Как делать проект план: Как составить план проекта за восемь простых шагов

Как составить план проекта за восемь простых шагов

Четверг. Вечер. Вы знаете, как идут дела у вашей команды, дальнейший план работ намечен. Вы готовы к следующей неделе и впереди у вас прекрасные выходные.

И вдруг начальник приносит вам неожиданную новость. Вам предстоит возглавить новый крупный проект, работать над которым будут несколько команд. Запуск должен состояться уже на следующей неделе. Новость отличная, но над вашими выходными нависла угроза. Вам нужно организовать все как можно скорее. Но когда в проекте принимают участие столько различных сторон, с чего лучше начать?

Процесс составления плана проекта может быть непростым, особенно если речь идет о сложных проектах. По данным Forbes, 25% технологических проектов оканчиваются провалом. Но есть и хорошая новость — вам вовсе не обязательно быть крутым специалистом в управлении проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешный запуск проекта за минимальное время. Чтобы составить план проекта, достаточно восьми простых шагов.

Как составить план проекта за восемь простых шагов…

Шаг 1. Объясните суть проекта ключевым участникам. Определите цели и заручитесь поддержкой

Первый этап любого проекта сводится к ответам на вопросы «что?» и «зачем?». У ключевых заинтересованных лиц достаточно влияния и полномочий, чтобы чтобы от них зависела успешность проекта, и поэтому их цели обязательно нужно достичь. Даже если выполнить проект вам поручил генеральный директор, вам все равно понадобится его хорошее отношение.

В ходе первоначальных переговоров постарайтесь найти общий язык, сформулировать цели и определить ценность проекта. На первом этапе планирования вам нужно обсудить потребности и ожидания и заложить основу для определения объема работ по проекту, составления сметы и календарного плана. Все эти данные станут надежной платформой для рабочего плана проекта.

Вопросы, которые нужно согласовать с ключевыми участниками:

• Как согласуется проект с целями компании?
• Чего ожидают участники? Что ожидается от них?
• Каким образом будет измеряться успех?
• Какими ресурсами вы располагаете?
• Какие материалы или конечные продукты должны быть созданы при выполнении проекта?

Шаг 2. Составьте список целей, согласуйте OKR и наметьте план

По мнению руководителей высшего звена, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Если у вас нет четкой цели, не будет и связи между требованиями, задачами и сроками, указанными в плане проекта. Но на данный момент у вас уже есть список потребностей основных участников, вы заручились их поддержкой, и пора назначать им цели и ключевые результаты (OKR). OKR — это методика планирования и постановки целей, которая стала известной благодаря таким компаниям, как Intel и Google. Ваш проект должен быть согласован с корпоративными OKR и с OKR вашей команды.

Попытайтесь записать цели проекта на доске планирования проекта и свяжите их с требованиями ключевых участников, которые обязательно нужно удовлетворить. От этой исходной точки начинайте выстраивать структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения целей. Вехи могут выполнять роль контрольных точек на протяжении всего проекта и помогать участникам следить за ходом выполнения работ, оценивать прогресс и помнить об ожиданиях.  

Шаг 3. Создайте документ с описанием объема работ по проекту

Вы составили предварительный план, согласовали задачи и цели и заручились поддержкой команды. Теперь пришла пора составить описание объема работ по проекту и подробно задокументировать все элементы проекта, перечисленные в пункте 2.

Взгляните на каждый из отчетных материалов и определите серию задач, которая должна быть выполнена для создания данного материала. Для каждой задачи укажите продолжительность ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственного исполнителя. Доработайте и запишите все сведения о проекте, чтобы ваши сотрудники смогли пользоваться единым источником достоверной информации. Обеспечьте свободный доступ к этому документу, например, разместив его в системе управления проектами, чтобы предотвратить возможные недоразумения, которые ведут к лишним затратам.

Хотя подготовка документации об объеме работ по проекту должна быть стандартной процедурой, каждый четвертый менеджер проекта, принявший участие в опросе об управления проектами Wellingstone State, признался, что «никогда» не занимался подготовкой таких документов или составлял их «изредка». Создание такой документации даст вам преимущество и поможет всем участникам проекта быть в курсе событий.

Шаг 4. Составьте подробный календарный план проекта

Когда цели, задачи и вехи уже намечены, пора приступить к составлению календарного плана. Диаграмма Ганта — удобный инструмент, позволяющий представить временную шкалу проекта в наглядном виде. Эта интерактивная временная шкала дает полное представление о ходе выполнения проекта, объеме работ и зависимостях.

Зависимости указывают, какие задачи необходимо выполнить до начала других задач. При планировании сроков используйте подзадачи, чтобы разбивать задачи на более удобные элементы. Это упрощает последующее составление отчетов и управление загруженностью команды. Давайте дадим определения:

• Задачи — это отдельные операции, которые необходимо выполнить для достижения целей.
• Подзадачи с длительностью не более пары дней позволяют разбить задачу на более мелкие составные этапы.
• Вехи — крупные этапы или события в ходе проекта, помогающие в разбиении проекта. Вехи можно использовать в качестве контрольных точках на протяжении работы над проектом.

Совет от профессионала. Хотите узнать секрет? Настраивая сроки задач, добавляйте к ключевым задачам буферное время, чтобы у вас была возможность для маневра. Например, если клиенту потребуется дополнительное время для утверждения или участник команды неожиданно заболеет. В идеальном мире некоторые задачи можно сделать за день. Возможно, стоит запланировать для них два дня. Впрочем вовсе необязательно добавлять буферное время к каждой из ваших задач. Взвесьте риски и добавьте его только в том случае, если это имеет смысл. В будущем вы скажете себе спасибо.

Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы

Под ресурсами обычно подразумевается персонал, оборудование или деньги, необходимые для выполнения проекта. Выбрав инструменты и получив финансирование, не забудьте и про нужных специалистов. Даже люди, умеющие составлять рабочий план проекта и делавшие это сотню раз, могут недооценить свои потребности в рабочей силе.

Схема распределения ответственности поможет вам определить, кто будет выполнять ту или иную работу по проекту. Это таблица с перечислением всех задач по проекту и указанием ответственных исполнителей (назначенных для выполнения работы), подотчетных (с правом голоса и правом наложить вето), консультантов (участвующих в согласовании или обсуждении работ) и сотрудников, которые ставятся в известность (должны знать о выполненном действии или принятом решении). Шаблон схемы распределения ответственности для скачивания вы найдете по ссылке.

Когда начнете назначать задачи, обязательно учитывайте возможности сотрудников. Четко определите круг обязанностей и ожидания, которые возлагаете на каждого из них. Не забывайте, что 95% сотрудников работают с более чем одной командой или над несколькими проектами. Если эти проекты не согласованы, рабочая загрузка становится для них чрезмерной. Стресс — именно та причина, по которой 50% сотрудников начинают искать другую работу, а 25% увольняются, как показал наш недавний отчет «Эпидемия стресса».

В ходе планирования проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, влияющие на сроки и смету проекта. Такие инструменты, как Wrike Resource, помогают менеджерам проектов представить в наглядном виде задачи по проекту с точки зрения рабочих процессов команды, позволяя наглядно и гибко сбалансировать рабочую загрузку.

Шаг 6. Определите процессы взаимодействия и проверки

По данным исследования McKinsey, за неделю сотрудники тратят около 20% рабочего времени на сбор и поиск нужной информации. К тому же неэффективное общение и сотрудничество — это две главные причины стресса на рабочем месте. Когда участникам приходится рыться в куче электронных сообщений или постоянно задавать вопросы, чтобы узнать последние новости, от их мотивации не остается и следа.

Вы можете снизить уровень стресса, если будете хранить всю информацию по проекту — материалы, обсуждения, задачи, сроки, новости, отчеты — централизованно, например, в решении для совместной работы. Так вам будет проще следить за ходом работ, обмениваться новостями и вносить исправления. Установите правила для общения в ходе работы над проектом и храните все данные в одном программном инструменте, чтобы у всех участников имелся доступ к информации.

Шаг 7. Составьте план на случай, если что-то пойдет не по плану

Даже если вы крутой специалист и умеете составлять планы проектов, правда в том, что каждый из проектов может преподнести вам неожиданный сюрприз, и именно это делает их интересными. Допустим, вы предусмотрели буферное время при составлении календарного плана, вы убедились, что все участники знают свою роль, и внедрили правила обмена информацией.

Но перед запуском вам все же стоит поискать возможные источники проблем, такие как отпуск кого-нибудь из сотрудников, праздники или привлечение сторонних специалистов. Установите четкую цепочку команд и составьте список ключевых контактных лиц. Заранее обсудите с командой возможные риски, чтобы ваши сотрудники были к ним готовы.

Шаг 8. А вот теперь можно праздновать запуск проекта!

В ходе каждого успешного проекта обязательно проводится установочное совещание. Организуйте встречу с ключевыми участниками и разработайте четкую повестку дня. Ваша цель — донести до всех информацию о целях, ролях, процессах и сроках. В повестку дня должна быть включена вся информация, о которой мы говорили выше:

• Определите цели проекта и пользу, которую он принесет.
• Составьте список материалов, которые будут созданы в ходе проекта.
• Составьте схему связей между требованиями участников и задачами проекта.
• Продемонстрируйте временную шкалу проекта (диаграмму Ганта), чтобы все могли видеть зависимые задачи и ожидаемые даты.
• Опишите роли и обязанности всех участников.
• Объясните, как будет осуществляться взаимодействие в ходе проекта, где искать нужную информацию, например документ об объеме работ, и к кому обращаться с вопросами.
• Обсудите риски и убедитесь, что команда к ним готова.
• И на этом все!

Дополнительный совет. Вам не нужно каждый раз начинать планирование с нуля! Набирая опыт, вы сможете создавать различные шаблоны для планирования проектов определенного типа. Для начала предлагаем воспользоваться этими бесплатными шаблонами плана проекта.

Прямиком к счастливому финалу

Похоже, мы избавили вас от необходимости работать на выходных! Всегда пожалуйста. Теперь у вас есть готовый процесс планирования проекта, а заодно и простой шаблон плана, который поможет привести к успеху ваш следующий проект и все остальные проекты. Возможно, когда все это сложное планирование упростится, работа будет доставлять вам больше удовольствия. Как вы считаете?

Ну а теперь, когда вы освоили составление плана проекта, предлагаем лучшие советы от руководителей, которые помогут вашей команде работать более эффективно.

7 шагов к успешной реализации

Все процессы, понятия или предметы с чего-то начинаются. Этот момент начала произошел несколько дней или лет назад, и все выглядело по-другому – не так, как сейчас. Смотря, например, на машину, мы понимаем, что в самом начале она не была такой: сначала появилась идея, затем эта идея была донесена другим людям, что вызвало обсуждение; к работе подключились дизайнеры, был запущен процесс сборки и многое другое.

Описанное выше – незначительный пример. Но он отлично объясняет суть – у всего есть начало.

Управление проектами – не исключение. Будучи сложной цепочкой задач и процессов, оно также с чего-то начинается. Этим первым шагом является план проекта.

В этой статье мы поговорим о плане и процессе планирования, а также разъясним моменты, связанные с вопросом «Как создать такой план». Мы выделили 7 шагов.

Что же такое план проекта?

Вы могли заметить, что мы помимо плана упомянули и процесс планирования. Какая между ними разница? Все очень просто.

Планирование – это процесс, обсуждение. Во время него выясняется объем работ, цели и пути, необходимые для их достижения.

План же – это официальный документ, содержащий все решения по планированию, утвержденный объем, затраты. Его главные функции – контроль, оказание содействия общению между участниками и составление графика.

Создавая план проекта, менеджер уже должен обладать ключевыми знаниями и умениями. Это повышает шансы на успешную его реализацию. Кроме того, подготовленный план поможет предвидеть и избежать необязательных ошибок и принятия неверных решений, а также поспособствует экономии времени и уменьшению затрат.

Цели плана проекта

Хорошо подготовленный план должен отвечать на следующие вопросы.

Почему?

Должны быть выяснены причины, почему на проект выделяются средства; какая проблема должна быть решена.

Что?

Вопрос касается работы, которая должна быть выполнена для достижения результата и конечных целей.

Кто?

Вопрос о вовлеченных людях, их ролях и ответственности; о том, как они должны быть организованны.

Когда?

Здесь речь идет о графике/продолжительности проекта.

Как составить план проекта?

Перед тем как заняться составлением, менеджер должен быть осведомлен о большом количестве вопросов, которые будут возникать на протяжении всего проекта, и ответов на них. Каждый вопрос можно выделить отдельно. Но все же лучше определить общие характерные шаблоны и модели. Итак, что же необходимо делать менеджеру для составления плана проекта.

1. Общайтесь

Первым шагом к успеху является общение с командой о целях, участниках, задачах, т.д. Менеджер должен знать, кто и за какую задачу ответственен, о сроках, а также просто обо всем, что происходит в проекте.

Стоит добавить, что общение – это не только первый шаг. Общаться стоит на протяжении всего проекта – это ключ к успеху.

2. Определите участников и цели

Определение всех участников проекта иногда вызывает сложности: их может быть очень много. Более того, они прямо или косвенно, в большей или меньшей степени могут оказывать влияние на проект. Именно поэтому важно определить всех тех, кто напрямую влияет на составление плана и серьезно отнестись к их пожеланиям.

Кто может быть участником проекта:

• Заказчик – человек, непосредственно финансирующий и утверждающий работу;
• Менеджер проекта – человек, занимающийся планированием с последующим созданием, исполнением и контролем над проектом;
• Команда проекта, которая создает конечный продукт. Члены команды участвуют во многих важных процессах, среди которых разработка, обеспечение качества, работа над дизайном и т.д. Как правило, они не утверждают проект;
• Конечный пользователь;
• Другие. В этот список могут входить самые разнообразные люди: риск-аналитики, специалисты по снабжению и т.д.

Что можно сделать на этой стадии? Проведите интервью с ключевыми участниками. Так вы поймете, какие требования ставятся, и какие цели стоит достигнуть. Наиболее эффективным способом достижения целей является SMART методика постановки целей.

Проведение интервью также позволяет менеджеру осознать, какую проблему решает проект, и почему вообще он финансируется.

Это наш почему вопрос.

3. Определите весь объем работ

Несомненно, самая важная часть любого планирования. Все ключевые моменты выделяются и обсуждаются здесь: обоснование, описание продукта, критерии соответствия, цели и результаты, ограничения, предположения, стоимостная оценка и некоторые другие. Все участники проекта должны прийти к полному пониманию и соглашению на этой стадии. Как только обсуждение заканчивается, все важное заносится в документ, в котором фиксируются описание содержания и объема проекта.

На этой стадии также уменьшаются риски недопонимания, которые могут привести к неконтролируемому расширению масштабов проекта.

Это наш что вопрос.

4. Определите роли и ответственности

Одна из важнейших задач менеджера – распределение задач между членами команды. Они должны знать свои роли и сферу ответственности. И, конечно же, не следует забывать, что команды – это сформированные единицы с определенным числом участников.

Это наш кто вопрос.

5. Составьте график проекта

Этот пункт – непосредственное продолжение предыдущего. Как только роли и ответственность будут распределены, следующим шагом будет установление продолжительности работы для каждого ресурса с датами начала/окончания.

Это наш когда вопрос.

На этой же стадии менеджер устанавливает ключевые события, критический путь – в общем, имеет дело с графиком выполнения работ.

Какой же инструмент для работы с проектом выбрать?

6. Визуализируйте план проекта при помощи диаграммы Ганта

Заметим, что некоторые люди, говоря о графике, подразумевают весь проект. Это не совсем так. Визуализированный график – это всего лишь часть планирования и плана как такового. Весь проект представляет собой более сложную структуру.

Воспользуйтесь GanttPRO – онлайн инструментом для планирования проектов. С его помощью менеджер может:

• Создавать и распределять задачи;
• Устанавливать их продолжительность с датами начала и окончания.
• Устанавливать зависимости между задачами. Менеджер следит за всеми событиями и знает, когда завершающаяся задача дает начало следующей;
• Следить за прогрессом отдельно взятых событий и проекта в целом;
• Определять ресурсы, необходимые для выполнения задач;
• Устанавливать стоимость ресурсов;
• Взаимодействовать с членами команды и просматривать все сделанные ими изменения;
• Следить за ключевыми событиями;
• Визуализировать критический путь – наиболее короткий промежуток времени, необходимый для завершения проекта.

С диаграммами Ганта GanttPRO легко управлять процессами планирования и составлять проект.

7. Управляйте рисками

Все стадии проекта могут подвергаться рискам. Поэтому управление ими – один из важнейших моментов в планировании.

Опытный менеджер способен не только оценивать и предвидеть такие ситуации, но и создавать план со способами их решения. Команда, в свою очередь, также должна знать, как реагировать на любые перемены.

Какие риски могут возникнуть?

• Оптимистичные ожидания о времени и затратах;
• Плохо обозначенные требования и пожелания;
• Плохо обозначенные роли и ответственности;
• Перемены в требованиях;
• Новые требования;
• Сокращение бюджета;
• Плохое взаимодействие.

Подытожим

Идентичных проектов не существует. Один может быть отлично реализован без рисков и перенесенных сроков. Другой может провалиться, даже если в нем будут те же участники, затраты, график и цели. Риски и перемены в проекте неизбежны. Но все же облегчить само планирование и составить план помогут грамотно распланированные объем работ, график, оцененные риски и отличная командная работа. В таком случае даже трудные проекты могут приносить удовольствие.

А у вас есть опыт планирования проектов?

