприятия уходит много времени, а иногда и денег. Информация рассылается в формате пригласительных. Способов разослать пригласительные письма очень много. Самые популярные – смс-рассылка с дублированием на электронную почту и позже – уточняющий звонок по телефону.

В случае, если вы испытываете какие-либо сложности с правильной организацией информирования ваших потенциальных клиентов, можете обратиться за услугами в специализированную организацию, которая берёт на себя информационный маркетинг. Однако не забудьте внести в статью расходов оплату их услуг.

Формирование плана по организации

Сама организация выставочных мероприятия должна вестись по нескольким направлениям одновременно:

1. Составление трафика выставок
2. Анализ спроса на выставляемую продукцию
3. Рекламная компания
4. Согласование сроков поставки товара для выставления на стенды
5. Договорная основа и документооборот со всеми сторонами, относящимися к участию в действии.

Реклама выставки

Говорить о роли рекламы в бизнесе не имеет смысла, однако в случае бизнеса на организации выставочных мероприятий, концепции проведения маркетинговых компаний играют решающую роль для организаторов, потому что напрямую влияют на посещаемость. А этот фактор оценивается в первую очередь вашими клиентами – участниками выставки.

Поэтому использовать все возможные средства рекламы в этом случае будет верным решением. Но, естественно, с оглядкой на действенность рекламных акций на ту или иную аудиторию, которую к моменту проведения рекламы вы уже будете знать.

Отличным способом считается информирование многочисленных изданий небольшими пресс-релизами. В случае средств массовой информации, зачастую они сами заинтересованы в освещении культурной и деловой программы города, куда безусловно ваше мероприятие будет относиться.

Помимо этого будут полезны все возможные недорогие формы рекламы – публикация информационных объявлений на профильных (или же, в некоторых случаях, массовых) порталах в мировой сети. Радио и телевидение – одни из самых популярных каналов продвижения, однако и ценник на них соответствующий. Поэтому стоит заранее оценить свои возможности.

Если выставка будет рассчитана на посещение среднего слоя населения, который по сути является самым многочисленным, то задача с рекламой ещё больше упрощается. Информацию можно размещать на пилларсах в торговых центрах, на информационных табло в метро. Широко используются и наружные мультимедийные модули.

Проведение выставки

Как и в случае организации самого бизнеса, составляет план проведения с указание сроков, времени, расписания. Особенно, если выставочное мероприятие будет содержать дополнительный контент – выступления, презентации, кофе-брейк, мастер-классы.

При правильном проведении предварительных этапов, само мероприятие пройдёт гладко и принесёт желаемый результат. Главное – вовремя реагировать на все возникающие вопросы и ситуации.

Также, если какой-либо товар не пользуется спросом вообще, стоит заменять его другим, заранее подготовленным. И это не должно стать неожиданностью.

Подведение итогов

Проведение анализа прошедшего мероприятия

– также важная часть, если вы хотите успешно заниматься организацией на постоянной основе. Нужно выделить положительные и отрицательные моменты, чтобы в дальнейшем предусмотреть то, что по какой-либо причине не было предусмотрено в первый раз. Выявление лидеров продаж, отзывы потребителей и участников, ошибки, недочёты и действенные ходы, которые принесли наиболее желательные результаты.

Оценка рисков в первом опыте – сложная задача и более доступна в дальнейшей работе. Но всегда стоит заранее подумать о правильности выбора производителя, даты проведения, потребностях покупателей, их платёжеспособности на конкретном этапе. А реализация всего этого на практике должна стать необходимой опорой при повторной организации. 

Еще 1000 лучших бизнес- моделей, Вы можете найти в разделах : Бизнес идеи или Франшиза

businessmens.ru

Виды выставок. Организация и проведение выставок

Ярмарки и выставки – одни из самых популярных культурных программ во многих странах мира, которые проводятся как внутри государства, так и на международном уровне. Спрос на такие мероприятия неуклонно растет, и только в общемировом каталоге фиксируется более 3,5 тысячи выставок, которые проходят на ежегодной основе. А что уж говорить о местных ярмарках и выставках, которые носят региональный характер и зафиксированы только в местных органах власти. Подсчитать точное количество проводимых мероприятий по всему миру фактически невозможно, но совершенно точно – их огромное количество. Особой популярностью пользуются выставки и ярмарки в России и странах СНГ.

Зачем нужны ярмарки?

Главная задача такого рода мероприятий – дать возможность изготовителям с одной стороны и потребителям с другой вступить в коммерческие отношения, посредством которых регулируется спрос и предложение. Деятельность ярмарок базируется на изучение товарного рынка, на анализе потребностей потенциальных покупателей, определение оптимальной цены товара, в соответствии со спросом на него, регулирование товарооборота.

Участие в ярмарке может быть заочным, коллективный и аккредитация.

• Заочное участие основывается на размещении рекламной продукции с выгодными предложениями, а также демонстрацию видео- и аудиозаписей в коммерческо-информационном центре ярмарки.
• Коллективное участие подразумевает соединение фирм, которые связаны одним специализированным типом работы.
• Аккредитация – это участие во всех мероприятиях, заключение сделок, но без права предоставления собственной продукции. Это потенциальные покупатели.