Как составить план проекта по разработке сайта

Задача	Исполнитель	Часы	Комментарий
Выделение основных услуг и определение конкурентов	Маркетолог	6	Важно для понимания объема сайта. После изучения конкурентов, список может быть скорректирован.
Экспресс-анализ сайтов конкурентов	Маркетолог	24	В зависимости от знания рынка и сложности проекта, время может быть скорректировано.
Формулировка преимуществ и разработка УТП	Маркетолог	8	На основе информации о компании и конкурентах вырабатываем основное предложение и тезисно отвечаем на вопрос: «почему надо купить у нас».
Начальное планирование структуры сайта	Маркетолог	2	Только после этого можно составить базовую структуру сайта, которая выглядит на данном этапе как список страниц.
Сбор семантического ядра и сегментирование	SEO-спец	26	SEO-специалист собирает полный список запросов и объединяет их в смысловые группы. Время я рассчитываю примерно по 2 часа на каждую страницу предварительной структуры сайта (для которых актуально SEO, разумеется). Если уже существует сайт, то следует учесть запросы, по которым сайт уже находится в поисковой выдаче.
Согласование и утверждение сем. ядра	Маркетолог	8	Лучше семантическое ядро согласовать и с заказчиком, чтобы избежать недопонимания в дальнейшем.
Корректировка структуры сайта с учетом сем.ядра	SEO-спец	6	Предложения SEO-специалиста по списку страниц, навигации.
Доработка и согласование структуры сайта с учетом сем.ядра	Маркетолог	4	На данном этапе мы получаем скелет сайта. Дальше я предполагаю наличие типовых страниц. К примеру, что все страницы разных услуг выполнены по одному шаблону.
Базовые рекомендации SEO по контенту для страниц постранично	SEO-спец	8	Чтобы не пришлось переделывать прототипы или даже готовые страницы, я рекомендую, получить SEO пожелания уже на этом этапе. Этот пункт про блоки на странице. Я закладываю 0,5 часа на 1 стр.
SEO ТЗ на контент страниц	SEO-спец	30	Данный пункт про рекомендации по текстам, которые должны быть на страницах. Я закладываю по 2 часа на каждую страницу.
Написание текстов	Копирайтер/Маркетолог	90	Если вам повезло найти хорошего копирайтера, можете доверить написание текстов ему. В большинстве случаев тексты для страниц услуг, уникальных страниц типо «О компании», «404», «Контакты» и т.п. я пишу сама. Время беру по своим меркам, поэтому закладываю по 6 часов на 1 стр. Но от проекта к проекту может меняться.
Прототипирование страниц	Маркетолог	82	Закладываю также по 6 часов на 1 страницу, плюс 2 рабочих дня на главную, так как необходимо подготовить разметку макета, шапку и подвал. Мне удобно делать прототипы параллельно с написанием текстов.
Подготовка ТЗ дизайнеру	Маркетолог	13	Хотя прототипы в Axure RP достаточно наглядные, по некоторым пунктам дизайнеру необходимо дать отдельные рекомендации, особенно в начале. Описать стиль, цветовую гамму. Мне удобно прислать примеры стиля и обсудить устно, чтобы быть уверенной, что мы говорим об одном и том же.
Дизайн главной страницы + рекомендации на адаптив	Дизайнер	16	Так как сейчас невозможно жить без мобильного сайта, то советую подумать об адаптивной версии уже на этом этапе. Показала себя рабочей схема, когда дизайнер готовит не несколько вариантов дизайна, а пишет рекомендации. Времени тратится меньше, а результат одинаковый.
Дизайн остальных страниц + рекомендации на адаптив	Дизайнер	66	Я считаю по 6 часов на страницу. Где-то может быть больше, где-то меньше. В это время закладываю и подготовку верстальщику рекомендаций для адаптивной верстки.
Утверждение и согласование дизайна	Маркетолог	14	На утверждение макетов всегда тратится время, особенно, когда речь идет об утверждении стиля и дизайну первых страниц. Советую заложить в плане время на это.
Подготовка оптимизированных метатегов и h2	SEO-спец	16	В целом этот пункт можно включить в любой момент до запуска сайта, но не забываем!
Составление ТЗ на верстку и программирование	Маркетолог	17	Так как я рассматриваю вариант сайта услуг, то не предполагаю сложных в реализации модулей. Поэтому закладываю 1,5 часа на страницу.
SEO рекомендации для этапа верстка и программирование	SEO-спец	6	Опять же, чтобы не переделывать, лучше сразу готовить сайт с учетом дальнейшего продвижения в поисковиках.
Верстка (адаптивная)	Верстальщик	104	Тут все зависит от сложности макетов. Я предполагаю 2 дня на разворачивание инфраструктуры, подготовку к работе и по 8 часов на 1 стр.
Утверждение и согласование верстки	Маркетолог	24	Можно не включать этот пункт, но проверять верстку, писать правки и принимать все равно придется. В зависимости от команды и проекта на это может уйти достаточно много времени. Поэтому я рекомендую заложить его в проект.
Программирование	Программист	80	Сборка разрозненных страничек в готовый сайт. Вывод в CMS модулей для дальнейшего управления контентом сайта без участия разработчика.
Утверждение и согласование программной части	Маркетолог	15	Честно говоря, кажется, что я мало времени закладываю на эту задачу. Без этого этапа вы 100% не обойдетесь, оставляйте на него время.
Тестирование и отладка	Маркетолог	40	Это задача нажать на все кнопочки, посмотреть все странички, попробовать все функции в CMS и проверить сайт в разных браузерах и на разных устройствах. Если проект небольшой, то может быть достаточно проверки своими силами, для сложных подключаем тестировщиков.
Запуск боевой версии сайта	Программист	8	До этого момента все проверки шли на тестовой площадке. Только сейчас переходим на открытый сайт для пользователей.
Подключение аналитики+CallTouch+настройка целей	Маркетолог/Программист	16	Опциональный пункт, который начинает становится нормой, так как без аналитики невозможно понять, на сколько сайт справляется со своими задачами.
Рекомендации по первичная SEO-оптимизации	SEO-спец	8	Внимательно слушаем, что нам говорит SEO-специалист и выполняем его рекомендации. Если изначально сайт готовился по текущему плану, то доработок должно быть минимум, но robots.txt и карту сайта готовим только сейчас.
Реализация SEO-рекомендаций	Верстальщик/Программист	16	Рассчитываю 2 рабочих дня.
Проверка применения SEO-рекомендаций на тестовой площадке	Маркетолог	4
Применение SEO-рекомендаций на основном сайте	Программист	3

Разработка и планирование проекта

Прежде чем приступать непосредственно к разговору о разработке и планировании проектов, стоит немного освежить в памяти понимание планирования как такового. Суть планирования заключается в постановке целей и определении способов их достижения посредством создания комплекса мероприятий и действий, необходимых для выполнения, использовании способов и путей осуществления мероприятий и действий, увязки ресурсов, требующихся для выполнения и согласовании функций, выполняемых участниками проекта. Именно с вопроса планирования мы и начнем первый урок (сразу сделаем небольшую оговорку: информации по разработке и планированию проектов очень много, поэтому мы представим ее в концентрированной форме, останавливаясь подробно лишь на наиболее важных моментах).

Планирование проекта

Работа по составлению плана включает в себя все стадии создания и выполнения проекта. Начинается она с разработки концепции проекта руководителем (проект-менеджером), продолжается выбором стратегических решений, разработкой деталей, заключением контрактов и выполнением работ, и заканчивается завершением проекта.

На стадии планирования устанавливаются основные параметры осуществления проекта. К ним относятся:

• Продолжительность каждого контролируемого элемента проекта
• Необходимость в ресурсах (финансовых, материально-технических и трудовых)
• Сроки поставки необходимого оборудования, комплектующих, материалов, сырья и т.п.
• Сроки и объемы привлечения организаций (строительных, проектных и т.п.)

Любой процесс и любая процедура планирования проекта должны гарантировать осуществляемость проекта в нужные сроки и с соблюдением всех требований, включая стоимость, нормативы и качество. Кроме того, в грамотно организованном проекте за выполнение каждой функции и достижение каждой цели должен нести ответственность отдельный орган: за миссию проекта – проект-менеджер, за частные цели – ответственные лица и т.д. Именно для этого принято разрабатывать матрицу ответственности, определяющую функционал исполнителей и конкретизирующую комплекс их работ.

Чем выше уровень управляющего органа, тем более обобщенные он принимает решения по управлению нижестоящими подразделениями. По мере повышения иерархического уровня увеличиваются временные промежутки между постановкой задач, контролем их выполнения и т.д. В этих промежутках нижестоящие подразделения должны работать самостоятельно и вне зависимости от равных им подразделений. Их независимая работа обеспечивается запасами ресурсов, которые также нужно планировать.

Главная цель планирования – это построение модели реализации проекта, необходимой для координации действий причастных к проекту лиц. Благодаря этой модели устанавливается порядок, согласно которому будут проводиться работы и т.д.

На первой стадии планирования проекта разрабатываются первоначальные планы, служащие основой составления проектного бюджета, определения потребностей в ресурсах, организации обеспечения проекта и т.д. Планирование всегда предшествует контролю и считается базой его применения, т.к. позволяет сравнивать плановые и фактические показатели.

Планирование – это наиболее важный для проекта процесс, ведь от него зависит результат. Объем и детализация планирования зависят от полезности информации, которая может быть получена в процессе реализации и обусловлена замыслом самого проекта. Процесс планирования нельзя полностью автоматизировать, т.к. в нем имеется масса переменных параметров. Плюс на него могут влиять случайные факторы.

В дополнение ко всему планирование проекта состоит из ряда основных и вспомогательных процессов.

Основные процессы (присутствуют всегда):

• Планирование, документирование и описание содержания проекта
• Определение основных этапов реализации проекта и разбиение их на более мелкие составляющие
• Составление сметы и оценка стоимости ресурсов, требующихся для реализации проекта
• Определение и составление пошагового плана действий, обеспечивающих достижение целей проекта
• Определение последовательности работ
• Определение технологических зависимостей и ограничений на работы
• Оценка продолжительности работ, трудозатрат и прочих ресурсов, требующихся для выполнения отдельных работ
• Планирование ресурсов (определение типа ресурсов для работ проекта и их объема)
• Определение сроков выполнения работ при условии ограниченности ресурсов
• Формирование бюджета и привязка затрат по смете к конкретным видам работ
• Разработка плана проекта
• Сбор результатов прочих процессов планирования и их компоновка в единый документ

Вспомогательные процессы (присутствуют по мере необходимости):

• Планирование и установление стандартов качества, и определение путей их достижения
• Организационное планирование, включающее в себя определение и распределение функционала, ответственности и норм субординации
• Подбор людей, необходимых для реализации проекта, и формирование команды
• Установление коммуникационных и информационных потребностей членов проекта
• Идентификация, оценка и документирование рисков проекта (установление факторов неопределенности и степени их влияния на проект, определение благоприятных и неблагоприятных сценариев реализации проекта)
• Логистическое планирование (что, когда, где и как закупать и поставлять)

Представляющие собой результаты планирования планы (сети и графики) в итоге должны выстраиваться в пирамидальную структуру, включающую в себя всю необходимую информацию, дифференцированную по уровням, срокам и т.д. Планирование проекта и систематизация планов выстраиваются по принципам «обратной связи», которые обеспечивают регулярное сравнение плановых и фактических сведений и придают работе больше эффективности, актуальности и гибкости.

Принципы проектного планирования

Принимаемые решения и предпринимаемые действия в сфере проектного планирования основываются на нескольких важных принципах:

• Принцип целенаправленности. Выражается в том, что проект направляется на достижение конечной цели инициатора проекта (человека, группы людей, организации и т.д.)
• Принцип системности. Предполагает, что проект управляется как единое целое со своими особенностями формирования и развития, но в то же время может быть разбит на подсистемы с последующим их изучением, т.к. все они взаимосвязаны и воздействуют друг на друга и на весь проект. Это позволяет найти и создать полезные связи подсистем и их эффективные соотношения, представить качественные и количественные оценки процесса реализации всего проекта и его отдельных элементов.
• Принцип комплексности. Согласно ему, явления рассматриваются с учетом их зависимости и связи, применяются разные методы и формы управления, рассматривается вся совокупность целей проект-менеджмента на различных уровнях и в различных звеньях, отдельные элементы увязываются между собой и соотносятся с основной целью проекта.
• Принцип обеспеченности. Означает, что все предусматриваемые проектом мероприятия должны быть укомплектованы всеми требующимися для их реализации ресурсами.
• Принцип приоритетности. Говорит о том, что при разработке проекта и его реализации основное внимание должно уделяться первостепенным задачам, обусловленным общей концепцией стратегического развития.
• Принцип экономической безопасности планируемых мероприятий. Экономическую безопасность следует рассчитывать, беря за основу вероятность возникновения потерь и убытков как итога неосуществления события, намечавшегося проектом. Никакие нововведения в работе не могут исключать риска, по причине чего в практике разработки и планирования проекта нужно не избегать рисков, а сознательно идти на оправданные риски с целью их снижения до максимально возможного уровня.

Кроме принципов, которые мы назвали, важно учитывать еще и согласованность задач и интересов всех задействованных в разработке и реализации проекта лиц и своевременность достижения поставленных целей в назначенные сроки.

Учитывая особенности планирования проекта и вышеназванные принципы, можно переходить к следующему не менее важному вопросу – разбиению проектных работ на составляющие.

Структура разбиения работ, матрица ответственности, статьи затрат

Структура разбиения работ (СРР) представляет собой иерархическую структуру последовательной разбивки проекта на подпроекты и комплексы детальных работ разного уровня. СРР – это главное средство по созданию системы управления проектом, позволяющее решать разные организационные проблемы, распределять ответственность, оценивать стоимость, создавать систему отчетности, поддерживать сбор данных о выполнении работ и отображать их результаты. Также с помощью СРР удобно согласовывать план проекта с нуждами заказчика.

Для руководителя проекта СРР не менее важна, т.к. позволяет:

• Определять работы и комплексы работ по достижению промежуточных целей
• Быть в курсе того, будут ли достигнуты все цели проекта
• Создавать подходящую структуру отчетности
• Определять контрольные точки продвижения проекта
• Распределять ответственность среди исполнителей
• Обеспечивать членам команды объективное понимание всех задач и целей проекта

Комплексы (пакеты) работ соответствуют, как правило, нижнему уровню детализации СРР и включают в себя детальные работы, которые в свою очередь могут состоять из шагов. Детальные работы и шаги не являются элементами СРР.

СРР можно разрабатывать сверху-вниз (от главного к частному) и снизу-вверх (от частного к главному), либо с применением обоих подходов. Информация для разработки СРР может выявляться при помощи метода мозгового штурма. Итоговая СРР должна учитывать все цели проекта и предпосылки для его реализации.

Детализация СРР зависит от содержания проекта, опыта и навыков команды, системы управления, принципов распределения ответственности, системы отчетности и т.д. Для создания СРР нередко используют функциональные и технические спецификации с общими требованиями к работе.

Благодаря иерархической структуре проекта, основой которой служит СРР, можно использовать процедуры сбора и обработки данных о ходе выполнения проектных работ в соответствии с контрольными точками, пакетами работ и т.д. Также она позволяет обобщать сведения по срокам, ресурсам, затратам и графикам.

Составление СРР может выстраиваться на следующих основаниях:

• Этапы жизненного цикла проекта
• Особенности организационной структуры
• Компоненты результата (товара, услуги и т.п.), получаемого после реализации проекта
• Функциональные или процессные элементы деятельности организации, которая реализует проект
• Географическое расположение (если проекты распределены пространственно)

В практической деятельности почти всегда применяются комбинированные СРР, созданные с применением нескольких оснований, и СРР должна включать в себя все работы проекта, включая детальные работы и шаги.

Одним из важнейших этапов построения СРР является анализ ее полноты, так что если в проекте есть работы, которые контролирует не только проект-менеджер, но и заказчик, они тоже должны быть включены в состав СРР – это и обеспечит полноту структуры.

С учетом информации о плане проектных мероприятий осуществляется разбиение СРР по критериям и признакам проекта. Разбиение происходит до тех пор, пока все важные работы и элементы проекта не будут выделены так, чтобы было возможно их спланировать, определить их бюджет, составить график и план действий по их контролю. Чтобы упростить и автоматизировать СРР, всем ее элементам нужно присвоить идентификатор, соответствующий номеру уровня. Идентификаторы должны отражать критерии разбиения работ.

Не менее важно избегать ряда ошибок при структуризации проекта, а именно нельзя:

• Пропускать стадию структуризации и переходить к поиску решения текущих проблем
• Использовать в процессе структуризации только организационные подразделения, фазы или функции, а не конечные продукты или применяемые ресурсы
• Забывать о том, что СРР должна охватывать проект целиком, упуская начальную и конечную фазы проекта и работу отдельных подразделений
• Повторять элементы структуры
• Забывать интегрировать структуру проекта с системой подготовки проектной документации и системой ведения финансовой отчетности
• Чрезмерно или недостаточно детализировать структуру
• Создавать структуру так, чтобы она не подлежала компьютерной обработке (все элементы или уровни плана должны иметь соответствующую кодировку)
• Не учитывать «неосязаемые» конечные продукты, например, услуги, сервис и т.п.

СРР – есть основа понимания членами команды сути и зависимостей проектных работ, обеспечивающая последующую согласованную и скоординированную работу всех подразделений.

Упомянутая выше матрица ответственности и структурная схема организации (ССО), реализующей проект, – это два инструмента, помогающие руководителю проекта создавать команду, соответствующую задачам и целям проекта. Применение ССО и СРР при построении матрицы ответственности наглядно отображено на нижеследующем рисунке:

Состав и план проведения проектных работ в огромной степени влияют на форму организационной структуры, необходимой для реализации целей проекта.

Матрица ответственности позволяет обеспечить и согласовать структуры ответственности членов команды (подразделений) за выполнения работ. По сути, это форма описания распределения ответственности за проведение проектных работ, где указываются роли членов команды и/или подразделений. Одна ось матрицы ответственности отображает список пакетов работ по СРР, а другая – список исполнителей, ответственных за их выполнение.

Элементы матрицы – это коды видов работы из составленного заранее списка (также в матрицу можно вносить стоимость работ). Объем видов ответственности обусловлен спецификой проекта и его организации, однако рекомендуется использовать небольшой набор простых для понимания и описания видов деятельности. Ниже представлен пример матрицы ответственности:

В матрице ответственности могут отображаться виды ответственности руководителей и роли людей, помогающих в реализации проекта, но прямого участия в этом не принимающих. Если матрица составлена грамотно, она станет прекрасным инструментом, обеспечивающим и эффективное выполнение работ, и успешную поддержку внутренними и внешними ресурсами.

Ответственные за исполнение работ лица назначаются еще при планировании проекта, т.к. иметь представление о доступных ресурсах нужно еще до принятия мер по реализации плана. После определения ресурсов нужно определить, как они могут быть получены; в частности это касается трудовых ресурсов.

Назначение сотрудников осуществляется поэтапно – сначала формируется рабочая группа, а затем команда проекта, т.к. именно рабочая группа станет костяком будущей команды. Состав же рабочей группы обусловлен задачами и целями проекта. Почти всегда группа состоит из управляющих, авторитетных участников и основного персонала.

Рабочая группа принимает участие в инициации проекта и его планировании. На этом этапе еще нельзя определить ресурсы, т.к. имеются лишь общие сведения о проекте, и более подробные данные будут получены после проведения детальных работ и создания СРР. Итоговое назначение исполнителей и определение их функционала состоится только после окончательной разработки и утверждения плана.

Чтобы правильно назначить ответственных лиц, необходимо знать о нескольких типах ресурсов, которые могут быть использованы:

• Трудовые ресурсы
• Финансовые средства
• Оборудование
• Техническое оснащение
• Технологии и информация
• Поставщики и материалы

Несмотря на то, что не всегда исполнители обладают всеми рычагами управления и применения ресурсов, знание семи типов ресурсов значительно упрощает процесс описания проекта и решения вопроса о распределении ответственности, ведь, как уже и был сказано, пакеты работ должны быть обеспечены всем необходимым для их выполнения. А чтобы это сделать, важно ответить на два вопроса:

• Какие конкретно ресурсы требуются для реализации всех работ по проекту (список требований можно получить, используя график работ и СРР)?
• Что из необходимого уже есть?

Как только ответы на эти вопросы будут получены, можно проводить окончательное распределение ответственности.

Здесь же мы должны сказать о дополнительном средстве планирования проектных работ – структуре статей затрат. Ее не следует путать с бухгалтерскими счетами, т.к. по включенным в нее статьям происходит классификация и сбор неподтвержденной документально управленческой информации, необходимой для принятия управленческих решений (имеется в виду, что документации, подтверждающей фактические затраты, нет, но есть предварительные данные об использованных ресурсах, выполненных работах и т.д.).

Статьи затрат – это инструмент управления, который используется с целью сбора данных о фактических затратах выполненных работ и последующего их сравнения с затратами по плану. Эти же статьи применяются для планирования и контроля времени и стоимости, т.к. включают в себя сведения о работах, назначенных, исходя из СРР. Ниже вы можете увидеть пример формирования статей затрат по пакетам работ, за которые ответственны конкретные подразделения (исходя из СРР):

Статьи затрат могут включать в себя данные по множеству пакетов работ, составленных по различным основаниям, таким как:

• Ответственные лица
• Структура счетов
• Сроки выполнения
• Содержание работ

Подытоживая все вышесказанное о статьях затрат, остается лишь отметить, что они способствуют формированию и мониторингу проектного бюджета, осуществлению текущего управленческого учета и оценке возможных затрат после окончания проектных работ.