Каждый тип, в любом случае, подразумевает оплату регистрационного взноса, а потенциальные участники ярмарки должны уведомить об этом организаторов посредством заявки, которая должна быть отправлена не позднее, чем за две недели до открытия ярмарки. Стандартная продолжительность ярмарок – 4 дня, с периодичностью каждые 6 месяцев. Зачастую это лето и осень.

Что представляют собой выставки?

Миру известно огромное множество видов выставок, которые разделяются по функциям, целям, аудитории и возможностям. Возможности и функции выставки зависят от ее типологии, предназначения и ориентированности. Важную роль играет не только название, но и его тип. Для того чтобы мероприятие прошло успешно, следует изучить все нюансы организации и проведения выставок.

Типологии выставок

Разделение типажа мероприятия происходит по следующим критериям: отраслевая принадлежность выставки, территориальный охват и цель. Следует подробнее разобрать каждую из них, ведь правильное определение вида выставки играет важную роль в ее успешности.

По отраслевой принадлежности

По данному принципу выставки бывают отраслевые и межотраслевые. Первый вариант предполагает проведения мероприятия, касающегося только одной области и строго определенной специализации. Участники таких выставок – специалисты одного профиля. Межотраслевые – это мероприятия, которые задействуют множество различных и не связанных между собой областей. Такой вид выставки является самым популярным и собирает большее количество посетителей.

Территориальный охват

Данная категория имеет очень важное значение в определении целевой аудитории выставки. По данному признаку мероприятия бывают региональные, международные и национальные:

• Региональные выставки проводятся на территории одной конкретной страны, могут задействоваться разные регионы, но в пределах одного государства.
• Международные выставки предполагают огромное количество участников из стран, а список выставочных экспонатов стремится к бесконечности. Это могут быть и потребительская продукция, и новейшие технологии.
• Национальные выставки обычно посвящаются определенным направлениям деятельности одной конкретной страны. Это может быть, к примеру, экономика.

Территориальная направленность зачастую и переопределяет дальнейшую типологию мероприятий. Ведь от месторасположения зависят интересы аудитории. Международные выставки обычно очень масштабны и собирают огромное количество заинтересованных людей со всего мира.

Целевая направленность

Данный критерий отражает предназначение выставки. Цели бывают следующие: поддерживающие существующий имидж и пробные мероприятия. Первый вариант направлен, в основном, на уже имеющихся клиентов или целевую аудиторию. Здесь важен фирменный стиль и то, как все это выглядит в глазах потребителя.

Пробные выставки направлены на потенциальных потребителей, для того чтобы заявить о себе. Особенной популярностью такой тип пользуется у компаний, имидж которых находится на стадии формирования. Выставка – отличная возможность закрепить и представить публике компанию или человека и его творчество.

Вторичные признаки

Перечисленные категории – это еще далеко не полный список признаков, которые влияют на типологию выставок. Существует целый ряд вторичных выставок.

• По целевому назначению такие мероприятия могут подразделяться на выставки-продажи, проще говоря, торговые выставки, и демонстрационные, задача которых, проинформировать потенциальных покупателей.
• По времени проведения можно выделить регулярные и одноразовые мероприятия.
• По доступности посещения – на платной основе и безвозмездные. Например, ювелирная выставка предполагает соответствующую категорию посетителей и поэтому вход на такие мероприятия платный.

И это еще не полный перечень вторичных признаков.

Разновидности выставок по тематической принадлежности

Самая важная категория, которая определяет фактически все остальные признаки – это тематика мероприятия. Итак, по данному принципу можно выделить следующие типы: творческие, художественные, технические, рекламные, научные, промышленные, торговые, образовательные. Каждый из типов имеет свои технологии проведения и общения с аудиторией. Например, книжная выставка — отличная возможность молодым авторам познакомиться со своими читателями.

Формы проведения выставок

Когда все вышеперечисленные категории установлены, остается только выбрать форму проведения мероприятия. Зачастую ограничения только в головах организаторов и все зависит от их фантазии, потому что насчитывается таких форм огромное количество. Самыми популярными видами проведения выставок являются следующие: показ, отчет, демонстрация, викторина, интерактивная и живая выставка, а также многое-многое другое.

Правильное соотношение тематики и формы проведения – залог успеха хорошей выставки. Организация таких мероприятий помогает ее посетителям получить всю нужную информацию о товаре или услуге фактически из первых уст.

В последнее время большой популярностью пользуется интерактивная форма проведения подобных мероприятий, так как это возможность для посетителей получить ответы на все интересующие вопросы, заявить о своих предложениях и проконсультироваться со специалистами. Большую популярность набирает такой вид, как выставка-продажа.

Какие выставки самые популярные?