Теперь мы можем перейти к рассмотрению наиболее эффективных методов планирования проектов, позволяющих обеспечить своевременное осуществление как проекта в целом, так и отдельных его этапов.

Сетевое планирование проектов

Методы сетевого планирования проектов или, как их еще называют, сетевые диаграммы (граф сеть, PERT-диаграмма) представляют собой графическое отображение проектных работ и имеющихся между ними зависимостей. Понятие «сеть» здесь обозначает полный комплекс работ и контрольных точек проекта с установленными зависимостями между ними.

Сетевые диаграммы отображают сетевую модель в виде графика с рядом вершин, которые соответствуют работам, а связывающие их линии отображают взаимосвязи между этими работами. Граф, часто именуемый диаграммой предшествования-следования или сетью типа «вершина-работа», считается самым распространенным отображением сети. Ниже можно увидеть пример фрагмента такого графа:

Есть также тип сетевой диаграммы, называемый сетью типа «вершина-событие», но в практической работе его применяют не так часто. В этом случае работа имеет вид линии, соединяющей два события (узлы графа), отображающие начало и конец определенной работы. Хорошим примером такой диаграммы является PERT-диаграмма – вот она:

Сетевые диаграммы часто путают с блок-схемами, но это не совсем верно, т.к. отличие сетевой диаграммы состоит в том, что она отображает лишь логические зависимости работ, в то время как блок-схема показывает входы, выходы и процессы. Также в диаграмме нет повторяющихся циклов (петель).

Методами сетевого планирования называют методы, нацеленные на максимальное сокращение продолжительности проекта. Их основой служат метод критического пути (МКП или CPM (от англ. Critical Path Method)) и метод оценки и пересмотра планов (PERT (от англ. Program Evaluation Review Technique)).

Под критическим путем понимается максимально продолжительный путь в сети, а работы, имеющиеся на этом пути, называются критическими. От продолжительности критического пути зависит минимальная продолжительность проектных работ. Общую продолжительность проекта можно сократить посредством сокращения критических работ. Таким образом, задержки по выполнению работ влекут за собой и увеличение продолжительности проекта.

Благодаря методу критического пути можно рассчитать примерные календарные графики выполнения пакета работ, основываясь на логической структуре сети и оценках продолжительности выполнения работ по-отдельности, а также установить общий критический путь для проекта.

Есть также понятие полного резерва (запаса) времени. Это разность между датами позднего и раннего начала или окончания работ. Управленческая суть запаса времени состоит в том, что есть возможность для урегулирования финансовых, ресурсных или технологических ограничений, и руководитель проекта может приостановить работу на имеющийся в резерве срок, не опасаясь отрицательно повлиять на конечный срок завершения проекта. Резерв времени критических работ равен нулю.

Горизонтальная линейная диаграмма, где проектные задачи представлены временными отрезками с конкретными временными параметрами (началом, окончанием, задержками и т.д.) называется диаграммой Гантта, и она тоже является неотъемлемой частью сетевого планирования. Вот ее пример:

Для эффективного планирования удобно использовать и PERT-диаграммы, и граф сети, и диаграмму Гантта. Само же сетевое планирование подразумевает описание всей проектной работы в виде комплекса работ с конкретными взаимосвязями между ними. Чтобы рассчитать и проанализировать сетевой график, обычно применяют набор сетевых операций, называемых процедурами метода критического пути.

Сетевая модель разрабатывается поэтапно:

• Определяются списки проектных работ
• Оцениваются параметры работ
• Устанавливаются зависимости между работами

Списки работ нужно определить, чтобы описать всю деятельность по проекту, включая все детали. Работа – это главный элемент сетевой модели. Пакеты работ обуславливают деятельность, которая должна быть выполнена для достижения проектных результатов. Результаты обычно выделяются контрольными точками.

Перед разработкой сетевой модели нужно удостовериться, что нижний уровень СРР включает все работы, гарантирующие достижение частных проектных целей. Сетевая модель – это результат определения зависимостей между работами и добавления связующих событий и работ. В самой общей форме представленный подход основывается на предположении, что любая работа призвана помочь достичь частной цели. Связующие же работы совсем необязательно должны быть направлены на достижение материального результата, т.к. их целью может быть организация проведения того или иного мероприятия и т.п.

Основная задача проект-менеджера – оценить параметры работ. Для этого могут привлекаться другие участники проекта, ответственные за выполнение отдельных заданий проекта. Оценка продолжительности работ и потребности в финансовых средствах и ресурсах самым прямым образом влияет на актуальность ресурсных и стоимостных планов и календарных графиков, которые составляются после анализа сетевой модели. Такую оценку нужно проводить для каждой из работ. Затем на ее основе обобщаются и формируются уровни СРР в проектном плане.

Чтоб отдельные этапы проекта и весь проект в целом были реализованы своевременно, необходимо также планировать проект по временным параметрам. Рассмотрим этот вопрос подробнее.

Планирование проекта по временным параметрам

Временные параметры следует понимать здесь как временные периоды, в течение которых планируется выполнить работы и пакеты работ, а также точки контроля процесса реализации проекта. Время – важнейший фактор, воздействующий на эффективность осуществления всего замысла.

Сроки реализации элементов проекта и всего проекта всегда планируются заблаговременно, и, конечно же, желательно их минимизировать. Но минимизация сроков ограничена тремя параметрами: техническими возможностями, технологическими требованиями и качеством работ. Все это должно учитываться при планировании.

Планирование по временным параметрам – ключевой элемент проект-менеджмента, включающий в себя несколько составляющих. Этими составляющими являются:

• Концепция управления проектом по временным параметрам
• Календарное планирование проекта
• Контроль хода проектных работ
• Анализ и урегулирование хода работ
• Закрытие управления проектом

Нередко проект бывает сложно завершить к установленным срокам. Причиной тому служит нечеткое понимание того, чем именно нужно управлять, причем большая часть проблем возникает еще на этапе планирования.

Причиной расхождений с календарным планом могут быть задержки поставок, недостаток ресурсов и т.п. Если же неверно определены масштабы и предметные области проекта, впоследствии придется вносить корректировки в работы и календарный план.

Когда руководитель имеет дело с типовыми повторяющимися проектами, удобно использовать прошлый опыт, позволяющий точно определить время и последовательность действий, хотя на практике проекты повторяются крайне редко.

Если говорить о причинах временных потерь в проекте, то к ним можно отнести:

• Ненадлежащее управление качеством и составлением смет
• Отсутствие резервного плана при непредвиденных затратах
• Некачественное распределение рисков среди участников проекта
• Отсутствие структуры в системе коммуникаций
• Трудновыполнимая система проектной отчетности

А еще одной важной составляющей управления проектом по временным параметрам является управление личными временными ресурсами. Это актуально для каждого исполнителя и участника проекта, но в большей степени важно для руководителя, т.к. он ответственен за успех проекта, а значит, ему нужно успевать проделывать массу всевозможных работ.

Для улучшения управления личным временем желательно применять так называемые формы. Форма – это список необходимых для выполнения работ с указанием исполнителей и сроков выполнения. Наиболее приоритетные работы следует переносить во временные блоки планировочного календаря. Планировочный календарь может выглядеть так:

или так:

В пустые временные блоки можно вносить внеплановые события или работы меньшей приоритетности. В случаях, когда объем работ больше количества времени, работы могут планироваться на несколько дней вперед. Но злоупотреблять этим не стоит, иначе могут возникнуть задержки в выполнении высокоприоритетных задач. А с учетом того, что в последующие дни приоритет низкоприоритетной работы может повышаться, все задания следует выполнять своевременно.

Для эффективного тайм-менеджмента нужно грамотно устанавливать приоритеты и действовать в соответствии с ними. Руководитель проекта не должен отвлекаться на второстепенные и нечеткие задачи и медлить с принятием важных решений. Также он должен уметь делегировать полномочия.

И последнее, на чем мы заострим внимание в первом уроке, – это некоторые организационные моменты.

Организация работ по проектному планированию

Планирование проекта является процессом формирования решений, которые определяют последовательность проектных работ и мероприятий. Оно играет главенствующую роль в проект-менеджменте, представляя собой организующее начало процесса реализации проекта.

Проектное планирование включает в себя несколько этапов:

• Постановку целей и задач
• Расчет ресурсов
• Создание графика продолжительности работ
• Оптимизацию графика выполнения работ
• Организацию выполнения работ
• Создание календарного плана нарастания трудоемкости работ
• Контроль хода работ
• Корректировку хода работ

План осуществления проекта – это комплексный план, содержащий исчерпывающую систему задач и целей, детальных работ, действий и мероприятий по достижению главной цели проекта. Составлению плана реализации нужно уделять повышенное внимание, стремясь избегать типичных ошибок, таких как:

• Постановка ошибочных целей
• Использование неполной информации
• Игнорирование прошлого опыта
• Игнорирование вопроса доступности ресурсов
• Недостаток внимания координации участников проекта
• Игнорирование мотивации исполнителей
• Чрезмерное внимание детализации плана
• Составление плана ради плана и игнорирование контроля следования плану

Несмотря на достаточно большое количество ошибок и их специфичность, обойти их стороной помогает учет всех элементов планирования, о которых мы вам рассказали. Важно только помнить, что планирование проекта – это систематизированное упорядочивание задач, целью которого является достижение основного результата – реализации проекта. А с учетом того, что план всегда содержит в себе указания к действиям и сами действия, его можно смело считать эталоном или ориентиром, с которым будут сравниваться фактические показатели. Если же в результате подобных сопоставлений будут найдены какие-либо расхождения, необходимо предпринимать меры по корректировке плана.

Во втором уроке мы поговорим о другом важном для руководителя элементе проект-менеджмента – управлении командой. Будут рассмотрены такие вопросы, как состав участников проекта, функции проект-менеджера, особенности формирования и развития проектной команды, признаки и состав команды, урегулирование конфликтов и ряд других.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Сергей КрутькоКирилл Ногалес

Рабочий план реализации проекта

 

План проекта — это единый, последовательный и согласованный документ, включающий результаты планирования всех функций управления проектом и являющийся основой для выполнения и контроля проекта. Разработка реального календарного графика работ основано на планировании развития и использования ресурсов, выстраивании организационной структуры проекта и академическими правилами  управления    процессами.  Такой подход нами выбран не случайно.  При использовании технологии управления проектами определяются и достигаются четкие цели при балансировании между объемом работ, ресурсами, временем, качеством и рисками. Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие четкого заранее определенного плана, минимизации рисков и отклонений от него, эффективного управления изменениями.                                                                                                                          

Организационная структура проекта

  

Взаимосвязь процессов управления проектами:

 

Для разработки рабочего плана реализации проекта используются правила сетевого планирования, которое предоставляет менеджерам проекта гибкий инструмент составления календарного плана и анализа его выполнения.

Сетевой график реализации проекта

	Основные события	сроки
1.	Разработка нормативной базы проекта — положение о деятельности площадки; — дополнительная профессиональная образовательная программа; — соглашения о сотрудничестве с партнерами площадки — приказы и распоряжения по кадрам	Июнь-август 2011 г. Сентябрь 2011 г.   Сентябрь 2011 г. По мере необходимости
2.	Формирование команды специалистов, участвующих в реализации проекта	Август – сентябрь 2011 г.
3.	Распределение функциональных обязанностей между специалистами площадки	Сентябрь-октябрь 2011 г.
4.	Подготовка помещений для работы стажировочной площадки	Август-декабрь  2011 г.
5.	Подготовка оборудования, технологических ресурсов	Август- декабрь 2011 г. Январь 2012 г.
6.	Подготовка и ведение информационного обеспечения проекта	с октября 2011 года  и в течение всего проекта
7.	Маркетинговые исследования, диагностика образовательных потребностей потенциальных участников стажировки	Январь 2012 и по мере начала стажировок
8.	Реализация образовательной программы стажировки	Ежемесячные циклы по 6 дней в соответствии с графиком КПК
9.	Рефлексия результатов реализации образовательных программ	1 неделя после стажировки
10.	Мониторинг реализации проекта и оценка его эффективности	2 недели после стажировки
11.	Коррекция процессов реализации проекта: отслеживание выполнения сетевого графика и актуализация составленных ранее планов	До начала следующего цикла
12.	Включение нового цикла реализации программ стажировки

         * Графическое представление рабочего плана реализации проекта в приложении 5.  

Технология сетевого планирования включает и работу с рисками. Обычно она предусматривает два этапа: первый – определение рисковых событий и оценка их последствий, второй – планирование превентивных мероприятий и разработка сценариев дальнейших действий. Часть рисков можно нейтрализовать, если заранее предусмотреть.

№ п\п	Возможные риски проекта	Пути минимизации или снятия рисков
1.	Несоответствие уровня содержания стажировки ожиданиям слушателей	Предварительная диагностика запросов
2.	Отсутствие спроса  на заявленную тему

 

Как составить бизнес-план: пошаговая инструкция, советы и рекомендации

Dmytro Leiba Обновлено 9 октября, 2020 Loading…

Выражаясь простым языком, бизнес-план — это документ, который определяет цели вашего бизнеса и описывает способы достижения этих целей. В этом руководстве я подробно опишу все этапы составления бизнес-плана, который поможет вам открыть успешное дело. Хорошо продуманный бизнес-план является залогом успеха для любого предпринимателя, какие бы цели он перед собой ни ставил — от привлечения инвестиций до разработки плана стратегического роста компании.

Содержание:

Вот четыре основных правила составления бизнес-плана:

1. Будьте кратки.

Ваш бизнес-план должен быть кратким и лаконичным. Это требование объясняется двумя причинами:

• Ваш бизнес-план должен быть таким, чтобы у читателя возникало желание прочесть его полностью. Кто захочет тратить время на документ, насчитывающий 40 (а иногда и все 100) страниц?
• Являясь инструментом, способствующим росту и развитию бизнеса, бизнес-план должен меняться вместе с вашей компанией. С объемным документом сложнее работать, а это значит, что слишком длинный бизнес-план, скорее всего, будет покрываться пылью на полке.

2. Изучите свою аудиторию.

Пишите бизнес-план на языке, который будет понятен вашей целевой аудитории. Например, если ваша компания работает в области науки, а ваши потенциальные инвесторы не понимают сложную терминологию, вы должны подстроиться под нужды своих инвесторов.

Вот пример слишком сложной формулировки:
«Наша технология представляет собой комплектующее устройство с одним соединением для аппаратов СИПАП. Подключаясь к аппарату СИПАП, наш продукт обеспечивает не инвазивную вентиляцию с поддержанием двойного давления».

Упрощенная формулировка:
«Наш продукт представляет собой простое в использовании устройство, которое заменяет традиционные медицинские аппараты искусственной вентиляции и не требует подключения к электросети. Стоимость нашего продукта составляет 1/100 от стоимости традиционного аппарата искусственной вентиляции».

Ориентируйтесь на инвесторов. Описывайте свой продукт как можно проще и избегайте сложных терминов. Более подробную информацию лучше вынести в приложения.

3. Не бойтесь.

Большинство предпринимателей не являются экспертами в области ведения бизнеса. У них нет специального образования, и они вынуждены учиться по ходу дела. Составление бизнес-плана может показаться неподъемной задачей, но это не так. Если вы знаете и любите то, чем хотите заниматься, для вас не составит труда написать хороший бизнес-план и корректировать его по мере развития вашего проекта.

Более того, вовсе не обязательно сразу создавать полноценный, подробный бизнес-план, структура которого будет описана в этой статье. Лучше начать с простого одностраничного бизнес-плана и на его основе составить более детальный документ.

4. Посмотрите пример бизнес плана.

Перед тем как написать бизнес план, лучше посмотреть на образец бизнес плана компании в своей отрасли (кафе, салон красоты, автомойка, интернет магазин). Вы сможете понять как он должен выглядеть, как правильно сделать расчеты, что включить в бизнес план, особенности отрасли и т.п. Примеры готовых бизнес-планов вы можете найти и скачать здесь. Также вы можете поискать примеры в Интернете — просто введите в строку поиска, например «бизнес план кофейни» или «бизнес план парикмахерской».

Шесть пунктов, которые должны присутствовать в бизнес-плане

Разобравшись с основными правилами написания бизнес-плана, перейдем к описанию структуры документа. В оставшейся части этой статьи я расскажу о том, что нужно и не нужно включать в свой бизнес-план, перечислю основные показатели финансовых прогнозов и приведу ссылки на дополнительные ресурсы, которые помогут вам составить грамотный документ.

Помните, что ваш бизнес-план — это не какой-то скучный документ, который не имеет ничего общего с практикой. Хороший бизнес-план — это инструмент, который способен помочь вам построить более эффективный и прибыльный бизнес. Это гибкий документ, к которому вы будете время от времени возвращаться. По мере того, как вы будете узнавать своих клиентов, выявлять сильные и слабые стороны тех или иных маркетинговых стратегий, оценивать точность бюджетного планирования и прогнозов, вы будете постоянно вносить изменения в свой бизнес-план. Ваш бизнес-план определяет цели, которых вы хотите достичь, и вы должны использовать его для того, чтобы отслеживать проделанную работу и корректировать свой курс.

1. Резюме

Бизнес-план начинается с резюме — краткого описания вашего бизнеса и планов. Резюме должно занимать не более 1-2 страниц. В некоторых документах эта глава приводится последней.

2. Возможности

В этой главе вы должны рассказать, что вы хотите продавать и как вы собираетесь решить проблему (удовлетворить определенную потребность) вашего рынка. Также здесь необходимо уделить внимание описанию целевой аудитории и основных конкурентов.

3. Реализация

Как вы собираетесь использовать существующую возможность и запустить на ее основе свой бизнес? Здесь вы должны описать свой маркетинговый план, план продаж, операционную деятельность и показатели успеха.

4. Команда и компания

Помимо привлекательных идей, инвесторы также ищут хорошие команды специалистов. В этой главе вы должны рассказать о тех, кто уже работает в вашей компании, а также перечислить специалистов, которых вы планируете набрать в свою команду. Если ваш проект уже запущен, укажите информацию об организационно-правовой форме и местоположении вашей компании, а также кратко опишите историю ее создания и развития.

5. Финансовый план

Любой бизнес-план должен включать в себя финансовый прогноз, подробнее о котором мы поговорим чуть позже.

6. Приложение

В приложениях размещаются изображения продукции и дополнительная информация.

Теперь рассмотрим каждую главу более подробно и постараемся составить такой бизнес-план, который бы произвел благоприятное впечатление на ваших потенциальных инвесторов и кредиторов.

Резюме

В резюме вы знакомите людей со своей компанией, рассказываете о своем роде деятельности и объясняете, что вы хотите получить от своих читателей. Поскольку это самая первая глава, которую будут читать потенциальные инвесторы, то лучше писать ее в последнюю очередь. Почему? Уже описав другие аспекты своего бизнеса, вы будете иметь более четкое представление о своем проекте и, следовательно, сможете составить более точное и лаконичное резюме. Резюме должно подытожить весь бизнес-план, поэтому начинайте с главы «Возможности» и возвращайтесь к написанию резюме, когда весь документ уже будет готов. В идеале, резюме должно выступать в качестве отдельного документа, в котором кратко сформулированы наиболее важные аспекты, подробно описанные в вашем бизнес-плане. Зачастую, чтобы оценить проект, инвесторам достаточно ознакомиться только с резюме. Если резюме им понравилось, они попросят вас предоставить бизнес-план целиком, организовать презентацию или запросят другую интересующую их информацию.