Несмотря на то, что подсчитать точное количество проходящих ежегодно выставок в каждом регионе невозможно, исследователям удалось выяснить, какой тематики мероприятия чаще всего проходят в мире:

• На первом месте – книжная выставка. Такой тип мероприятий проходит чаще всего по всему миру. Это возможность для любителей литературы не только ознакомиться с новыми авторами, но и прикупить пару книг по цене дешевле рыночной.
• Второе место – выставки картин и фотографий. Художественные галереи пользуются большой популярностью среди любителей искусства.
• Третье место – ювелирная выставка. Место, где можно встретить самых богатых людей того или иного города или страны.
• Четвертое место – выставка собак. Все мы любим животных, а посмотреть, как умные и красивые песики делают невероятные для собак вещи — достаточно интересное зрелище.
• Пятое место – выставки-достижения. На таких мероприятиях страны и регионы делятся своими успехами в тех или иных областях. Самая популярная сфера – инновации и современные технологии.

И несмотря на развитие технического прогресса, такое мероприятие, как выставка, не теряет своей актуальности и по сей день.

fb.ru

План подготовки организации выставки

Здесь мы с вами обсудим тему организации выставки как мероприятия, данная информация будет весьма полезной начинающим специалистам по организации выставок. Ведь именно начинающие организаторы мероприятий могут допускать некоторые ошибки из-за отсутствия опыта в этой сложной сфере, но это не так страшно. Со временем опыт набирается и с каждым разом организация выставки будет становиться всё лучше с точки зрения компетенции организатора как профессионала.

Что такое выставка?

Выставка — это открытая демонстрация успешных достижений в различных областях материальной и культурной деятельности. Благодаря выставке компания или группа людей могут публично продемонстрировать результаты труда и творчества тем, кто может заинтересоваться направлением в их работе.

Тематика выставки определяется спросом на рынке. То есть, если есть спрос на какую-то тему, то значит будет и выставка. Выставка привлекает к себе внимание определенную целевую аудиторию, которой интересно посетить данное мероприятие. К тематике выставки нужно отнестись серьезно, для грамотного подбора темы необходимо к работе подключить маркетолога для исследования рынка. Это нужно для того, чтобы провести анализ отрасли на предмет тенденций развития рынка и изучения конкурентов, что позволит избежать пересечения в тематиках с другими выставками.

Выставка служим потрясающим маркетинговым инструментом для привлечения клиентов и партнёров. В зависимости от направленности выставки, участники могут извлечь следующие плюсы:

— налаживание коммуникации с партнёрами;

— изучение активностей прямых и косвенных конкурентов;

— формирование положительного имиджа компании на своем рынке;

— привлечение новых клиентов и заключение договоров о сотрудничестве.

Выставка является неоценимым маркетинговым инструментом, но весьма важно им умело пользоваться и правильно всё организовать. Так как организация выставки является достаточно дорогостоящим мероприятием, то нужно очень тщательно распланировать все детали, при этом выделив определенный запас времени на подготовку.

План организации выставки

В период подготовки к организации выставки предстоит проделать немало работы, потому что именно от правильности организации зависит успех мероприятия. Сама выставка может длиться от одного дня до двух месяцев. Длительные по времени выставки обычно проводятся в творческой сфере деятельности, например, художественная выставка.

Желательно приступить к подготовке проведения организации выставки заранее. Чем серьезнее формат выставки, тем больше времени нужно уделить для её подготовки.

Организацию такого мероприятия как выставка можно разделить на несколько этапов.

Детальная проработка плана выставки

В плане обычно отражено следующее:

— определение величины выставочной площади;

— время и место проведения выставки;

— тематика выставки;

— определение списка участников;

— подбор спонсоров;

— составление программы выставки;

— структура продвижения выставки и рекламное обеспечение;

— инфраструктура.

Составление сметы – планируемый бюджет

Бюджет заранее посчитайте и распределите расходы на организацию выставки.

Какие расходы предстоят:

— расходы на маркетинговые исследования;

— аренда помещения;

— аренда выставочных стендов;

— аренда звукового и светового оборудования;

— транспортные расходы;

— сервисные расходы;

— реклама и продвижение выставки;

— услуги дизайнеров;

— разработка промо-сайта для выставки;

— печать раздаточных материалов;

— подарки для конкурсной программы;

— услуги переводчиков;

— услуги ведущих мероприятия;

— услуги аниматоров;

— проживание участников выставки;

— таможенное оформление грузов.

Подбор необходимых специалистов для проведения выставки

Проработать список сотрудников, помощь которых будет необходима как при подготовке к организации выставки, так и во время проведения выставки.

Подбор участников для выставки

В зависимости от тематики выставки нужно определить список участников, которые могут быть заинтересованы в участии. Также нужно подумать над форматом участия в выставке: платное или бесплатное.

Подбор образцов/экспонатов

Если за образцы полностью отвечают участники выставки, то следует составить подробную инструкцию по подготовке образца к выставке – предоставить список технических требований.

А если за экспозицию отвечает организатор выставки, то нужно подобрать образцы, соответствующие тематике выставки и позаботиться об их транспортировке, хранении и оформлении их на выставке.