Таким образом, резюме является наиболее важной главой бизнес-плана, от которой зависит успех всего вашего проекта. Поэтому постарайтесь изложить информацию как можно более кратко и понятно. Выделите основные аспекты вашего бизнеса, но при этом не вдавайтесь в детали. Объем резюме не должен превышать 1-2 страниц. Это должна быть своего рода приманка, которая вызовет у инвесторов интерес к вашему проекту и желание познакомиться с ним поближе.

Основные составляющие хорошего резюме:

Краткое описание бизнеса в одном предложении

В самом верху страницы, прямо под названием вашей компании, выразите суть вашего бизнеса в одном предложении. Это может быть слоган, но все же лучше указать, чем занимается ваша компания.

Проблема

Каждый бизнес решает определенную проблему рынка путем удовлетворения спроса на тот или иной товар, или услугу. В одном-двух предложениях опишите проблему, которую вы намереваетесь решить.

Решение

Решение — это ваш продукт или услуга. Каким образом вы собираетесь решить существующую проблему?

Целевой рынок

Каков портрет вашего идеального покупателя? Сколько покупателей могут быть заинтересованы в вашем продукте? Постарайтесь предоставить как можно более точную информацию.

Если вы занимаетесь производством обуви, это не значит, что ваша целевая аудитория включает в себя абсолютно всех людей (потому что ноги есть практически у всех).. Ваша деятельность должна быть нацелена на определенный сегмент рынка, например, на бегунов или мужчин, следящих за модой. Так вам будет намного проще разработать соответствующую маркетинговую стратегию и стратегию продаж, а также привлечь потенциальных покупателей, которые могут быть заинтересованы в вашей продукции.

Конкуренция

Как ваша целевая аудитория решает существующую проблему? Имеются ли на рынке альтернативы или заменители отсутствующего продукта? Конкуренты есть у любой компании, и в своем резюме вам необходимо уделить должное внимание и этому аспекту вашего бизнеса.

Команда

Кратко опишите свою команду. Обоснуйте, почему вы и ваша команда сможете с успехом реализовать свою идею на рынке. Помните, что для инвесторов команда важна даже больше, чем идея. Без сильной команды даже самая привлекательная идея не получит достойной реализации.

Финансовый план

Приведите основную информацию из вашего финансового плана. В идеале, это должна быть диаграмма, наглядно демонстрирующая ваши планируемые продажи, расходы и рентабельность. Если ваша бизнес-модель (т.е. то, как вы собираетесь зарабатывать деньги) требует дополнительного пояснения, эта глава отлично подойдет для такой цели.

Финансирование

Если вы ищете средства для запуска или развития своего бизнеса, вы должны описать свои потребности в резюме. О сроках потенциального инвестирования задумываться пока не стоит, поскольку такие вопросы обычно обсуждаются на более поздних этапах обсуждения проекта. Пока вам нужно лишь указать, сколько денег потребует ваш проект.

Основные этапы и проделанная работа

Наконец, мы подошли к последней важной части резюме. Расскажите о том, что уже сделано, а также укажите основные цели (этапы), которых вы собираетесь достичь. Будет отлично, если вы продемонстрируете инвесторам, что у вас уже есть покупатели, которые заинтересованы в вашем продукте, или уже покупают его. Если вы пишете бизнес-план для внутреннего использования, то вы можете значительно сократить объем резюме или вовсе опустить эту главу. В этом случае вы можете не приводить информацию о руководящем составе, финансировании и уже проделанной работе. По сути, внутренний план создается как описание стратегического развития компании, чтобы все члены команды знали, к чему необходимо стремиться.

Возможности

Эту главу можно назвать сердцем вашего бизнес-плана. Здесь вы должны подробно описать существующую проблему и ее решение, а также рассказать, кто является вашими потенциальными покупателями и как ваш товар или услуга впишутся в конкурентную среду. Также укажите, чем ваше решение отличается от других подобных решений и как вы планируете расширять свою линейку продуктов в будущем.

Поскольку читатели уже ознакомились с вашим резюме, они уже кое-что знают о вашем проекте. Тем не менее, это не умаляет важности главы «Возможности», поскольку здесь вы предоставляете более детальную информацию и даете ответы на дополнительные вопросы, которые не были рассмотрены в Резюме.

Проблема и решение

Начните этот раздел с описания проблемы своих потенциальных клиентов, которую вы хотите решить. Чего сейчас не хватает вашим потенциальным клиентам? Как они решают свои проблемы? Может быть, существующие решения слишком дорогие или неудобные?

Описание проблемы, которую вы намереваетесь решить во благо своих потенциальных клиентов, представляет собой ядро вашего бизнес-плана и напрямую влияет на ваш успех. Если вы не можете четко выделить проблему, вы не сможете предоставить жизнеспособную бизнес-концепцию, которая могла бы заинтересовать инвесторов. Как понять, что вы действительно можете решить проблему, которая доставляет покупателям неудобства? Выключите компьютер, выйдите на улицу и поговорите со своими потенциальными клиентами. Убедившись, что данная проблема действительно существует, расскажите им о решении, которое вы предлагаете. Что думают люди о вашем решении? Уделив внимание проблеме целевого рынка, переходите к описанию разработанного вами решения. Иными словами, подробно расскажите о товаре или услуге, которую вы намерены предложить покупателям. Что представляет собой ваш продукт и как вы будете его предлагать? Каким образом он решит проблему ваших потенциальных клиентов? Для некоторых товаров и услуг не лишним будет привести конкретные случаи и ситуации, в которых может использоваться данный товар или услуга. Так вы доступно объясните потенциальному покупателю, как взаимодействовать с предлагаемым решением и как оно может улучшить качество его жизни.

Целевой рынок

Разобравшись с проблемой и ее решением, сконцентрируйте внимание на своем целевом рынке. Кому вы собираетесь продавать свой товар или услугу? То, насколько подробно вы будете описывать свой целевой рынок, зависит от характера вашего бизнеса и типа вашего бизнес-плана. Но в любом случае вы должны иметь четкое представление о том, кто ваши потенциальные покупатели и каково их примерное количество. Если число потенциальных клиентов невелико, это ставит под вопрос целесообразность вашего проекта. Если вы собираетесь проводить полноценный анализ рынка, ему должно предшествовать небольшое исследование: вам нужно определить целевые рыночные сегменты и размер каждого из них. Рыночный сегмент — это группа людей (или компаний), которые могут быть заинтересованы в покупке вашего товара или услуги.

Здесь мы хотим предостеречь вас от распространенной ошибки: ваш целевой рынок это не «все покупатели». В качестве примера возьмем обувную компанию. Теоретически, такая компания могла бы заявить, что их целевой рынок — это все люди, у которых есть ноги. Но в реальной жизни, чтобы выжить на рынке, компания должна сконцентрировать свое внимание на определенном сегменте рынка — спортсменах, бизнесменах, семьях с детьми и т.д.

ОДР, СДР, ЛДР

Хороший бизнес-план обязательно выделяет целевые рыночные сегменты и содержит данные, характеризующие темпы роста каждого сегмента. Стандартные показатели ОДР, СДР и ЛДР позволяют определять размеры целевых рынков, используя как подход «сверху вниз», так и подход «снизу вверх».

Начнем с определений:

• ОДР: Это ваш Общий Доступный Рынок (все, кому вы хотели бы предложить свой продукт)
• СДР: Это ваш Сегментированный Доступный Рынок (часть ОДР, которую вы собираетесь таргетировать)
• ЛДР: Это ваша Доля Рынка (часть СДР, которой вы действительно предложите свой продукт, в частности — в первые несколько лет).

Определив свои основные рыночные сегменты, укажите тенденции, господствующие на каждом рынке. Например, рынок сужается или расширяется? Опишите потребности и предпочтения каждого рынка, а также изменения, которые его ждут.

Теперь можете приступать к составлению портрета идеального покупателя в каждом рыночном сегменте. Идеальный покупатель это усредненный образ представителя вашего рынка, который должен иметь имя, пол, уровень дохода, предпочтения и так далее. После выделения рыночных сегментов составление портрета идеального покупателя может показаться лишней работой, однако это не так. Такой портрет станет для вас полезным инструментом, который поможет вам разработать маркетинговые мероприятия для привлечения идеальных покупателей.

Ключевые покупатели

Заключительная часть этой главы должна быть посвящена ключевым покупателям. Эту информацию необходимо указывать только тем компаниям, которые работают с очень небольшим числом клиентов. Обычные же компании, которые продают товары и услуги преимущественно рядовым потребителям, могут пропустить этот раздел. Если вы продаете товары или услуги другим компаниям, у вас наверняка должно быть несколько ключевых клиентов, от которых зависит успех вашего бизнеса, и которые задают тенденции в вашей нише. Завершая главу «Целевой рынок», расскажите о таких клиентах и опишите их значимость для вашего бизнеса.

Конкуренция

После описания целевого рынка переходите к описанию своей конкурентной среды. Какие еще компании предлагают свои товары или услуги, пытаясь решить проблемы покупателей? Каковы ваши преимущества над конкурентами?

В бизнес-планах такая информация часто представлена в виде «конкурентной матрицы», в которой проводится сравнение решений конкурентов с вашим решением. Простая конкурентная матрица представляет собой таблицу, в которой по вертикали перечисляются конкуренты, а по горизонтали — критерии сравнения. Если решение конкурента соответствует определенному критерию, на пересечении соответствующих строки и столбца ставится отметка. Ваша основная задача — показать, что ваше решение отличается от предложений от других компаний или превосходит их. Инвесторам будет интересно узнать, какими конкурентными преимуществами вы обладаете, и как вы планируете дифференцировать свое решение.

Многие предприниматели допускают серьезную ошибку, утверждая, что у них нет конкурентов. Запомните, что конкуренты есть у любого бизнеса. Это не обязательно «прямая конкуренция», когда другая компания предлагает решение, похожее на ваше. Часто речь идет о «непрямой конкуренции», когда потребители находят совершенно другие решения своей проблемы. Например, когда Генри Форд только начинал продавать свои машины, у него почти не было прямых конкурентов в лице других автопроизводителей. Тем не менее, Форду пришлось конкурировать с другими видами передвижения (лошадьми, велосипедами, поездами и пешими прогулками). В то время все это были альтернативные способы решения проблемы перемещения из одной точки в другую.

Будущие продукты и услуги

Все предприниматели строят планы относительно того, как будет развиваться их бизнес в случае успеха.

Хотя любому предпринимателю приятно помечтать о возможностях расширения своего бизнеса, постарайтесь не увлекаться. Поделитесь своими планами на будущее в одном-двух абзацах, чтобы показать инвесторам, в каком направлении вы хотите развиваться. Воздержитесь от детального описания долгосрочных планов, ведь сейчас никто не может гарантировать, что они действительно будут воплощены в жизнь. Вместо этого вы должны сконцентрироваться на своих текущих товарах или услугах.

Реализация

Завершив со всесторонним описанием рыночных возможностей, расскажите инвесторам о том, как вы собираетесь реализовывать свои идеи на практике. В этом разделе необходимо уделить внимание следующим аспектам: маркетинг и продажи, операционная деятельность, показатели успеха и основные этапы развития, которых вы планируете достичь.

Маркетинг и продажи

Маркетинговый план и план продаж описывают, как вы собираетесь вывести товар или услугу на свои целевые рынки, как вы планируете продавать свой продукт этим целевым рынкам, какую схему ценообразования вы будете использовать, и какие мероприятия и виды сотрудничества будут необходимы для достижения успеха. Прежде чем приступать к написанию маркетингового плана, вы должны четко определить свои целевые рынки и обрисовать портрет вашего идеального покупателя (покупателей). Без четкого представления о том, кому вы будете продавать свой продукт, ваш маркетинговый план окажется бесполезен.

Позиционирование

Первая часть вашего маркетингового плана должна быть посвящена позиционированию вашей компании и товара/услуги. Позиционирование — это то, как вы будете представлять свою компанию потенциальным клиентам. Например, вы предлагаете бюджетное решение или являетесь брендом премиум-класса? Вы предлагаете продукт, которого нет ни у одного из ваших конкурентов?

Прежде чем начинать разрабатывать стратегию позиционирования, проанализируйте текущую рыночную ситуацию и ответьте на следующие вопросы:

• Вы предлагаете какие-нибудь выгоды или преимущества, которых нет у ваших конкурентов? Если да, то какие?
• В чем заключаются основные потребности ваших покупателей?
• Как позиционируют себя ваши конкуренты?
• Как вы планируете выделиться на фоне конкурентов? Почему покупатели должны предпочесть именно ваш продукт?
• Какое место вы отводите своей компании в сложившейся конкурентной среде?

Ответив на эти вопросы, вы можете начинать обдумывать стратегию позиционирования. Ваша стратегия позиционирования не обязательно должна быть объемной и очень подробной. Вам нужно объяснить, какое положение ваша компания займет на конкурентном рынке и чем ваше ценностное предложение отличается от того, что предлагают покупателям ваши конкуренты.

Вот примерные формулировки, которые можно использовать в своей стратегии позиционирования:

Для [описание целевого рынка], которые [потребности целевого рынка], [этот продукт] [как продукт удовлетворяет существующие потребности]. В отличие от [основные конкуренты], он [наиболее важная отличительная особенность].

Ценообразование

Определившись со стратегией позиционирования, можно приступать к рассмотрению ценовых вопросов. В большинстве случаев ваша стратегия позиционирования будет выступать основным фактором в формировании цен на ваши товары/услуги. Являясь носителем информации, цена способна рассказать покупателям о том, как вы позиционируете свой продукт. Если вы предлагаете продукт премиум-класса, покупатели мгновенно узнают это по цене.

Процесс определения цены скорее сравним с искусством, нежели с наукой. Тем не менее, он подчиняется некоторым универсальным правилам:

• Покрытие издержек. Из этого правила бывают исключения, но в большинстве случаев вы должны требовать за продукт больше, чем вам пришлось потратить на его производство.
• Первичные и вторичные источники дохода. Основная цена может не быть вашим основным источником дохода. Например, вы можете продавать продукт по себестоимости (или даже дешевле), но брать намного больше за дальнейшее контрактное обслуживание.
• Соответствие рыночной ситуации. Ваши цены должны соответствовать спросу и ожиданиям потенциальных клиентов. Установив слишком высокую цену, вы можете не найти покупателей для своего продукта. А если ваша цена окажется слишком низкой, ваше предложение рискует оказаться недооцененным.

3 подхода к ценообразованию

• Издержки-плюс. Вы можете формировать цены с учетом нескольких факторов. Подход «издержки-плюс» означает, что вы определяете уровень своих издержек и устанавливаете цену, которая превышает этот уровень. Такой подход популярен в сфере производства, где покрытие первоначальных издержек играет решающую роль в успехе компании.
• Рыночное ценообразование. Другой взгляд на конкурентную среду и ценообразование основывается на ожиданиях рынка. В зависимости от того, как вы позиционируете свой продукт, вы можете работать в высоком или низком ценовом сегменте определенного рынка.
• Стоимостное ценообразование. Используя этот подход, вы определяете цену на основании того, какое количество стоимости вы предлагаете своим покупателям. Например, вы предлагаете услуги по уходу за газоном занятым людям, у которых нет на это времени. Если вы экономите им 1 час в неделю и час их работы стоит $50, то вы можете оценить свои услуги в $30 в час.

Продвижение

Разобравшись с позиционированием и ценообразованием, можно переходить к стратегии продвижения. Стратегия продвижения описывает, как вы собираетесь взаимодействовать со своими потенциальными и существующими покупателями. При этом вы должны уметь определять стоимость продвижения и объем продаж, которое оно способно сгенерировать. В долгосрочной перспективе поддерживать неэффективные стратегии продвижения становится крайне невыгодно.

Ваша стратегия продвижения должна охватывать несколько аспектов:

Упаковка

То, как упакован ваш товар, оказывает прямое влияние на решение о покупке. Если на упаковке имеются изображения, не поленитесь включить их в свой бизнес-план. Описывая упаковку своего товара, ответьте на следующие вопросы:

• Ваша упаковка соответствует вашей стратегии позиционирования?
• Как ваша упаковка передает ваше ценностное предложение?
• Как смотрится ваша упаковка на фоне упаковки конкурентов?

Реклама

Ваш бизнес-план должен описывать, на какие виды рекламы вы собираетесь тратить свой бюджет. Например, вы планируете запустить рекламу в Интернете или на традиционных медиа-площадках? Особое внимание в рекламной стратегии должно быть уделено оценке эффективности вашей рекламы.

Связи с общественностью

Освещение вашего продукта в СМИ — это отличный способ охвата целевой аудитории. Толковый обзор вашего товара или услуги в СМИ обеспечит вам широкий охват аудитории, необходимый для развития вашего бизнеса. Если связи с общественностью входят в вашу стратегию продвижения, обязательно посвятите этой теме несколько абзацев.

Контент-маркетинг

Одной из популярных стратегий продвижения является контент-маркетинг. Следует понимать, что здесь ваша цель состоит не в том, чтобы рассказать целевому рынку о своих товарах или услугах. Суть контент-маркетинга заключается в представлении потенциальным покупателям интересной и полезной информации на интересующие их темы.

Социальные сети

Сегодня присутствие в социальных сетях обязательно для каждой компании. Но это вовсе не значит, что вам нужно заводить аккаунты на всех социальных платформах. Вам нужно присутствовать на тех онлайн-площадках, которые пользуются популярностью среди вашей целевой аудитории. Все большее число покупателей начинают свое знакомство с компаниями именно с социальных сетей. Более того, через социальные сети можно без труда оценить, насколько быстро и компетентно компании реагируют на запросы своих потенциальных клиентов.

Стратегическое сотрудничество

Чтобы повысить эффективность продвижения своего продукта, вы можете наладить сотрудничество с другими компаниями. Благодаря такой кооперации, вы можете получить доступ к целевому рынку, а ваш партнер получит возможность предложить своим покупателям новый товар или услугу.

Если у вас уже налажено сотрудничество с несколькими партнерами, обязательно уделите внимание этому аспекту в своем бизнес-плане.

Операции

В этом разделе вы должны описать, как будет функционировать ваш бизнес: логистика, технологии и прочие аспекты ежедневной деятельности вашей компании. Информация, которую вы включите в этот раздел, зависит от типа вашего бизнеса.

Поставщики и доставка

Если вы занимаетесь перепродажей товаров, купленных у других компаний, необходимо указать, откуда поступает товар, как он доставляется вам и как вы доставляете его конечному потребителю. Если вы покупаете товары у иностранных производителей, инвесторы обязательно захотят узнать, как налажено ваше сотрудничество с этими поставщиками. Если вы планируете заниматься доставкой товара покупателям, вы должны подробно описать весь процесс доставки.

Технологии

Если деятельность вашей компании связана с технологиями, вы должны описать используемую вами технологию и раскрыть свой «секретный ингредиент».

Вы не обязаны разглашать свои коммерческие тайны, но вы должны объяснить, чем ваша технология отличается от других решений и за счет чего она превосходит их. Также приготовьтесь описать технологию, которую вы используете. Описание не должно быть слишком подробным, но если инвестор проявит повышенный интерес к этой теме, вы можете предоставить дополнительную информацию в отдельном документе.

Помните, что ваш бизнес-план должен быть лаконичным. Если вы не научитесь выделять главное, ваш документ получится слишком длинным, а значит — сложным для восприятия.

Распространение

Для компаний, которые занимаются производством товаров, стратегия распределения является очень важной частью бизнес-плана. Если же вы работаете в сфере услуг, вы можете пропустить этот раздел. Выражаясь простым языком, распространение — это то, как ваш товар попадает в руки покупателей. В каждой отрасли функционируют свои каналы распределения. Прежде чем приступать к разработке своей стратегии распределения, выясните, какие модели распределения используют другие компании в вашей отрасли.

Вот несколько наиболее распространенных моделей распределения:

Прямые продажи

Продавать товар покупателям напрямую это, пожалуй, самый простой и экономически выгодный метод распределения. За счет экономии от прямых продаж, вы можете позволить себе установить более низкую цену для своих покупателей. Не забывайте, что вам нужно будет продумать, как вы будете доставлять товара со склада покупателям. Но в целом модель прямого распределения работает довольно просто.

Розничное распределение

Для крупных розничных компаний работать с тысячами поставщиков было бы очень затратно.Поэтому они предпочитают закупать товар у крупных дистрибьюторов, которые уже собрали в своих каталогах продукцию от разных поставщиков.  За свои услуги компания-дистрибьютер получает процент от продаж товара.

Представители компаний-производителей

Это индивидуальные продавцы, которые обычно работают на агентство. Имея налаженные связи с розничными компаниями и дистрибьюторами, они сбывают ваш товар по разным каналам и получают за это комиссию. Многие производители-новички нуждаются в таких представителях, чтобы наладить связи с другими участниками рынка.

Производитель оборудования

Работая по этой модели, вы продаете произведенный вами продукт другой компании, которая использует его в своем конечном продукте. Хорошим примером такой модели служат поставщики запасных частей для автомобилей. Обычно крупные автопроизводители изготавливают большие детали самостоятельно, а стандартные части для своих машин покупают у поставщиков. Вам не обязательно ограничиваться лишь одной моделью распределения: большинство компаний реализуют свой товар по нескольким каналам одновременно. Например, вы можете купить iPhone и напрямую у Apple, и через дистрибьютора.

Основные этапы и показатели

Без четкого плана действий, распределения ролей и основных обязанностей ваш бизнес-план будет лишь безжизненной теорией на бумаге. В этом разделе вы должны заглянуть в будущее и наметить планы по развитию вашего бизнеса на ближайшие годы. Убедите инвесторов в том, что вы знаете что нужно для осуществления ваших планов и что вы ставите перед собой реально выполнимые задачи. Начните с краткого обзора основных этапов развития вашей компании. Это ключевые цели, которых вы хотите достичь. Например, если вы разрабатываете медицинский прибор, среди ваших этапов могут быть клинические испытания и получение государственной лицензии на производство. Если вы производите потребительские товары, то основные этапы вашей деятельности будут включать разработку прототипов, поиск производителей и получение первых заказов.

Текущий прогресс

Основные этапы описывают последовательную работу, которую вы будете выполнять в будущем. Помимо этого, вы должны рассказать о том, чего вы уже достигли. В этом разделе компания делится своими первыми успехами, например, первыми продажами, успешной пилотной программой или заключением выгодного партнерства. Все это служит доказательствами того, что реализация вашего проекта будет успешна и экономически выгодна. Именно такая информация может оказать влияние на положительное решение инвесторов о финансовании вашего бизнеса.

Показатели успеха

Помимо основных этапов и достижений, в вашем бизнес-плане должны быть представлены ключевые количественные показатели, по которым вы будете оценивать рост своего бизнеса.

Например, ресторан может отслеживать такие показатели, как среднее число посетителей за вечер или соотношение объема продажи напитков к объему продажи еды. Компании, которые продают программное обеспечение онлайн, отслеживают коэффициент оттока клиентов и количество новых пользователей. Мониторинг показателей позволяет следить за развитием бизнеса и выявлять проблемы на ранних стадиях их возникновения. В своем бизнес-плане укажите те параметры, которые будете отслеживать вы.

Основные предположения и риски

И наконец, вы должны поделиться основными предположениями, которые играют важную роль в успехе вашего бизнеса.

Я советую смотреть на основные предположения с точки зрения рисков. На какие риски вы идете, запуская свой бизнес? Например, если вы выявили наличие спроса на свой новый продукт, то вы делаете предположение, что люди захотят купить то, что вы предлагаете. Если вы собираетесь продвигать свой продукт преимущественно в Интернете, то вы делаете предположения относительно рекламных издержек и процента тех пользователей, кто действительно совершит покупки после просмотра рекламного объявления.

Предпринимателю, который делает свои первые шаги в бизнесе, очень важно четко сформулировать свои основные предположения, поскольку это может сыграть решающую роль в том, пойдет ли ваш бизнес в гору или потерпит фиаско. Только зная свои предположения, вы можете грамотно доказать инвесторам, что они верны и соответствуют действительности. Ваша цель заключается в том, чтобы обосновать правильность всех ваших предположений. Так вы значительно увеличите свои шансы на успех.

Команда и компания

Эта глава бизнес-плана должна быть посвящена структуре вашей компании и членам вашей команды. Инвесторам необходимо знать, кто стоит за компанией и смогут ли эти люди превратить хорошую идею в прибыльный бизнес.

Команда

Инвесторы вкладывают деньги не в идеи, а в людей. Некоторые инвесторы скорее профинансируют посредственную идею, за которую отвечает хорошая команда, нежели первоклассную идею, оказавшуюся в руках ненадежных людей. Залог успешного бизнеса заключается в умелой реализации. Можете ли вы достичь того, что вы запланировали? Есть ли у вас компетентные специалисты, которые способны превратить хорошую идею в хороший бизнес с постоянным потоком клиентов? В этой главе вы должны продемонстрировать, что у вас есть команда, которая может заставить вашу идею работать и приносить прибыль. Более того, эта глава показывает, что вы тщательно продумали, какую роль будет играть каждый участник проекта и какие обязанности он будет выполнять.

Обычно такая глава содержит краткие биографические сведения о каждом члене команды, с указанием образования и опыта работы в определенных сферах. Также необходимо обосновать, почему вы считаете, что ваша команда способна успешно реализовать вашу идею. Имеют ли ваши сотрудники необходимый опыт и профессиональные навыки? Имеются ли в их портфолио успешные проекты?

Многие начинающие предприниматели допускают распространенную ошибку, добавляя к каждой должности слово «директор» (например, Маркетинговый директор (CMO), Операционный директор (COO) и т.д). И хотя такие должности льстят самолюбию сотрудников, зачастую они не соответствуют реальности. По мере развития компании, вам могут понадобиться люди со знаниями и опытом в самых разных сферах. Поэтому лучше начинать с более скромных должностей, чтобы у людей появилась мотивация к профессиональному росту и изучению новых аспектов бизнеса.

Имейте в виду, что к моменту написания бизнес-плана вовсе не обязательно иметь полностью укомплектованную команду управленцев. Вполне возможно, что вы пока не нашли достойных кандидатов на некоторые должности, и это абсолютно нормально. Это говорит о том, что вы основательно подходите к вопросу подбора кадров и хорошо знаете потребности своего бизнеса. В своем бизнес-плане просто укажите, какие должности пока не заняты. Также вы можете включить в свой бизнес-план организационную схему вашей компании. Эта информация не играет ключевой роли и может размещаться в одном из приложений. Имейте в виду, что инвесторы могут запросить такую схему, поэтому лучше подготовить ее заранее.

Организационная схема не только предоставляет наглядную информацию инвесторам, но и помогает вам структурировать свое представление о вашей компании и ее дальнейшем развитии. Какие специалисты понадобятся вам в будущем? Как наиболее эффективно сформировать команды, чтобы добиться максимального результата? Грамотно составленная организационная схема поможет вам ответить на эти вопросы.

Обзор компании

Обзор компании это, пожалуй, самый короткий раздел вашего бизнес-плана. Если вы составляете бизнес-план для внутреннего использования (т.е. для своих партнеров и членов команды), вы можете пропустить этот раздел. Если ваш план будут читать люди, не имеющие отношения к вашей компании, то раздел «Обзор компании» должен содержать следующую информацию:

• Миссия
• Интеллектуальная собственность
• Организационно-правовая форма и структура собственности
• Месторасположение
• Краткая история развития компании (если она уже работает).

Миссия

Не повторяйте распространенную ошибку, описывая миссию своей компании в длинном полотне текста с общими фразами о том, как вы служите своим клиентам, сотрудникам и т.д.

Помните, что миссия вашей компании должна лаконично выражаться в одном-двух предложениях и сводиться к тому, что вы пытаетесь сделать. По сути, ваши миссия и ценностное предложение могут совпадать.

Интеллектуальная собственность

Этот раздел необходим для компаний, деятельность которых связана с технологиями и наукой. Если для вашего бизнеса тема патентов и прочей интеллектуальной собственности не актуальна, смело пропускайте этот раздел. Однако если вы владеете интеллектуальной собственностью, вы должны включить эту информацию в свой бизнес-план. Если у вас есть патенты или вы находитесь в процессе регистрации патента, перечислите эти патенты. Более того, если у вас есть лицензия на использование технологии, разработанной другой компанией, обязательно укажите эту информацию в бизнес-плане и уточните условия, на которых эта лицензия предоставляется.

Организационно-правовая форма и структура собственности

Делая обзор компании, укажите организационно-правовую форму своей компании (ООО, ОАО, товарищество и т.д.). Также уделите внимание структуре собственности. Партнеры имеют одинаковые доли в бизнесе? В каком соотношении распределяются доли собственности? Принимая решение о финансировании вашего бизнеса, потенциальные кредиторы и инвесторы обязательно заинтересуются этими вопросами.

История компании

Если ваша компания уже работает на рынке, не лишним будет дать краткое описание истории ее создания и выделить основные вехи в ее развитии. Объем такого экскурса не должен превышать нескольких абзацев. Раздел «История компании» формирует контекст для остальной части вашего бизнес-плана. Этот раздел особенно важен для внутренних бизнес-планов, поскольку он дает новым сотрудникам представление о компании, в которой им предстоит работать, и о пройденном ей пути.

Месторасположение

Наконец, обзор компании должен завершаться описанием текущего месторасположения компании и зданий/помещений, находящихся в ее собственности. Особое внимание этому разделу следует уделить тем компаниям, которые продают товары покупателям непосредственно со склада. Также на этой теме стоит остановиться подробнее, если вашему бизнесу требуются большие помещения для производственных, складских нужд и т.д.

Финансовый план

Наконец, мы дошли до последней (но при этом очень важной) главы — «Финансовый план». Многие предприниматели не знают, как подступиться к написанию этой главы, хотя ничего сложного в ней нет. Помните, что составить грамотный финансовый план по силам даже человеку без профильного образования. Более того, для стартапа никакой сложной финансовой информации указывать не требуется. Если вам все же понадобится помощь, на эту тему можно найти огромное количество доступных материалов. Стандартный финансовый план содержит месячные прогнозы на первые 12 месяцев работы компании и годовые прогнозы на последующие 3-5 лет. Прогнозов на три года обычно бывает достаточно, но иногда инвесторы требуют прогнозы на пять лет. Ниже приведены блоки финансовой информации, которые должны присутствовать в вашем бизнес-плане.

Прогноз продаж

В плане продаж должно быть указано, какой объем товаров или услуг вы планируете продать на протяжении ближайших нескольких лет. Прогноз продаж обычно включает в себя несколько строк, каждая из которых посвящена определенному товару или услуге. Ограничьтесь общей информацией, не вдаваясь в мелкие подробности. Например, если вы открываете ресторан, вы можете разбить прогноз на три группы: ланч, ужин и напитки. Если вы — производственная компания, имеет смысл сделать прогноз по целевым рыночным сегментам или основным товарным наименованиям.

Для каждой строки должна быть указана «Себестоимость реализованной продукции». В этот показатель включаются расходы, связанные с производством товара или оказанием услуги. В «Себестоимость реализованной продукции» должны входить только расходы, непосредственно связанные с производством товара или оказанием услуги, без учета постоянных расходов компании (арендные платежи, страховые взносы, заработная плата и т.д.). Для ресторана это будет стоимость ингредиентов, для производственной компании — стоимость сырья, а для консалтинговой фирмы — стоимость бумаги и других материалов, использованных в ходе консультирования клиентов.

Прогноз оплаты труда

В прогнозе оплаты труда вы должны указать, сколько денег вы потратите на выплату заработной платы своим сотрудникам. Если у вас небольшая фирма, вы можете составить список всех должностей в вашей компании и указать, сколько вы будете платить каждому сотруднику каждый месяц. Более крупные компании предпочитают  приводить прогнозные данные по отделам (например, «отдел маркетинга», «отдел продаж» и т.д.). Также прогноз оплаты труда содержит дополнительную статью расходов — стоимость работы сотрудника сверх заработной платы. Эта сумма включает в себя отчисления в фонд заработной планы, страховые взносы и прочие суммы, которые работодатель обязан ежемесячно выплачивать за каждого штатного работника.

Отчет о прибылях и убытках

Отчет о прибылях и убытках подытоживает ваши финансовые дела, отвечая на вопрос: компания приносит прибыль или терпит убытки? Для составления отчета используются данные из прогноза продаж и прогноза оплаты труда. Также в Отчете должны быть перечислены все текущие расходы, связанные с ведением вашего бизнеса. В итоговой строке Отчета ваши расходы вычитаются из ваших доходов. Тогда становится ясно, способен ли ваш бизнес ежемесячно приносить прибыль или же он будет нерентабельным.

Обычно отчет составляется в виде таблицы, в которой указываются следующие показатели:

• Продажи (доход, или прибыль). Суммарная прибыль, которую приносит ваш бизнес. Этот показатель можно взять из прогноза продаж.
• Себестоимость реализованной продукции. Общая стоимость проданных товаров или услуг. Этот показатель также можно взять из прогноза продаж. Если ваша компания занимается оказанием услуг, этот показатель также можно назвать «Себестоимость продаж» или «Прямые издержки».
• Валовая прибыль. Чтобы получить этот показатель, необходимо вычесть Себестоимость реализованной продукции из Продаж. Зачастую этот показатель также указывается в виде процента от общего объема продаж (Валовая прибыль/Продажи = Процент валовой прибыли).
• Операционные издержки. Издержки, связанные с ведением бизнеса, за исключением Себестоимости реализованной продукции. Также этот показатель не включает в себя суммы налогов, износа и амортизации. Показатель включает в себя расходы на заработную плату, расходы на исследования и разработку, маркетинговые издержки и другие виды издержек.
• Общие операционные издержки. Это сумма всех Операционных издержек.
• Операционный доход, или прибыль до уплаты процентов, налогов и начисления износа и амортизации. Этот показатель рассчитывается следующим образом: Продажи – Общие операционные издержки – Себестоимость реализованной продукции = Операционный доход.
• Процент, налоги, износ и амортизация. Если у вашей компании имеются эти статьи расходов, укажите их под строкой Операционный доход.
• Общие издержки. Операционные издержки + Проценты, налоги, износ и амортизация = Общие издержки.
• Чистый доход. Это самая важная итоговая строка, которая показывает, принесла ли ваша компания прибыль или понесла убытки за конкретный месяц или год.

Отчет о движении наличных средств

Отчет о движении наличных средств часто путают с Отчетом о прибылях и убытках, однако это два отдельных документа, которые служат совершенно разным целям. В Отчете о прибылях и убытках рассчитываются ваши прибыли и убытки, а Отчет о движении наличных средств позволяет отслеживать, какой суммой денег (наличных или на банковских счетах) вы располагаете на данный момент.

Чтобы понять разницу между этими двумя документами, необходимо различать понятия «наличные средства» и «прибыль». Представьте, что вы продали товар покупателю. Вы отправляете покупателю счет, на оплату которого у него есть от 30 до 60 дней. Хотя вы не получите наличность сразу, в свой Отчет о прибылях и убытках вы внесете запись о прибыли в день, когда вы продали товар.

В отчете о движении наличных средств указывается начальная сумма денежных средств, имеющихся у вас на данный момент. Затем к этой начальной сумме добавляются поступления (полученные наличными или по счетам-фактурам). Одновременно из начальной суммы вычитаются расходы на оплату счетов, возврат кредитов, уплату налогов и т.д. Общее движение наличных средств = поступления – расходы. Остаток средств = начальная сумма + поступления – расходы.

Отчет о движении наличных средств может указать вам на нехватку средств или, наоборот, на наличие достаточной суммы денег для покупки нового оборудования. Более того, анализируя Отчет, предприниматель видит, какая сумма инвестиций или кредита ему необходима для развития своего бизнеса. Если у вашей компании кончатся денежные средства, вы будете вынуждены закрыть свой бизнес и покинуть рынок. Чтобы этого не случилось, регулярно проверяйте свой Отчет, чтобы своевременно выявлять проблему нехватки денег и искать возможности привлечения дополнительных средств.

Балансовый отчет

Балансовый отчет является последним финансовым документом в бизнес-плане, который отображает финансовое положение вашего бизнеса. В этом документе перечисляются активы, пассивы и собственный капитал. Чтобы определить чистую стоимость компании, необходимо вычесть общую сумму пассивов из общей суммы активов.

Использование средств

Если вы хотите получить финансирование от инвесторов, вы должны рассказать, как вы собираетесь использовать полученные средства. Не нужно расписывать все расходы до последнего доллара. Просто укажите основные направления, на которые будут потрачены деньги (маркетинг, разработки и исследования, продажи, закупка оборудования и инвентаря и т.д.).

Стратегия выхода с рынка

Глава «Финансовый план» завершается стратегией выхода с рынка.
Стратегия выхода с рынка — это план продажи бизнеса другой компании или через первичное публичное размещение акций. Ваши инвесторы наверняка захотят узнать, каким вы видите этот процесс. Инвесторы заинтересованы в получении прибыли от своих инвестиций, а это возможно только в случае продажи вашей компании. Как и в других разделах, придерживайтесь принципа краткости. Перечислите несколько компаний, которые могут быть заинтересованы в покупке вашего бизнеса (если он будет успешен).

Приложение

Приложение не является обязательной составляющей бизнес-плана. Тем не менее, редкий бизнес-план обходится без приложений, в которых размещают диаграммы, таблицы, определения, юридические примечания и другую важную информацию, которая не была включена в готовый бизнес-план из-за своего большого объема или неуместности. Также здесь можно привести информацию о патентах или иллюстрации продукта.

Надеемся наша инструкция помогла вам написать бизнес-план. Если у вашей компании еще нет логотипа — попробуйте создать его бесплатно прямо сейчас с помощью Logaster.

SEO специалист компании Логастер. Публикует контент, связанный с дизайном, продвижением и стартапами на Hubspot, Hongkiat, Techradar и десятках других. На досуге уделяет время изучению японского языка.

Как составить план и получить от жизни желаемое

Представьте, что вы однажды проснулись и решили построить дом.

С чего вы начнете? Просто возьмете молоток и гвозди и приступите к работе? Или для начала подумаете над чертежами, очистите участок и подготовите прочный фундамент?