Подготовка раздаточного материала

Каждый участник и гость должны будут иметь возможность ознакомиться с программой выставки и описанием каждого выставочного экспоната/образца.

Что включает в себя раздаточный материал: фирменный пакет, папка, блокнот с фирменным стилем, ручка с логотипом, программа на фирменном бланке, описание каждого экспоната, листовки, проспекты.

Работы по оформлению помещения выставки

При оформлении используются различные декоративные элементы: баннеры, плакаты, стенды, бренд волл, воздушные шарики и так далее.

Оформление помещения выставки следует отдать в надежные руки компании, которая занимается этим направлением.

Техническая организация выставки

В техническую организацию выставки входит установка звукового и светового оборудования. Если выставка планируется в Москве, то услугой аренды технического оборудования для выставки вы можете воспользоваться в компании Rentforall. Также компания может вам предложить звуковое и световое оформление под ключ.

Контроль исполнения во время проведения выставки

Так как день проведения выставки является буквально экзаменом того, как вы подготовились, то следует контролировать исполнение и следование заранее составленному плану. В некоторых случаях, можно доверить это отдельному человеку, который сможет проследить за соблюдением качества проведения выставки.

Заключительные работы

По окончании следует официально закрыть выставку – это даст понять участникам то, что можно переходить к следующему этапу – демонтаж выставочной экспозиции.

Заключительная работа по демонтажу выставки состоит в передаче экспонатов/образцов и их дальнейшая транспортировка.

После того, как выставка закрыта и вся работа выполнена, нужно будет подвести итоги выставки, которые включают в себя сбор и анализ статистических данных: данные о посетителях и участниках, данные о продажах (если выставки была коммерческая). Данные параметры помогают оценить эффективность проведения выставки: финансовые показатели и маркетинговые задачи.

Если вы научитесь успешно проводить подготовку организации выставки, то сможете зарекомендовать себя как профессионального организатора выставок.

Rentforall — Ваш надежный помощник в подготовке к мероприятию!

rent4all.ru

как организовать и как на этом заработать

Выставка: как организовать и как на этом заработать

Я постоянно пишу о различных рукоделиях и других видах заработка, не приносящих больших прибылей. Как начать зарабатывать больше, выйти на другой уровень? Как почувствовать себя не просто надомницей, целыми днями кропотливо выполняющей работу для небольшой кучки знакомых, но и творческой востребованной личностью, получающей дорогие заказы? Один из самых простых и действенных вариантов — это организация выставки.

Выставка: как организовать и как на этом заработать

 Любой предприниматель постоянно озабочен такими вопросами, как реклама, формирование положительного образа фирмы и стимулирование продаж, как оптовых, так и розничных. Чтобы выйти на порог эффективности, требуются значительные денежные, человеческие и временные ресурсы. Организовав выставку, вы получаете возможность одновременно воспользоваться всеми вышеперечисленными инструментами маркетинга среди специально собранной целевой аудитории потенциальных клиентов. То есть на выставке вы и формируете образ своей фирмы и рекламируете товар и продаете его.

Как организовать выставку, привлечь посетителей, окупить расходы и получить прибыль

В первую очередь определимся с тем, что выставки бывают разные:

1. Ради продаж (сделал, продал, пропил). Во многих городах уже есть регулярные выставки хендмейдщиков (handmade — ручная работа). Если у вас такого нет, то можно договориться с городской администрацией, другими мастерами и ежемесячно (или еженедельно) в определенном месте проводить такие выставки-ярмарки. Вход само собой бесплатный.
2. Ради показухи, то есть классическая выставка, например, как выставка цветов в Ижевске. Оплата аренды и прочих расходов с входных билетов. Эти мероприятия не из дешевых и требуют серьезной организации, поэтому проводятся 1-2 раза в год.
3. «Покажи себя сам». Это обычно не персональная выставка, а участие в большой городской, отраслевой или региональной выставке. Быстрых денег она не принесет. Ее плюс в том, что большую часть расходов оплачивает государство, но чтобы получить результат, нужно учитывать немало тонкостей, поэтому данной теме будет посвящена отдельная статья.

Организация выставки включает несколько пунктов, известных как «Правило 4 П»:

1. Планирование выставки.
2. Привлечение посетителей.
3. Персонал.
4. Получение и анализ результатов.

Планирование выставки

Чтобы правильно организовать выставку и в конечном итоге получить максимальный результат, сначала нужно решить: с какими целями мы ее организуем? Список может быть примерно таким:

• Поиск клиентов – вам же нужны новые заказчики?
• Поиск партнеров – оптовые покупатели, поставщики сырья, рекламные компании и пр.
• Поиск наемных работников – вы же намерены расширить свой бизнес?
• Поиск единомышленников – людей, с которыми у вас есть общие интересы, которых волнуют те же проблемы.
• Формирование положительного имиджа фирмы.
• Реклама бренда – вы успели его придумать?
• Окупить расходы на организацию мероприятия и получить прибыль.