Если идея начать без плана кажется вам смешной — вы абсолютно правы. Это практически гарантия провала или, как минимум, очень хлипкой постройки. Но именно это вы делаете со своей жизнью, если не составляете план.

Сначала внесем ясность: наличие плана отличается от наличия цели. У многих людей есть цели, например, найти новую работу, заработать больше денег или похудеть. Но без плана достижения этих целей, согласно исследованиям, 92 процента людей терпят неудачу.

Что делают оставшиеся восемь процентов преуспевших, о чем не знаем мы, все остальные? Они знают, что «цель без плана — это просто желание».

Преимущества планирования

Если вам хочется прямо сейчас сделать жизнь лучше, создание плана кажется неприятным неудобством. Однако путешествовать гораздо проще, если у вас есть карта местности — будь то путешествие, повышение по работе или начало нового бизнеса.

Вот четыре четких преимущества планирования:

• Повышение продуктивности. Если вы знаете, как добраться из одного места в другое, вы с меньшей вероятностью пострадаете от так называемого «бессилия от изобилия». Планирование не позволит вам тратить энергию на ненужные задачи, и, как говорит автор Брайан Трейси, «каждая минута, потраченная на планирование, экономит до десяти минут от выполнения задачи».
• Повышение концентрации. Планирование помогает сосредоточиться на поставленной задаче — вы знаете, что вам нужно сегодня сделать и почему. Это помогает лучше контролировать ситуацию, показывая, что вы можете контролировать и над чем вы не властны.
• Большая уверенность в себе. Если вам никогда не удавалось добиться поставленных целей, возможно, вы никогда не создавали эффективный план по их достижению. Вы удивитесь, как многое вы можете сделать с планом.
• Повышение самосознания. Создать план — значит начать понимать самого себя. План помогает узнать ваши увлечения и приоритеты, а также то, насколько они отражают ваши истинные ценности. Вы познакомитесь со своими склонностями, сильными и слабыми сторонами — и поймете, как с ними обращаться!

Когда вы составляете план, вы создаете невидимый путь от отправной точки в настоящем к вашей цели в будущем. Таким образом ваша цель перемещается из области фантазий в реальность.

Как создать план, который работает

Теперь, когда мы разобрали важность планирования, мы предлагаем четыре шага для создания плана.

Запишите свою цель

Как только вы определились с целью, запишите ее. Доктор Гейл Мэтьюз из Доминиканского университета Калифорнии обнаружил, что простое написание цели увеличивает вероятность ее достижения на 42 процента.

Сначала представьте вашу цель. Закройте глаза и попробуйте ее увидеть … почувствовать, попробовать. Теперь запишите все настолько подробно, насколько это возможно, используя формулу SMART:

• Конкретная. Это «кто, что, когда, где и почему» вашей цели. Опишите, как именно вы определяете успешно достигнутую цель, и перечислите действия, которые вы готовы предпринять для ее достижения.
• Измеримая. Как вы будете измерять успех? Например, если ваша цель — сэкономить деньги, на сколько вам нужно сократить расходы? Как говорит писатель Пауло Коэльо : «Никто не может поразить цель с закрытыми глазами».
• Достижимая. У вас есть необходимые навыки для достижения цели? Если нет, можете ли вы их получить? Не подумайте, это не должно вас разубедить идти к цели; скорее это должно мотивировать вас ставить реалистичные цели и обращаться за помощью в случае необходимости.
• Актуальная. Вы действительно хотите добиться этой цели? Это соответствует вашим амбициям? Создание «карты жизни» с использованием подхода Swiss PDP может помочь вам разобраться, что для вас действительно важно.
• Ограниченная по времени. Когда вы хотите добиться цели? Если у вас нет четких сроков, у вас не будет необходимости приступать к реализации цели. Ограничение по времени мотивирует начать действовать, пока не стало слишком поздно.

Профессиональные советы:

• Как только вы определились с целью, запишите ее в шаблон Evernote Цели на год. Если цель записана а бумаге, отсканируйте ее в Evernote, чтобы она не вылетела из памяти.
• Используйте Web Clipper, чтобы сохранить любую мотивирующую информацию из Интернета, которая может помочь приблизиться к цели.
  

Создайте план, разделив вашу цель на отдельные задачи

Определение цели — важный первый шаг. Но слишком масштабные цели могут казаться неподъемными. К сожалению, на этом этапе многие сдаются.

Не сдавайтесь, просто, зная цель, попробуйте разбить ее на задачи. Например, если вы хотите построить бизнес с нуля за два года, какой у вас план на ближайший год? На шесть месяцев? Что должно быть готово уже на следующей неделе?

Создайте план, разбивающий цель на маленькие этапы. Запишите каждый шаг и установите срок его завершения. Таким образом, вы не сталкиваетесь с непреступной скалой, а просто переставляете ногу с одной ступени на другую. Каждое утро вы знаете, что нужно сделать в течение дня.

Профессиональный совет:

• Используйте шаблоны Evernote Ежедневник и Еженедельник, чтобы разбить цель на задачи. Опишите каждый шаг, который вам нужно сделать, и не забывайте хвалить себя за достигнутые результаты!

Ежедневно пересматривайте свой план

От плана нет никакого смысла, если вы ни разу на него не взглянете. Чтобы не сбиться с курса, регулярно возвращайтесь к первоначальному плану — по возможности ежедневно.

Читайте цели вслух, лучше всего делать это утром сразу после пробуждения. Это отличный способ настроиться на продуктивный день и сосредоточиться главном: на плане, который вы разработали, и на конкретных действиях, которые приблизят вас к вашей цели.

Профессиональные советы:

• Установите напоминание о своей цели на одно и то же время каждый день. Когда вы получите напоминание, потратьте несколько минут, чтобы открыть заметку и продумать планы на день по достижению цели.
• Добавьте свой план в ярлыки в Evernote. Таким образом, он всегда будет виден в верхней части списка в левой части экрана.

Будьте целеустремленными

Если ваша цель слишком амбициозна, вам нужно сосредоточиться на ее достижении — в конце концов, мы говорим о деле жизни.

Выполнив каждую часть плана, найдите время, чтобы оценить результаты. Это позволит отпраздновать достижения и переоценить проект: он все еще актуален? Нужно ли что-то скорректировать? Переключение внимания на поставленную цель поможет вам вспомнить, почему вы все это начали, и даст вам заряд энергии на будущее.

Профессиональные советы:

• Поделитесь планами с другом. Если кто-то узнает о ваших планах, вы будете более ответственно относиться к поставленной цели, друг может стать источником мотивации и поддержит вас в сложный период.
• Наряду с основной целью, не забывайте возвращаться к ежедневным и еженедельным планам, чтобы максимально эффективно использовать время.

Достижения в жизни не даются случайно; это результат тщательного планирования и решимости добиться успеха. Как только вы создадите четкий план по достижению цели, вы удивитесь, насколько возрастет ваша мотивация. Теперь достижение — это только вопрос времени.

---

Примечание автора: хотя я не цитировал его в этой статье, я обязан вдохновением культовой книге Наполеона Хилла «Думай и богатей». Несмотря на то, что книга была написана в 1937 году, многие из принципов, которые он назвал важными для достижения успеха, остаются в силе и сегодня. Возможно, язык немного устарел, но если смотреть сквозь призму того времени, книга остается отличным руководством по планированию успешной жизни.

Полное руководство по планированию проекта

Условия планирования проекта

Прежде чем мы углубимся в процесс планирования проекта, полезно ознакомиться с некоторыми терминами, с которыми вы столкнетесь. Вот список общих терминов, с которыми вы встретитесь в этом руководстве.

• Результат: Результаты проекта, такие как продукт, услуга, отчет и т. Д.
• Заинтересованное лицо: Любой человек, заинтересованный в проекте — руководитель проекта, спонсор проекта, члены команды, клиенты, и т.п.
• Задачи: Небольшие задания, которые приводят к окончательному результату.
• Этап: Конец одной фазы проекта и начало следующей.
• Ресурсы: Все, что вам нужно для завершения проекта, например персонал, расходные материалы, материалы, инструменты, люди и многое другое.
• Бюджет: Оценка общей стоимости выполнения проекта.
• Отслеживание и мониторинг: Сбор данных по проекту и проверка того, что они отражают запланированные вами результаты.

Этапы планирования проекта

Теперь мы собираемся провести вас через основных этапов планирования проекта :

1. Обрисовать бизнес-модель
2. Определить объем проекта
3. Установить цели и задачи
4. Краткое описание результатов
5. Создайте график проекта
6. Назначьте задачи своей команде
7. Оцените риски
8. Сообщите о своем прогрессе

Следуя этим этапам планирования проекта, вы уясните, чего вам нужно достичь, и разработайте процессы, необходимые для этого и разработайте план действий относительно того, как вы собираетесь продвигаться в этом направлении.

1. Краткое изложение экономического обоснования

Если у вас есть проект, для него есть причина — это ваше экономическое обоснование. В бизнес-модели излагаются причины, по которым проект запускается, его преимущества и окупаемость инвестиций. Если есть проблема, которую решают, то эта проблема описана здесь. Бизнес-модель будет представлена ​​тем, кто принимает решения в вашей организации, с объяснением, что и как нужно делать. В случае одобрения у вас есть проект.

2. Встречи с заинтересованными сторонами

У каждого проекта есть заинтересованные стороны, те, кто кровно заинтересован в проекте.От тех, кто извлекает из этого выгоду, до тех, кто несет ответственность за его успех. Следовательно, при планировании любого проекта необходимо определить, кто эти заинтересованные стороны, от клиентов до регулирующих органов. Встреча с ними имеет решающее значение для получения лучшего представления о том, что представляет собой проект и чего ожидается от конечного результата.

3. Определите объем проекта

Это относится к работе, необходимой для достижения целей проекта и создания необходимых результатов. Объем проекта должен быть определен и организован иерархической структурой работ (WBS).Таким образом, объем проекта включает в себя то, что вы должны сделать в проекте (конечные результаты, промежуточные результаты, рабочие пакеты, действия, задачи), но также и то, что несущественно. Последнее важно, потому что знание того, что не является приоритетным, помогает избежать сползания прицела; то есть использовать ценные ресурсы для чего-то, что не является ключом к успеху вашего проекта.

4. Ставьте цели и задачи

Цели и задачи — разные вещи, когда дело доходит до планирования проекта. Цели — это результаты, которых вы хотите достичь, и обычно они широкие.С другой стороны, цели более конкретны; измеримые действия, которые необходимо предпринять для достижения вашей цели. При планировании проекта цели и задачи, естественно, вытекают из экономического обоснования, но на этом этапе вы углубляетесь в детали. В некотором смысле вы настраиваете цели, сформулированные в бизнес-кейсе, и создаете четко определенные задачи. Эти цели и задачи собраны в уставе проекта, который вы будете использовать на протяжении всего жизненного цикла проекта.

5. Краткое содержание результатов

У проекта может быть множество результатов.Результатом может быть товар, услуга или результат, необходимые для выполнения задачи, процесса, фазы, подпроекта или проекта. Например, конечный результат является причиной проекта, и как только этот результат создается, проект завершается. Как определено в объеме проекта, проект состоит из подпроектов, фаз, рабочих пакетов, действий и задач, и каждый из этих компонентов может иметь конечный результат. Первое, что нужно сделать, это определить, каков будет окончательный результат и как вы узнаете, что качество соответствует ожиданиям ваших заинтересованных сторон.Что касается других результатов проекта, они также должны быть идентифицированы, и кто-то из команды должен нести ответственность за их успешное выполнение.

6. Создайте расписание проекта

Расписание проекта — это то, на чем все держится. Все зависит от времени, от задач до бюджета. Графики составляются путем сбора всех задач, необходимых для достижения вашего окончательного результата, и установления их на временной шкале, которая заканчивается к вашему крайнему сроку. Это может привести к неуправляемой работе впереди, поэтому графики разбиты на фазы, обозначенные вехами, которые отмечают конец одной фазы проекта и начало следующей.

7. Назначьте задачи

План установлен, но он все еще существует в абстрактном виде, пока вы не возьмете задачи из своего расписания и не начнете назначать их своей команде. Следовательно, вам необходимо собрать команду, обладающую навыками и опытом, необходимыми для выполнения проекта. Их роли и обязанности должны быть четко определены, чтобы они знали, что делать. Затем, когда вы назначаете им задачи из своего плана, они должны быть четкими, с указаниями и любой сопутствующей документацией, которая потребуется им для выполнения задач.

8. Оценка риска

Каждый проект имеет определенный уровень риска. Существует несколько типов рисков, таких как, среди прочего, риск объема работ, технические риски и риск графика. Даже если ваш план проекта тщательный, внутренние и внешние факторы могут повлиять на время, стоимость и масштаб вашего проекта (тройное ограничение). Следовательно, вы должны рассматривать свое планирование как гибкое. Есть много способов подготовиться к риску, например, разработать план управления изменениями, но на данный момент самое важное, что нужно сделать, — это отслеживать ваш прогресс на всем этапе выполнения с помощью отчетов о статусе проекта и / или программного обеспечения для планирования проекта для отслеживания рисков. .

9. Сообщите о своем прогрессе

Ваша конечная цель — обеспечить успешный проект для ваших заинтересованных сторон. Они вложили деньги и не будут удовлетворены, пока проект не завершится. Построив иерархическую структуру работ (WBS) на этапе планирования проекта, вы можете разбить проект для них, чтобы они понимали, как будет выполняться ваш план проекта. Информирование заинтересованных сторон важно для управления их ожиданиями и обеспечения их удовлетворения.Регулярные встречи, на которых вы представляете отчеты о проделанной работе, — отличный способ показать им, что все идет вперед по плану, и задать любые вопросы или проблемы, которые могут у них возникнуть.

Как ProjectManager.com помогает с вашими планами проектов

Программное обеспечение для планирования проектов — это инструмент, который помогает планировать, организовывать и управлять расписанием и ресурсами, необходимыми для завершения проекта. Одним из наиболее часто используемых инструментов управления проектами является Microsoft Project, но ProjectManager.com — одна из лучших альтернатив для планирования проектов.ProjectManager.com — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, которое организует проекты от планирования до завершения. Подпишитесь на бесплатную 30-дневную пробную версию и следуйте инструкциям, чтобы составить подробный план проекта, охватывающий все детали.

1. Составьте список ваших задач для плана.

Задачи — это строительные блоки любого проекта, и начало любого плана — это определение всех задач, которые приводят к вашему окончательному результату.

Откройте инструмент, чтобы добавить свои задачи на диаграмму Ганта или в одно из других множественных представлений проекта.Вы можете импортировать список задач из любой электронной таблицы или использовать один из наших шаблонов для начала.

2. Добавление длительности и затрат к задачам

У каждой задачи есть расчетная продолжительность, то есть время, необходимое для ее выполнения. Им также потребуется определенная сумма финансирования, которую необходимо собрать, чтобы сформулировать ваш план.

Добавьте даты начала и окончания для каждой задачи в диаграмме Ганта, и они заполнят временную шкалу проекта, чтобы вы могли видеть весь проект в одном месте.Также есть столбец для стоимости задачи.

3. Связанные задачи

Задачи не всегда отделены друг от друга. Часто один не может начать или остановиться, пока другой не начнется или не остановится. Это называется зависимостью задач и должно быть отмечено в вашем плане.

Свяжите зависимые задачи, перетащив одну на другую. Пунктирная линия указывает на то, что они связаны, чтобы вы знали об этом и могли избежать узких мест в дальнейшем в проекте.

4. Установите контрольные точки и базовый уровень

Контрольная точка указывает на конец одной фазы и начало другой, что помогает отслеживать и поддерживать боевой дух.Базовый план определяет ваш план, чтобы вы могли сравнить его с фактическим прогрессом.

На диаграмме Ганта есть фильтр, который автоматически устанавливает базовый уровень, поэтому вы можете использовать его для отслеживания фактического прогресса в сравнении с планом. Базовую линию также можно заблокировать одним щелчком мыши.

5. Создание команды и назначение

Объединение команды и инструмента — вот как план проекта становится актуальным. Чем проще и плавнее этот переход, тем быстрее вы приступите к работе над проектом.

Пригласите свою команду из программы, и она сгенерирует электронное письмо со ссылкой.Перейдя по этой ссылке, они окажутся в системе и получат доступ к инструментам, необходимым для управления своими задачами.

6. Отслеживайте прогресс и сообщайте заинтересованным сторонам

Отслеживание вашего прогресса и последующее обновление информации о заинтересованных сторонах — это то, как вы держитесь в русле и управляете ожиданиями заинтересованных сторон.

Наблюдайте за прогрессом на нашей панели в реальном времени, которая вычисляет данные и отображает их по шести метрикам проекта. Отчеты можно фильтровать и публиковать для более глубокого изучения этих цифр.

7. Скорректировать план по мере необходимости

Ни один план не остается неизменным на протяжении всего проекта. Что-то случается, и требуются перемены. Таким образом, возможность легко редактировать свой план является ключом к планированию проекта.

Измените свой план на диаграмме Ганта простым перетаскиванием. Переместите старую дату на новую дату, и не только эта задача будет исправлена, но и все затронутые задачи также обновятся автоматически.

ProjectManager.com — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогает менеджерам планировать и помогает группам организовываться.Диаграммы Ганта контролируют все аспекты вашего плана проекта, от планирования до назначения задач и даже отслеживания хода выполнения. Несколько представлений проекта обеспечивают прозрачность рабочего процесса и предоставляют каждому инструменты, необходимые для достижения наилучших результатов.

Готовы составить свой план? Попробуйте ProjectManager.com сегодня с помощью этой бесплатной 30-дневной пробной версии.

Менеджер проекта отвечает за составление плана проекта, и, хотя вы не можете составить весь контент самостоятельно, вы будете тем, кто нажимает клавиши, чтобы напечатать все это.Используйте шаблоны, чтобы сэкономить время. Загрузите наш бесплатный шаблон плана проекта и напишите свой план в два раза быстрее!

Какова цель плана проекта?

Цель плана проекта — служить руководством для этапов выполнения и контроля. План проекта предоставляет всю информацию, необходимую для фазы выполнения, такую ​​как цели проекта, задачи, объем работ, этапы, риски и ресурсы. Затем эта информация помогает менеджерам проектов отслеживать и контролировать ход проекта.

Вначале мы планируем сэкономить время позже. Хороший план проекта означает, что вам не нужно беспокоиться о том, появятся ли участники проекта в нужные даты, потому что вы запланировали их присутствие. Вам не нужно беспокоиться о том, как оплачивать эти счета — вы спланировали свой финансовый процесс. Вам не нужно беспокоиться о том, все ли согласны с тем, как выглядит качественный результат — вы уже спланировали, какие меры качества вы собираетесь использовать.

Хороший план проекта определяет процессы, которым должны следовать все, чтобы избежать многих головных болей в будущем.Например, если вы укажете, что оценки будут составляться экспертами в предметной области на основе их суждений, и это будет одобрено, впоследствии никто не сможет жаловаться на то, что они хотели, чтобы вы использовали другой метод оценки. Они знали о сделке с самого начала.

Планирование упрощает работу.

Планы проектов также очень полезны для отслеживания прогресса. Вы можете вернуться к ним и проверить, что вы сказали, что собираетесь сделать и как, сравнивая это с тем, что вы делаете на самом деле.Это дает вам хорошую проверку реальности и позволяет при необходимости изменить курс, возвращая проект в нужное русло.

Инструменты, такие как информационные панели, могут помочь вам убедиться, что ваш проект идет по плану. ProjectManager.com имеет панель управления в реальном времени, которая автоматически обновляется при обновлении задач.