Организация выставки

Организаторы. В первую очередь нужно решить вопрос с организаторами выставки. Вы будете заниматься с этим в одиночку, привлечете городские или районные власти или найдете партнеров? Сразу оговорите, кто чем будет заниматься, а также финансовые вопросы, и если это не ваши родственники, то заключите письменный договор.

Помещение. Второй вопрос, это поиски места. Они зависят от размеров планируемой выставки, ее направления и даже времени года, ведь летом многое можно делать просто под открытым небом.

Сейчас большинство музеев организует различные временные выставки, поэтому если вы занимаетесь рукоделиями или народными промыслами, то можно договориться с ними. Вполне приличную экспозицию можно организовать в холле гостиницы, в доме культуры или в новом торговом центре, где еще не все площади сданы в аренду. В общем-то, сейчас в любом городе достаточно свободных помещений, которые снимают, то под распродажи обуви, то под ярмарки меховых изделий.

Исполнители. Кто-то должен будет привести помещение в порядок, установить (а потом разобрать) стенды, разложить экспозицию и поддерживать ее в течение всей выставки. В больших городах этим занимаются специальные фирмы, если у вас в городе такой нет или у вас нет на это денег, то придется все делать своими силами, привлекая друзей и родственников.

Реклама. Сейчас проспекты, листовки и буклеты вам распечатает любая типография. Позаботьтесь о том, чтобы там была вся необходимая информация для тех, кто захочет найти вас после выставки. Не шикуйте, небольшой яркий листок с основной информацией – это все что вам нужно! Кроме того придется потратиться на рекламу, которая привлечет посетителей на выставку. Примерно за месяц в городских газетах и на местном телевидении должны появиться яркие объявления. На улицах также потребуется повесить афиши. Еще нужно раздавать листовки в людных местах и дать рекламу в интернете. В сети лучше всего работают статьи и сообщения на тематических страницах, опять же тематических сайтов, форумах и в соцсетях, а также рассылка и контекстная реклама.

Размещение экспозиции. Создавая экспозицию, постоянно задавайте вопрос: для кого я это делаю? Ведь, во-первых, выставка должна быть интересна для всех посетителей, то есть для людей далеких от того чем вы занимаетесь. Ведь довольные посетители – это бесплатная реклама мероприятия. Во-вторых, она должна быть такой, чтобы людям захотелось купить вашу продукцию. В-третьих, оптовики и потенциальные партнеры должны иметь возможность быстро получить всю необходимую им информацию, а вы также быстро должны получить информацию о них. Поэтому персонал нужно заранее научить, кому что говорить, какую информацию предоставлять, и какую спрашивать.

Пример интересной экспозиции

Интересный вариант заинтересовать посетителей – проведение мастер-классов. Выделите место для умельца, который на глазах у посетителей будет создавать какие-то вещи, а заодно и учить всех желающих каким-нибудь нехитрым приемам.

Не забудьте сделать стенд для детей. Не важно, что это будет, кроме вашей продукции — заводная железная дорога или клетка с попугаями, но детям должно быть интересно. Это один из хороших стимулов для посетителей рассказывать своим знакомым о вашей выставке и советовать на ней побывать.

Как заработать на выставке

1. Продажа входных билетов. Самый простой вариант, но он не сработает, если всю вашу экспозицию можно обойти за пару минут. Люди должны понимать, за что отдают свои деньги.
2. Продажа своих изделий. Позаботьтесь, чтобы к началу выставки у вас был хороший запас товара на продажу, в том числе недорогих сувениров, которые любят покупать посетители на память о том, где побывали. И, конечно, должно быть что-то забавное для детей.
3. Сдача в аренду части помещения. Если помещение для вас велико, то часть его можно сдать, самый оптимальный вариант – сетевые компании (МЛМ). Эти организации нежно любят большие скопища людей, которые никуда не торопятся. Кроме того, они имеют опыт в подобной работе, поэтому их стенды и персонал будут выглядеть вполне презентабельно.
4. Если условия позволяют, можно организовать что-то вроде буфета – витрину, кофемашину и три столика.
5. Викторины, конкурсы, лотерея и пр. Вот один из вариантов, найденных мной в интернете: у стендов свободно распространяют рекламные материалы, и озвучивается SMS-викторина, по условиям которой нужно ответить на 10 платных (отправка SMS-сообщений) вопросов. В конце каждого часа между правильно ответившими разыгрываются ценные призы. Механизм следующий – 50% стоимости SMS-сообщения идет оператору, ещё 25% — контент-провайдеру, обеспечивающему обработку сообщений, и последние 25% возвращаются к организаторам викторины. Получается, что посетители не только с удовольствием разбирают проспекты, но и платят деньги за то, что внимательно их читают.

Анализ работы

После окончания выставки нужно разобрать экспозицию, подсчитать доходы и расходы, рассчитаться с персоналом, но самое главное – начать работать с той информацией, которую вы получили в ходе выставки. Это нужно сделать сразу, поэтому поручите все остальные дела помощникам, а сами принимайтесь за контакты.

Вообще получение контактов, это одна из важнейших функций выставки. Так что изначально настраивайте персонал на то, что во время работы выставки они должны получить как можно большее количество контактов. То есть их задача не только улыбаться и раздавать буклеты, но и убедить потенциальных клиентов или партнеров оставить свои координаты: телефон, емайл, визитку и пр.

После выставки нужно будет сесть и плотно поработать с каждым из них. Разошлите всем посетителям, оставившим о себе сведения, письма со словами благодарности за проявленный интерес к вашей экспозиции. Эти письма лучше приготовить заранее, еще в ходе подготовки к выставке. Затем пообещайте в течение недели связаться с посетителем. Если вы хотите, чтобы посетитель запомнил вашу фирму, нужно в течение 48 часов после закрытия выставки отправить ему письмо.

Проделав эту работу можно заняться собственно анализом результатов выставки: что получилось, а что нет, стоит ли проводить подобные мероприятия регулярно, как долго и как часто? Выслушайте персонал, партнеров и просто посетителей. Спросите их, как организовать выставку в следующий раз. Это поможет в будущем все сделать гораздо лучше. Кто знает, возможно, ваша выставка станет традиционной и превратится в одно из самых значимых ежегодных событий вашего города.

P.S. Советую почитать: «Бизнес для женщин – прокат детских вещей».

Похожие темы

dengiledi.ru

Организация проведения выставки

ГОУ ВПО “Санкт-Петербургский государственный

университет сервиса и экономики”

Контрольная работа.

По дисциплине Выставочное дело.

Планирование участия в выставке.

Выполнила студентка

группы 2308 у

Алексеева Виктория

Санкт-Петербург 2010 год

1. Введение…………………………………………………….3

2. Планирование участия в выставке…………………………4

3. Список литературы………………………………………..12

Введение.

В каждой отрасли ежегодно проходит множество выставок международных, региональных, городских. Существуют также узкоспециализированные, межотраслевые и массовые мероприятия. На какой выставке, конференции, конгрессе и т.д. остановить свой выбор? Где стать участником, а какие стоит лишь посетить либо вообще проигнорировать?

Эти и другие вопросы мучают маркетолога каждой компании, когда верстается план внешних мероприятий. Существуют ли неоспоримые причины участия в той или иной выставке или приходится руководствоваться чистой интуицией? Конечно, критерии отбора существуют. И они, в первую, очередь, напрямую зависят от задач, которые ставит перед собой компания, собираясь включится в выставочно-ярмарочную и конгрессную деятельность.

Планирование участия в выставке

Перед тем как принять решение об участии в выставке, ответьте на следующие вопросы:

Какое значение придается выставке в Вашей маркетинговой политике?

* Хотите ли Вы увеличить объем продаж существующих товаров или услуг на существующих рынках

* Предложить новые товары или услуги на существующие рынки

* Предложить существующие товары или услуги на новые рынки

* Предложить новые товары или услуги на новые рынки

Выбрав один из вариантов, Вы можете определить более точно…

Почему Вам необходимо участвовать в этой выставке?

Другими словами, определить какие Ваши цели?

Среди целей фирмы могут быть выделены следующие:

* прямые продажи; увеличение объема продаж

* ознакомление с рынком; исследование рынка

* получение деловых связей; формирование сети дилеров или дистрибьюторов

* заключение перспективных контрактов;

* решение ПР-задач — улучшение имиджа вашей фирмы, воздействие на целевую группу ваших клиентов

Мы сознательно не стали ранжировать эти вопросы по уровню их значимости, потому что все они так или иначе решаются в ходе выставки, и каждый из них может быть основным в конкретном случае. Критерии отбора мы будем обсуждать, исходя из этого.

Прямые продажи.

Если стоит задача увеличить во время выставки продажи своего товара конкретным лицам (как экспонентам, так и посетителям), то стоит ориентироваться на массовость. Вторым критерием становится специализированность. Но здесь нужно учитывать уникальность предложения. Если это товар массового потребления с невысокой ценой, то подойдет любая выставка с высоким посещением. Если у Вас эксклюзивное предложение для конкретной аудитории, то нужно ориентироваться на число участников данной категории. Есть и третий путь. Как показывает практика, хорошие продажи могут осуществляться на специализированных выставках в отсутствии конкурентной среды.

Встает вопрос: как определить такую выставку? Во-первых, нужно ориентироваться на статистику прошлых лет: учитывать качественный и количественный состав участников и посетителей; их географию; число заключенных контрактов; отзывы участников и посетителей (информация предоставляется организаторами). Во-вторых, необходимо проанализировать рекламную политику организаторов. Она должна соответствовать Вашим задачам. В-третьих, обратите внимание на местоположение выставочных павильонов, их доступность для посещения и, конечно, регион, который Вас интересует.