Элементы плана проекта

Процесс планирования проекта, который уже обсуждался, лишь поверхностно описывает то, что является глубоким кладезем практик, созданных для управления вашим проектом.Они начинаются с диалога — общения с заинтересованными сторонами, командами и т. Д.

Результатом этапа планирования является документ, называемый планом проекта. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) — Fifth Edition говорит, что план проекта состоит из множества вспомогательных планов. К ним относятся:

• План управления человеческими ресурсами в команде с точки зрения доступности и навыков
• План управления затратами и элементами бюджета проекта, включая любые закупки или взаимодействие с поставщиками, которые могут у вас быть
• A Связь план, определяющий, кто, когда и в каком формате будет получать сообщения о проекте
• План работы с рисками проекта, включая процессы регистрации и отслеживания рисков
• План качества, определяющий целевые показатели качества для проекта

Это много документации.

На самом деле, вы редко будете представлять их как отдельные документы. Что вам нужно, так это план проекта, в котором рассказывается о важных элементах каждого из них. В любом случае нет смысла создавать большой документ, который точно описывает, как работает ваш бизнес. Если у вас уже есть структурированный процесс управления рисками, не теряйте время, записывая все это снова в план проекта.

План вашего проекта должен включать достаточно информации, чтобы быть уверенным, что вы точно знаете, какие процессы и процедуры необходимо соблюдать и кто должен участвовать.Получите одобрение вашего плана проекта заинтересованными сторонами, спонсором проекта и вашей командой, чтобы не было никаких сюрпризов. Как объяснялось выше, диаграммы и методы планирования проекта, такие как диаграммы Ганта, CPM, WBS или PERT, могут помочь вам в создании плана проекта.

Сколько времени занимает этап планирования проекта?

Сложно ответить. Планирование высадки на Луну займет больше времени, чем новое приложение для знакомств.

Лучший способ оценить, сколько времени займет фаза планирования вашего проекта, — это посмотреть на аналогичные проекты, которые выполнялись ранее, и посмотреть, сколько времени потребовалось для их планирования.Также поговорите с менеджером проекта, если сможете, потому что он поймет, хватило ли этого времени или нет!

Легко увидеть, сколько времени заняли другие проекты, если у вас есть инструмент управления проектами, который архивирует ваши старые расписания проектов и делает данные доступными для всех, кто в них нуждается. Затем вы можете искать похожие проекты и подробно изучать их графики.

Методы разработки планов проектов

План проекта — это разработка того, что и как делать, поэтому вам нужно привлечь много людей.Существует несколько хороших инструментов и методов для получения информации от других людей, в том числе:

• Семинары
• Индивидуальные встречи или интервью
• Опросы или фокус-группы клиентов для сбора и проверки требований.

Вам также следует вооружиться инструментом управления задачами, например списком или доской канбан. Они невероятно полезны для записи важных вещей, которые должны быть в вашем плане проекта. Программное обеспечение Kanban Board может помочь структурировать ваш план, записав ключевые заголовки и затем перемещая их по мере необходимости, пока вы не получите поток, который выглядит правильно.

Наконец, вам понадобится онлайн-система управления проектами для хранения вашего плана. Убедитесь, что у всех в команде есть доступ к последней версии плана проекта.

Как управлять планом вашего проекта

План вашего проекта — это не высеченный на камне документ. Вы должны возвращаться к нему и вносить в него изменения так часто, как вам нужно. Его части, такие как расписание вашего проекта, будут меняться почти ежедневно. Другие части, такие как планы закупок и процессы управления затратами, вообще не изменятся в течение всего срока реализации вашего проекта.

Важно помнить, что если ваш план не работает для вас, подумайте, что вы можете сделать, чтобы его изменить. Он нужен для руководства вашим проектом, а не для ограничения ваших поступков. Если вам нужно проверить, как вы управляете ресурсами проекта, вернитесь и просмотрите его. Внесите необходимые изменения, снова утвердите план и поделитесь им с командой.

Как планировать, когда у вас нет ответов на все вопросы

Да, такое случается — в большинстве случаев! Редко бывает иметь всю информацию в начале проекта.Большинство менеджеров хотят, чтобы вы погрузились в процесс и приступили к работе, но вы можете не позволить себе роскошь знать все детали.

Ничего страшного; у нас есть методы, которые помогут справиться с неопределенностью.

Во-первых, предположение проекта. Вы используете их, чтобы сделать оговорки в своем плане и задокументировать то, что вы считаете правдой на данный момент. Например:

• Мы предполагаем, что ресурсы будут доступны.
• Мы предполагаем, что необходимое финансирование имеется.
• Мы предполагаем, что запрошенные цвета будут соответствовать бренду компании и что маркетинговое подтверждение не требуется.

Вы понимаете. Затем, если команда дизайнеров вернется и скажет, что они хотят, чтобы продукт был полностью новой палитры цветов и что Маркетинг должен это одобрить, вы справедливо говорите, что вам придется изменить временные рамки в расписании, чтобы сделать это возможно.

Вы планировали, основываясь на предположении (с которым все согласились, потому что документ утвержден), и это предположение оказалось неверным.

Следующие шаги по планированию проекта

Самое важное, что нужно помнить, — это то, что вы не должны торопиться с планированием проекта.При правильном выполнении планирование проекта требует времени. И стоит делать это правильно, потому что, если вы этого не сделаете, мы гарантируем, что вы столкнетесь с проблемами позже, поскольку люди не поймут, что они должны делать и почему.

Хорошее планирование ведет к успеху. Это дает вам уверенность в том, что у вас есть все процессы, инструменты и системы, необходимые для достижения идеального результата.

Теперь, когда вы узнали все о планировании проектов, пора действовать. Подпишитесь на бесплатную 30-дневную пробную версию ProjectManager.com и начните планировать свой проект уже сегодня!

Начать бесплатную пробную версию

Напишите план проекта, которым вы гордитесь (+ примеры планов проекта)

Как создать идеальный план проекта за 10 шагов

Теперь давайте узнаем, как составить план проекта — тот, который работает в гармонии с тем, как мы управляем проектами в 21 веке.

Мы создали этот контрольный список плана управления проектом в качестве удобного руководства для создания плана проекта для любого проекта.Будь то большой торт, большая платформа веб-сайта или что-то нецифровое, принципы и шаги одинаковы.

Вот краткое описание шагов в инфографике. Читайте подробные объяснения ниже.

Контрольный список плана управления проектом

В этом контрольном списке плана управления проектом мы упростили написание плана проекта до десяти простых шагов:

1. Определите рабочий процесс
2. Определите горизонт планирования
3. Разбейте его
4. Спросите, не угадайте
5. Вопрос при допросе
6. Дайте время для внесения исправлений
7. Планируйте, не планируйте
8. Заканчивайте скважину
9. Анализ и оптимизация после проекта
10. Основные этапы и исходные данные

1.Определите свой рабочий процесс

Составьте приблизительный план. Набросайте общий ход вашего проекта от начала до завершения. Обозначьте каждую фазу проекта и возможные действия и задачи, необходимые на каждой фазе для завершения проекта.

При создании плана проекта иногда может возникнуть соблазн сразу погрузиться в инструмент планирования проекта и добавить туда все задачи, которые необходимо выполнить. Но прежде чем добавлять конкретные задачи и вехи проекта, убедитесь, что вы правильно поняли общую структуру проекта.Это означает, что сначала необходимо определить рабочий процесс и различные этапы работы. Если вы сделаете это правильно, это значительно упростит последующее добавление конкретных задач. На этом этапе вы думаете не о реальных задачах, а о том, как задачи можно сгруппировать вместе и о подгруппах работы в рамках каждой фазы.

2. Определите свой горизонт планирования

Насколько вы реалистичны? Определите, насколько далеко вы можете точно спланировать наперед. Подробно планируйте только то, что вы знаете, и делайте щедрые скидки на остальную часть проекта, чтобы не перегружать себя и свою команду.

Горизонт планирования — это промежуток времени, который можно и целесообразно спрогнозировать на будущее при подготовке плана проекта. В целом продолжительность горизонта планирования определяется степенью неопределенности во внешней среде: чем выше неопределенность, тем короче горизонт планирования. Детальное планирование всего проекта может оказаться невозможным, поэтому планируйте подробно только то, что вы знаете, на той стадии, в которой вы находитесь, и делайте щедрые скидки на остальную часть проекта.

3. Разбейте на части

Разберитесь в деталях. Разбейте этапы и задачи проекта на небольшие подзадачи, каждая не более чем на несколько дней. Это упрощает определение отсутствия каких-либо шагов и упрощает оценку вашей команде.

После того, как рабочий процесс установлен, горизонт планирования определен, высокоуровневое планирование должно стать более подробным — оно должно быть разбито на как можно больше мелких подзадач. Когда вы пытаетесь точно оценить, сколько времени займет этап проекта, важно разделить задачи на как можно больше составных частей.Это означает принятие задачи и определение всех подзадач, составляющих сумму этой задачи, а для этих задач — делать то же самое, чтобы каждой подзадаче можно было назначить определенный временной масштаб.

4. Спрашивайте, не угадывайте

Не придумывайте сами. Дайте вашей команде контекст, приблизительную цифру для начала, и помогите им совместно провести правильную оценку. Делитесь предположениями, зависимостями и решайте, кто что и когда может делать.

Когда вам нужно составить план проекта, проще всего угадать, сколько времени может потребоваться для выполнения каждой из этих составных частей.Это вариант, но не особо умный. Гадание не только даст вам плохой план по срокам, но и не даст вам основания для обсуждения с клиентом, и никто не сможет разделить вину, если вы предположите неверно.

5. Вопрос при опросе

Когда ваша команда дает вам оценку, продолжайте спрашивать «почему» и «как», чтобы помочь им продумать свой подход, выявить любые возможности повышения эффективности и убедиться, что вы понимаете, что входит.

Помимо того, что вы просто просите кого-то оценить, сколько времени это займет, вам нужно помочь ему понять контекст вокруг его оценки. Бесполезно просто спрашивать кого-нибудь, сколько времени займет изоляция. Поскольку они предоставят вам приблизительный график времени, вам нужно начать расспрашивать, как они пришли к этой цифре. Вы часто обнаружите, что, когда вы начнете разбираться в деталях их оценки, они начнут думать об элементах, которые они забыли включить, и вы начнете понимать зависимости между отдельными задачами.

6. Дайте время для внесения поправок

Поправки или изменения в проекте неизбежны. Найдите время для проверки и корректировки циклов как внутри компании, так и с клиентами и заинтересованными сторонами проекта.

Одна вещь, которую часто упускают из виду при создании плана проекта, — это время на пересмотр и корректировку циклов. Поправки или изменения в проекте неизбежны. Клиенты любят что-то менять и вносить свой вклад в проект. Итак, независимо от того, насколько тесно вы связаны со своим клиентом в проекте, вам необходимо внести поправки.

7. Планируйте, чтобы не планировать

Проекты никогда не идут по плану. Недостаточно просто спланировать лучший сценарий или план А — вам также нужно включить в план А, План, Б и План С.

Поправить грань между оптимизмом и прагматизмом может быть сложно при создании плана проекта. Создание плана проекта, который дает гибкость для предотвращения непредвиденных изменений, имеет решающее значение для успеха проекта. Недостаточно просто спланировать лучший сценарий или план А — вам также нужно включить в план А, План, Б и План С.

8. Хорошо закончить

Завершение проектов должным образом может быть непростым делом. Составьте надежный план и выделите достаточно времени для завершающих этапов вашего проекта, когда вы загружаете контент, проверяете качество, тестируете, получаете утверждения, вносите изменения DNS и развернуть в производство.

Планирование заключительных этапов живого проекта может показаться одним из самых простых — завершите его и просто начните жить! Однако заключительные этапы проекта могут быть наиболее сложными, поскольку зависимости полностью реализованы, и важно иметь надлежащий план, чтобы убедиться, что все может быть развернуто в реальном времени, а проект закрыт должным образом.

9. Послепроектная проверка и оптимизация

Реализация проекта — еще не конец. Включите в план проекта этап тестирования и анализа после запуска для измерения производительности, внесите все необходимые оптимизации и запишите все извлеченные уроки.

Одна из самых упускаемых из виду частей проекта — это то, что происходит, когда он запускается. В эйфории и волнении от реализации проекта планирование эффективного закрытия проекта иногда упускается из виду.Слишком часто план проекта заканчивается одной вехой — датой реализации проекта. Хотя проект может быть запущен, он еще не закончен. Фактически, окончание первой фазы проекта должно означать начало следующей фазы.

10. Основные этапы и исходные данные

Следите за выполнением проекта, используя этапы, чтобы проектная группа и заказчик четко понимали ключевые даты. Следите за прогрессом с помощью базовых показателей, чтобы отслеживать прогресс по сравнению с исходным планом проекта.

Чтобы помочь вам отслеживать, выполняется ли ваш проект по расписанию, убедитесь, что ваш проект завален вехами. Когда проект начнется, всем будет ясно, как выглядит прогресс, и быстро станет ясно, отстает ли проект от графика. Если вы будете использовать инструмент управления проектами, вы обычно можете легко установить контрольные точки с помощью перетаскивания, и программное обеспечение будет использовать их, чтобы вы могли быстро понять статус вашего проекта по мере продвижения.Использование контрольных точек гарантирует, что, когда проект начнется, проектная группа и клиент четко определят ключевые даты, которые необходимо выполнить проекту, чтобы не сбиться с пути.

Как спланировать проект за 1 час или меньше

Создание плана проекта может показаться пугающим, особенно если вы не технический менеджер. Систематический процесс планирования и простой шаблон плана проекта могут упростить вам задачу.

Из этой статьи вы узнаете:

Давайте нырнем.

Что такое простой план проекта?

План проекта — это документ, в котором определяется содержание проекта и излагаются его цели.Его также называют планом управления проектом. Поскольку каждый проект уникален, нет двух одинаковых планов проектов.

Планы проектов могут быть в форме документов, таблиц или графиков Ганта. Сроки диаграммы Ганта позволяют легко сообщать о расписании проекта всей команде.

План проекта отвечает на три основных вопроса:

• Какие действия вам нужно сделать?
• Кто будет заниматься этими видами деятельности?
• Когда начинается и заканчивается каждое действие?

Если план вашего проекта отвечает на эти четыре вопроса, значит, он выполняет свою работу.

Вы можете подумать: «Звучит здорово и все такое, но как мне ответить на эти вопросы». Это подводит нас к следующему пункту:

.

Как создать простой план проекта?

Процесс планирования проекта состоит из пяти этапов.

Как и все в управлении проектами, инструмент управления проектами поможет вам делать вещи быстрее и эффективнее. Этот инструмент может быть программным обеспечением для управления проектами или простым шаблоном планирования проекта (представленным ниже).

В этой статье давайте взглянем на Toggl Plan, простой инструмент планирования проектов, который идеально подходит для малых и средних команд.

Шаг № 1: Определите объем проекта

Перед тем, как ваша команда приступит к работе над проектом, необходимо четко определить масштаб проекта. Неспособность установить область действия приводит к уменьшению объема работ. И, в конечном итоге, к задержкам в реализации проекта, а иногда и к полному провалу проекта.

Объем проекта определяет, что включено, а что не включено в проект, в том числе:

• Цели и задачи
• Приоритеты
• Ограничения и риски

Очень важно задокументировать вышеуказанные моменты в документе о содержании.Как только объем утвержден клиентом, вы можете приступить к следующим этапам планирования проекта.

Шаг № 2: Захват, расстановка приоритетов и организация задач

Затем, исходя из целей и задач проекта, определите мероприятия проекта. Действия по проекту — это задачи, которые вы должны выполнить для реализации проекта.

Запишите идентифицированные задачи в простой документ шаблона плана проекта.

Вы также можете добавить определенные задачи в «Ящик задач» в Toggl Plan.Поле задач помогает фиксировать задачи, которые еще предстоит запланировать или назначить.

После того, как вы определили и записали все задачи, следующим шагом будет расстановка приоритетов для этих задач. Вот девять советов о том, как расставить приоритеты для задач.

В зависимости от вашего проекта, вы также можете разбить задачи на фазы. Конец каждой фазы в конечном итоге отмечает вехи проекта.

Шаг № 3: Создание временной шкалы проекта

Сроки выступают в качестве руководства для проекта. Они говорят вам, что нужно сделать, а когда — закончить.

Временная шкала — самая важная особенность любого плана проекта, потому что она показывает примерное время, которое член команды должен потратить на выполнение задачи. Если ваша временная шкала отключена, значит, весь ваш проект отключен.

В зависимости от приоритетов задач и зависимостей вы можете запланировать задачи на временной шкале Ганта. Узнайте, как создать временную шкалу Ганта в Microsoft Excel и Google Таблицах.

Используя временные шкалы плана Toggl Plan, вы можете перетаскивать записанные задачи на временную шкалу.Вы также можете настроить даты начала и окончания задачи, перетащив конец задачи.

Визуальная шкала времени имеет четыре уровня масштабирования. Таким образом, вы можете посмотреть подробное расписание на неделю или получить обзор на весь год.

Наконец, члены команды и другие менеджеры могут сотрудничать, чтобы помочь вам создать временную шкалу. Кроме того, вы также можете предоставить клиентам и другим заинтересованным сторонам доступ к временной шкале только для чтения.

Шаг № 4: Определите и распределите ресурсы

Распределение ресурсов — это отдельная тема.

Однако есть три основных шага, которые необходимо выполнить при управлении ресурсами.

• Определите ресурсы, у которых есть навыки, необходимые для выполнения определенных задач проекта.
• Некоторые из этих ресурсов могут быть недоступны во время расписания вашего проекта. Найдите доступные ресурсы на шаге выше.
• После того, как вы определили доступность ресурсов, назначьте доступный ресурс задаче.

В Toggl Plan с помощью шкалы времени группы можно легко определить доступные ресурсы и назначить их задаче.Кроме того, на основе оценок задач вы можете управлять рабочими нагрузками ресурсов из шкалы времени группы.

Шаг № 5: Добавьте вехи

Контрольные точки проекта — это промежуточные контрольные точки, предотвращающие перерасход проекта.

Крупные проекты разбиты на фазы. Конец каждой фазы знаменует собой веху. Разделение сроков реализации проекта на этапы дает следующие преимущества:

• Повысьте уровень успешности проекта, разделив риски и ограничения.
• Следите за ходом проекта и соответствующим образом корректируйте график и ресурсы.
• Сообщать о ходе работы заинтересованным сторонам.
• Повысьте боевой дух команды за счет поэтапной успешной доставки.

С помощью Toggl Plan вы можете легко добавлять вехи с цветовой кодировкой как в план, так и в сроки группы. Таким образом, все в команде будут знать о приближающихся сроках.

Бесплатные простые шаблоны планов проектов

Помимо инструментов планирования проекта, вы также можете использовать шаблоны для планирования проектов. Простые шаблоны планов проектов доступны в Интернете.Хотя некоторые из этих шаблонов являются платными, большинство из них можно загрузить бесплатно.

Давайте посмотрим на некоторые из лучших доступных сегодня вариантов шаблонов.

Простые шаблоны плана проекта для MS Word

Для Microsoft Word доступно несколько шаблонов планов проектов. Однако здесь очень мало гибкости по сравнению с использованием инструмента планирования проекта или даже электронной таблицы.