Кстати, что касается последнего. В каждом регионе сложилась своя специфика выставочной деятельности (мало того, у каждого организатора тоже, но это отдельный разговор). Например, две выставки по одной и той же теме, допустим, в Москве и в Санкт-Петербурге будут очень различаться по результатам участников. В одном случае следует готовиться к активным продажам прямо на стенде, а в другом — к заключению долгосрочных крупных контрактов в перспективе. Поэтому вполне логичным действием при подготовке к выставке становится посещение интересующей выставки за год до участия и самостоятельный опрос (можно и телефонный) ее экспонентов об эффективности их участия.

Ознакомление с рынком.

Для решения этой задачи массовость тоже, конечно, представляет немалый интерес. Но все-таки, представительность стоит на первом плане. При большом числе участников и посетителей хорошо проводить анкетирование и потом делать тщательный анализ результатов. Зато в малом тоже есть свои плюсы. Основной из них — возможность непосредственного общения с профессионалами. Представьте себе, что Вам нужно выяснить спрос на новый товар. На крупной выставке необходимо будет, как минимум, представить его промышленную версию. А специализированная экспозиция позволит Вам обсудить этот вопрос с коллегами на уровне проекта.

К тому же у такой выставки есть еще одно преимущество: здесь не будет лишних людей. Кстати, поэтому и посещение ее тоже будет весьма эффективным.

Для решения этой задачи массовость тоже, конечно, представляет немалый интерес. Но все-таки, представительность стоит на первом плане. При большом числе участников и посетителей хорошо проводить анкетирование и потом делать тщательный анализ результатов. Зато в малом тоже есть свои плюсы. Основной из них — возможность непосредственного общения с профессионалами. Представьте себе, что Вам нужно выяснить спрос на новый товар. На крупной выставке необходимо будет, как минимум, представить его промышленную версию. А специализированная экспозиция позволит Вам обсудить этот вопрос с коллегами на уровне проекта.

К тому же у такой выставки есть еще одно преимущество: здесь не будет лишних людей. Кстати, поэтому и посещение ее тоже будет весьма эффективным.

Получение деловых связей и заключение перспективных контрактов

Удовлетворение Ваших амбиций по этим пунктам зависит от размера самих амбиций. Дать гарантию того, что Вы вернетесь с какой-либо выставки с полным карманом подписанных договоров, никто дать не может. На что же следует обратить внимание, выбирая выставку для решения такой задачи? В первую очередь, на характер мероприятия. Если в рамках выставки проходят конгрессы, конференции, семинары и круглые столы нужной тематики, то это указывает на ее деловитость. В таком случае весьма важным становится выяснение у организаторов состава участников этих мероприятий и тщательная подготовка ко встрече с ними. Нелишним будет и проведение презентации Вашей фирмы или ее товаров в рамках конгресса. А также, выступление с докладом по интересной и волнующей всех участников отрасли теме.

Наличие деловой программы почти наверняка привлечет на выставку руководителей и топ-менеджеров интересующих Вас фирм. К тому же это придает «вес» самому мероприятию и Вашему участию в нем.

Что касается объема экспонентов и посетителей, то тут тоже количество не гарантирует качества. Например, выставки, посвященные Госзаказу, редко вызывают большой ажиотаж в массах, но привлекают госслужащих и вероятных инвесторов.

Кстати, если среди организаторов выставки вписаны крупные отраслевые организации или органы власти, то как минимум, на ее открытии будет ряд очень важных персон (VIP), которые могут пройти и мимо Вашего стенда. (Зачастую их маршрут оговаривается с экспо-оператором заранее).

Решение PR-задач

В этом случае опять оговоримся о постановке самой задачи. Если в Ваши планы входит «себя показать» большому числу людей, то нужно ориентироваться на выставку с массовым посещением и участием. А если нужна избирательность, то выбирать узко специализированную выставку.

Только в данном пункте есть одна небольшая деталь — PR самой выставки автоматически отразится на Вашем в случае участия в ней. И второй нюанс. Если во всех предыдущих случаях можно было не быть экспонентом, то для решения PR-задач это становится необходимым. Точнее, нужно либо выбирать участие в престижном мероприятии, либо отказаться от этого вовсе, если нет возможности ярко о себе заявить.

Здесь тоже нужно обратить внимание на рекламу выставки и связи ее организаторов с прессой. Если многие СМИ опубликовали информацию о выставке, то почти наверняка их представители будут на ней присутствовать. И если Вы хорошо подготовитесь и устроите интересную экспозицию, то они не обойдут Вас своим вниманием.

Кстати, чем более специализированной будет выставка, тем больше гарантий грамотности присутствующих на ней посетителей, в том числе и предст

mirznanii.com

4.2. Рабочий план подготовки и проведения выставки.

Планирование остается основой рациональной подготовки и эффективного проведения выставки или ярмарки. Планирование должно осуществляться на всех уровнях и во всех звеньях, незави­симо от того, как фактически будут называться плановые доку­менты: план, план-график, график работ, линейная диаграмма или сетевой план мероприятий. По многолетней традиции основной рабочий план в большинстве организаций называют планом меро­приятий по подготовке и проведению выставки. Четкий, детально увязанный план является залогом успешной организации и коор­динации работ. Прежде всего, план — это задание исполнителям. Благодаря системе планов процесс подготовки выставки органич­но переходит в целый ряд взаимосвязанных и взаимозависимых операций, реализуемых коллективом исполнителей, являющихся звеньями единой сложной системы. От успешных действий этих, исполнителей во многом зависит конечный результат: техниче­ский, художественный или научный уровень выставки, ее эконо­мическая рентабельность или действенность как информационно-рекламного мероприятия. Утвержденный план становится доку­ментом для контроля хода исполнения и координации действий исполнителей и соисполнителей. Таким образом, искусство пла­нирования подготовки выставки и управление этим процессом является залогом рационального использования всегда ограничен­ных сил, времени и средств. Еще один важный фактор — плано­вый период подготовки и проведения выставки. Плановый период в зависимости от типа выставочного мероприятия и статуса вы­ставки может составлять от двух месяцев (например, для заво­дской юбилейной выставки) до пяти лет — для Всемирной вы­ставки «ЭКСПО». Естественно, это накладывает специфику на всю организацию работ, на детализацию плана по этапам, на взаимосвязи исполнителей, на контроль и координацию хода вы­полнения этапов и подэтапов. Но независимо от типа готовящей­ся выставки и времени, отведенного на ее подготовку, в многооб­разии вариантов планов можно выделить обязательные этапы и работы. Рассмотрим типовой план мероприятий, состоящий из 30 этапов, представленный ниже.

Этапы типового плана по подготовке и проведению выставки:

1. Подготовка распорядительного документа о подготовке вы­ставки и доведение его до исполнителей.

2. Создание организационного комитета, рабочей группы и ди­рекции выставки; проведение первого (организационного) за­седания.

3. Разработка графиков и инструкции по реализации плана ме­роприятий по подготовке и проведению выставки и доведе­ние их до исполнителей.

4. Разработка сметы затрат на подготовку и проведение выстав­ки, финансового плана по доходной части и утверждение бюджета выставки.

5. Разработка концепции выставки, тематического (или экспо­зиционного) плана и утверждение их оргкомитетом.

6. Разработка информационно-рекламных материалов (инфор­мационного письма, персональных приглашений и т.п.), до­говорной коммерческой документации («Заявка-Договор на участие в выставке», «Условия участия в выставке», прайс-листы на услуги и работы).

7. Решение вопроса о помещении или экспозиционных площа­дях выставки.

8. Рассылка информационного письма и заявочно-договорной документации потенциальным участникам.

9. Подготовка рекламной кампании выставки в СМИ, на радио и телевидении.

10. Регистрация поступающих заявок участников, контроль и учет денежных перечислений, комплектование выставки по разделам, согласование планировок с экспонентами и т.п.

10. Разработка художественного проекта выставки.

10. Разработка техно-рабочего проекта выставки со специфика­циями, схемами энергоснабжения и освещения.

11. Разработка мероприятий по технической, пожарной, крими­нальной и другим видам безопасности.

10. Подготовка и издание официального каталога выставки.

10. Издание и вывоз из типографии тиражей рекламных про­спектов, буклетов, приглашений, входных билетов и тому подобных материалов.

11. Решение вопросов материально-технического обеспечения работ по выставке и проводимых сопутствующих меро­приятий.

12. Организация изготовления в производстве или приобре­тения у поставщиков необходимого оборудования и эле­ментов художественного оформления, технических средств рекламы.

13. Сборка и монтаж несущего оборудования, каркасов, боксов, витрин, строительство индивидуальных стендов.

14. Подготовка группы сопровождения почетных гостей, кон­сультантов, экскурсоводов, гидов-переводчиков и другого обслуживающего персонала.

20. Разработка и утверждение оргкомитетом программы сопут­ствующих мероприятий и графика протокольных встреч, списков почетных гостей и организаций, приглашаемых по­сетить выставку, рассылка приглашений.

21. Оповещение населения об открытии выставки в средствах массовой информации и организация продажи входных билетов.

22. Организация заезда участников, встреча, учет и размещение в гостиницах, выдача пропусков.

23. Координация завоза экспонатов, помощь в растаможивании грузов и размещении экспонатов.

24. Сдача выставки приемной комиссии и подписание актов сдачи-приемки работ.

25. Организация и проведение пресс-конференции для журна­листов СМИ, радио и телевидения.

26. Открытие выставки, организация режима ее работы, инст­руктаж персонала стендов.

27. Проведение мероприятий утвержденной программы работы выставки и организация информационного обслуживания участников и посетителей выставки.

28. Организация работы конкурсных и экспертных групп, на­градных комиссий, изучение экспозиций участников вы­ставки, отбор экспонатов и фирм, представляемых к награждению, подготовка наградной документации.

29. Официальное закрытие выставки, заключительное заседание оргкомитета, награждение участников выставки.

30. Демонтаж выставки, приведение в порядок выставочных помещений и сдача их владельцу.

studfiles.net