Тем не менее, вот несколько шаблонов, которые вы можете рассмотреть.

График планирования проекта

Это простой документ Microsoft Word, который можно использовать для отслеживания этапов и задач.Это простой шестинедельный календарь для планирования вашего проекта.

Шаблон плана проекта

для Word

Это еще один простой шаблон плана проекта для MS Word. С помощью этого шаблона вы можете добавлять задачи, записывать даты начала и окончания, а также отслеживать статус задачи.

Простые шаблоны плана проекта для Excel

С Excel вы получаете большую гибкость в управлении данными проекта. Кроме того, формулы Excel упрощают вычисление числовой информации. Вот лучшие шаблоны планов базовых проектов Excel.

Простая диаграмма Ганта

Этот простой шаблон Microsoft Excel помогает создать график проекта и визуализировать его в виде диаграммы Ганта.

Вы можете разбить проект на фазы и задачи, назначить задачи членам команды, а также установить даты начала и окончания задачи. Этот бесплатный шаблон идеально подходит для создания простых планов проектов.

Планировщик проектов Ганта

С помощью этого шаблона планирования проекта вы можете ввести дату начала, продолжительность и статус для каждой задачи.

Этот простой шаблон, основанный на диаграммах Ганта, поможет вам визуализировать график вашего проекта на временной шкале.

График вехи и задачи проекта

Этот шаблон позволяет отображать как задачи, так и вехи на временной шкале. Кроме того, вы можете легко визуализировать зависимости задач с помощью точечной диаграммы.

Однако учтите, что это премиум-шаблон. И доступен только подписчикам Microsoft Office 365.

Плюсы и минусы простых шаблонов плана проекта

Глядя на эти шаблоны, вы можете задаться вопросом, не слишком ли они упрощены.И есть ли недостатки в использовании этих шаблонов.

Конечно, эти шаблоны не идеальны и вызывают ряд проблем. Но сначала давайте посмотрим на преимущества, которые они приносят.

Преимущества использования шаблонов

• Экономит время : После того, как вы создали свой шаблон, вам не нужно тратить время на создание нового каждый раз, когда появляется проект. Вы просто вводите все детали и запускаете свой проект.
• Помогает спланировать общую картину : создав простой шаблон плана проекта, вы можете стратегически наметить каждый этап процесса и более четко увидеть общую картину.
• Гарантирует, что вы ничего не забудете : проекты содержат множество деталей, которые можно легко упустить из виду. Если вы создадите шаблон, вы не забудете никаких данных, необходимых для успешного завершения проекта.
• Легко начать работу : Простые шаблоны плана проекта доступны в Интернете. Большинство этих шаблонов бесплатны. А поскольку вы уже знакомы с MS Office, вам не нужно узнавать ничего нового.

Недостатки использования шаблонов плана проекта

• Отсутствие функций совместной работы : хотя вы можете добавлять комментарии к документам Office, работать вместе сложно.Работа над одним и тем же документом с коллегами может быстро стать хаотичной.
• Сложно обеспечить целостность данных : Ваши коллеги могут ошибочно обновить или удалить данные из таблицы или документа Excel. Поэтому вам нужно хранить резервные копии и следить за тем, чтобы все обновляли нужную версию.
• Управление несколькими версиями : В конце концов, поскольку используется несколько версий шаблона, вам нужно будет обеспечить включение содержимого из каждой версии.
• Низкая производительность : По мере добавления в шаблон дополнительной информации каждый должен искать конкретную информацию, которая ему нужна. Кроме того, ваша команда должна проявлять особую осторожность, чтобы случайно не обновить или не удалить информацию.

Лучшая альтернатива шаблонам планирования проекта

Учитывая недостатки, вы можете рассмотреть возможность использования инструмента планирования проекта. Использование онлайн-инструмента планирования проектов помогает вам совместно работать над планами проектов и экономит много времени и энергии.

Как мы уже видели, Toggl Plan упрощает планирование проектов. Лучше всего то, что это совершенно бесплатно для индивидуальных пользователей. Кроме того, проектные группы могут подписаться на бесплатную 14-дневную пробную версию, чтобы опробовать ее.

Начните работу с Toggl Plan бесплатно.

Лучшие шаблоны планов проекта для Excel

Предварительно созданный шаблон проекта

Smartsheet с диаграммой Ганта упрощает организацию задач, способствует общению и повышает прозрачность. В этом шаблоне продолжительность автоматически рассчитывается для вас, а интерактивная диаграмма Ганта позволяет перетаскивать панели задач для настройки дат.Мощные функции Smartsheet для совместной работы позволяют вам обсуждать прямо в плане проекта, прикреплять файлы и устанавливать предупреждения и напоминания.

Вот как использовать шаблон плана проекта в Smartsheet:

1. Выберите шаблон проекта

1. Перейдите на Smartsheet.com и войдите в свою учетную запись (или запустите бесплатную 30-дневную пробную версию)
2. На вкладке Home щелкните Create и выберите Browse All Solutions .
3. Введите « Project with Gantt Timeline » в поле Search или выберите Projects из списка категорий.
4. Щелкните плитку Project с временной шкалой Ганта , затем нажмите синюю кнопку Use .
5. Назовите свой шаблон, выберите, где его сохранить, и нажмите кнопку Ok .

2. Перечислите информацию о вашем проекте

Откроется готовый шаблон с образцом содержимого, заполненным для справки, и уже отформатированными разделами, подзадачами и подзадачами. В Smartsheet можно легко добавлять или удалять столбцы в зависимости от объема вашего проекта.

Просто щелкните столбец правой кнопкой мыши и выберите Вставить столбец слева / Вставить столбец справа , чтобы добавить столбец, или Удалить столбец , чтобы удалить столбец.

1. Добавьте задачи в столбец Имя задачи . Вы заметите, что иерархия уже отформатирована для вас. Поэтому не забудьте ввести имя фазы проекта или имя группы в поля Раздел 1, Раздел 2 и Раздел 3 (это называется родительской строкой. Для получения дополнительных сведений об иерархии щелкните здесь)
2. Введите свои задачи и подзадачи в родительские строки.
3. В левой части каждой строки вы можете прикрепить файлы непосредственно к задаче (идеально подходит для прикрепления списков заинтересованных сторон, бюджетов и т. Д.) Или начать обсуждение определенного элемента.

3. Добавьте даты начала и окончания

1. Добавьте даты начала и окончания для каждой задачи. Если вы щелкните и перетащите любой конец полос задач на диаграмме Ганта, Smartsheet автоматически настроит даты в вашей таблице.
2. Щелкните ячейку в любом столбце даты.
3. Щелкните значок календаря и выберите дату. Вы также можете вручную ввести дату в ячейку.

4. Введите% завершения и присвоено информации

Столбцы «% выполнения» и «Назначено для» предоставляют дополнительную информацию о вашем проекте и повышают прозрачность, позволяя членам группы видеть, кто чем занимается, и статус каждой задачи.

На диаграмме Ганта тонкие полосы внутри полос задач представляют процент выполненной работы для каждой задачи.

1. В столбце % завершения введите процент выполненной работы для каждой задачи. Введите целое число, и Smartsheet автоматически добавит знак процента.
2. В столбце Назначено выберите имя из списка контактов (в раскрывающемся меню) или введите имя вручную.

Управление проектами | 10 шагов к созданию плана проекта

не только демонстрирует, как он предоставляет план действий руководителям проектов, но и исследует, почему он является основным инструментом коммуникации и контроля для менеджера проекта на протяжении всего проекта.

Шаг 1: Объясните план проекта ключевым заинтересованным сторонам и обсудите его ключевые компоненты . Один из наиболее неправильно понимаемых терминов в управлении проектами, план проекта — это набор живых документов, которые, как можно ожидать, будут меняться в течение всего срока реализации проекта. Подобно дорожной карте, он указывает направление для проекта. И, как и путешественник, менеджеру проекта необходимо установить курс проекта, что с точки зрения управления проектом означает создание плана проекта. Подобно тому, как водитель может столкнуться со строительством дороги или новыми маршрутами к конечному пункту назначения, менеджеру проекта также может потребоваться скорректировать ход проекта.

Распространенное заблуждение состоит в том, что план приравнивается к графику проекта, который является лишь одним из многих компонентов плана. План проекта является основным рабочим продуктом всего процесса планирования, поэтому он содержит все документы планирования для проекта.

Статья по теме: План проекта: достаточно ли подробностей?

Обычно многие ключевые заинтересованные стороны проекта, то есть те, кого затрагивает как сам проект, так и его конечный результат, не полностью понимают природу плана проекта.Поскольку одним из наиболее важных и сложных аспектов управления проектами является получение обязательств и покупок, первым шагом является объяснение процесса планирования и плана проекта всем ключевым заинтересованным сторонам. Им важно понимать важность этого набора документов и быть знакомыми с его содержанием, поскольку им будет предложено просмотреть и утвердить документы, которые к ним относятся.

Компоненты плана проекта включают:

Исходные данные. Базовые показатели иногда называют показателями эффективности, потому что по ним измеряется производительность всего проекта. Они являются тремя утвержденными отправными точками проекта и включают в себя объем, график и базовые уровни затрат. Они обеспечивают «колья в земле». То есть они используются, чтобы определить, идет ли проект по графику во время выполнения проекта.

Базовые планы управления. Эти планы включают документацию о том, как отклонения от исходных условий будут обрабатываться на протяжении всего проекта.Каждый базовый план проекта необходимо будет анализировать и управлять им. Результатом этого процесса может быть необходимость в дополнительном планировании с возможностью изменения исходных условий. В планах управления проектом документируется, что команда проекта будет делать при отклонениях от базовых показателей, включая то, какой процесс будет выполняться, кто будет уведомлен, как будут финансироваться изменения и т. Д.

Другие рабочие продукты из процесса планирования. К ним относятся план управления рисками, план качества, план закупок, план укомплектования персоналом и план коммуникаций.

Шаг 2: Определите роли и обязанности. Не все ключевые заинтересованные стороны будут проверять все документы, поэтому необходимо определить, кто в проекте должен утверждать какие части плана. Некоторые из ключевых игроков:

• Спонсор проекта , который владеет и финансирует весь проект. Спонсоры должны рассмотреть и одобрить все аспекты плана.
• Назначенные бизнес-эксперты , которые определят свои требования к конечному продукту.Им необходимо помочь разработать базовый план области применения и утвердить документы, относящиеся к области применения. Им также будет очень интересна временная шкала.
• Менеджер проекта , который составляет, выполняет и контролирует план проекта. Поскольку менеджеры проектов составляют план, им не нужно его утверждать.
• Команда проекта , которая создает конечный продукт. Команде необходимо участвовать в разработке многих аспектов плана, таких как определение рисков, качества и проблем проектирования, но команда обычно не утверждает его.
• Конечные пользователи , которые используют конечный продукт. Им тоже нужно участвовать в разработке плана и пересматривать его, но редко им действительно нужно подписываться.
• Другие , такие как аудиторы, аналитики по качеству и рискам, специалисты по закупкам и т. Д., Также могут участвовать в проекте. Им может потребоваться утвердить относящиеся к ним части, такие как план качества или закупок.

Шаг 3. Проведите стартовое собрание .Стартовое собрание — это эффективный способ собрать вместе заинтересованные стороны для обсуждения проекта. Это эффективный способ начать процесс планирования. Его можно использовать, чтобы начать укреплять доверие среди членов команды и гарантировать, что идеи каждого будут учтены. Стартовые встречи также демонстрируют приверженность спонсора проекту. Вот некоторые из тем, которые могут быть включены в стартовую встречу:

• Видение и стратегия бизнеса (от спонсора)
• Видение проекта (от спонсора)
• Роли и обязанности
• Тимбилдинг
• Обязательства команды
• Как команда принимает решения
• Основные правила
• Насколько большой должна быть группа и нужны ли подгруппы

Шаг 4: Составьте описание объема работ .Заявление о содержании, возможно, является наиболее важным документом в плане проекта. Это основа для остальной части проекта. Он описывает проект и используется для достижения общего согласия между заинтересованными сторонами в отношении масштабов. В заявлении о масштабах четко описывается, каким будет результат проекта. Это основа для получения поддержки и согласия спонсора и других заинтересованных сторон и снижает вероятность недопонимания. Этот документ, скорее всего, будет расти и меняться по мере развития проекта.Заявление о содержании должно включать:

• Бизнес-потребности и бизнес-проблемы
• Цели проекта с указанием того, что будет происходить в рамках проекта для решения бизнес-проблемы
• Преимущества завершения проекта, а также обоснование проекта
• Объем проекта, указывается, какие результаты будут включены и исключены из проекта.
• Ключевые этапы, подход и другие компоненты, продиктованные размером и характером проекта.

Это можно рассматривать как контракт между менеджером проекта и спонсором, который может быть изменен только с одобрения спонсора.

Шаг 5: Разработайте базовый план . После того, как результаты поставки подтверждены в заявлении о содержании, их необходимо развить в иерархическую структуру работ (WBS), которая представляет собой декомпозицию всех результатов в проекте. Эта WBS конечного результата формирует базовый план объема работ и имеет следующие элементы:

• Определяет все результаты, полученные по проекту, и, следовательно, определяет всю работу, которую необходимо выполнить.
• Принимает большие результаты и разбивает их на иерархию меньших результатов. То есть каждый результат начинается с высокого уровня и впоследствии разбивается на более низкие и более низкие уровни детализации.
• Самый низкий уровень называется «рабочим пакетом», и его можно пронумеровать, чтобы соответствовать действиям и задачам.

WBS часто называют структурой задач, но действия и задачи представляют собой отдельную разбивку, которая определяется на следующем этапе.

Шаг 6: Разработайте график и базовые планы затрат .Вот шаги, необходимые для разработки графика и базовых планов затрат.

1. Определите действия и задачи, необходимые для создания каждого из рабочих пакетов, создав WBS задач.
2. Определите ресурсы для каждой задачи, если они известны.
3. Оцените, сколько времени потребуется для выполнения каждой задачи.
4. Оцените стоимость каждой задачи, используя среднюю почасовую ставку для каждого ресурса.
5. Учитывайте ограничения ресурсов или то, сколько времени каждый ресурс может реально посвятить этому проекту.
6. Определите, какие задачи зависят от других задач, и разработайте критический путь.
7. Разработайте расписание, которое представляет собой календарную графику всех задач и оценок. Он показывает по выбранному периоду времени (неделя, месяц, квартал или год), какой ресурс выполняет какие задачи, сколько времени они должны потратить на каждую задачу и когда запланировано начало и конец каждой задачи.
8. Разработайте базовый план затрат, который представляет собой поэтапный бюджет или затраты по периоду времени.

Этот процесс не является разовым.На протяжении всего проекта вы, скорее всего, будете повторять некоторые или все эти шаги.

Шаг 7. Создайте базовые планы управления . Как только объем, график и базовые планы затрат установлены, вы можете создать шаги, которые команда предпримет для управления отклонениями от этих планов. Все эти планы управления обычно включают процесс проверки и утверждения для изменения исходных условий. Для разных типов изменений обычно требуются разные уровни утверждения. Кроме того, не все новые запросы приводят к изменениям объема, графика или бюджета, но необходим процесс для изучения всех новых запросов, чтобы определить их влияние на проект.

Шаг 8: Разработайте кадровый план . План укомплектования персоналом — это диаграмма, которая показывает периоды времени, обычно месяц, квартал, год, в которые каждый ресурс войдет и покинет проект. Он похож на другие диаграммы управления проектами, такие как диаграмма Ганта, но не показывает задачи, оценки, даты начала и окончания или критический путь. Он показывает только период времени и ресурс, а также продолжительность времени, в течение которого ресурс, как ожидается, останется в проекте.

Шаг 9: Анализ качества и рисков проекта .
Качество проекта : Качество проекта заключается в том, чтобы конечный продукт не только соответствовал спецификациям заказчика, но и действительно хотел использовать спонсор и ключевые бизнес-эксперты. Акцент на качестве проекта делается на предотвращении ошибок, а не на проверке продукта в конце проекта и последующем устранении ошибок. Качество проекта также признает, что качество является обязанностью руководства и должно выполняться на протяжении всего проекта.

Создание плана качества включает в себя установку стандартов, критериев приемки и показателей, которые будут использоваться на протяжении всего проекта.Таким образом, план становится основой для всех проверок качества и проверок, выполняемых в ходе проекта, и используется на протяжении всего выполнения проекта.

Риски проекта : Риск — это событие, которое может произойти, а может и не произойти, но могло бы оказать существенное влияние на результат проекта, если бы оно произошло. Например, вероятность значительного изменения спонсорства в ближайшие несколько месяцев может составлять 50%. Анализ рисков включает определение как вероятности того, что конкретное событие может произойти, так и оценки его воздействия, если оно произойдет.Количественная оценка как вероятности, так и воздействия приведет к определению самых высоких рисков, требующих внимания. Управление рисками включает не только оценку риска, но и разработку планов управления рисками, чтобы понять и сообщить, как команда будет реагировать на события с высоким риском.

Шаг 10: Общайтесь! Одним из важных аспектов плана проекта является план коммуникаций. В этом документе указываются такие вещи, как:

• Кто в проекте хочет, какие отчеты, как часто, в каком формате и на каких носителях.
• Как и когда будут передаваться проблемы.
• Где будет храниться информация о проекте и кто может получить к ней доступ.

Для сложных проектов матрица формальных коммуникаций — это инструмент, который может помочь определить некоторые из вышеперечисленных критериев. Это помогает задокументировать согласованный метод команды проекта для сообщения различных аспектов проекта, таких как текущий статус, разрешение проблем, решения и т. Д.

После того, как план проекта составлен, важно не просто сообщить о важности план проекта спонсору, а также сообщить его содержание после его создания.Это сообщение должно включать в себя такие вещи, как:

• Рассмотрение и утверждение плана проекта.
• Процесс изменения содержания плана.
• Следующие шаги — выполнение и контроль плана проекта и основных ролей / обязанностей заинтересованных сторон на предстоящих этапах.

Не забудьте оставить свои комментарии ниже.

---

Элизабет и Ричард Ларсон — соруководители Watermark Learning, компании по обучению управлению проектами и бизнес-анализу.Каждый из них обладает более чем 30-летним опытом работы в отрасли и помог тысячам практиков PM и BA развить новые навыки.

Они опубликовали множество статей и статей и вместе написали две книги по управлению требованиями и подготовке CBAP. И Рич, и Элизабет имеют сертификаты CBAP и PMP через IIBA и PMI и являются участниками BABOK® Guide, Version 2.0 и PMBOK® Guide — 4 ^th edition.

5 шагов к написанию плана убийственного проекта

Не знаете, как написать план проекта? Это руководство может помочь.

В культовом телесериале 1980-х годов «Команда А» руководитель группы Ганнибал часто наслаждался успехом успешной миссии, произнося свою крылатую фразу: «Мне нравится, когда план слагается».

Нам так и не удалось увидеть, что входило в эти грандиозные планы, кроме множества съемок, которые ни разу ни в кого не попали, и некоторого сваривания лома в старом сарае. Мы никогда не видели Faceman или B.A. Baracus запускает свое программное обеспечение для управления проектами, чтобы разобраться в этих весьма сомнительных планах; каждый раз все происходило чудесным образом.

Но любой хороший руководитель проекта знает, что не может быть успешного проекта без твердого плана. Вот почему нам нужно заполнить то, что Ганнибал и The A-Team оставили в воображении: как написать план убийственного проекта.

Важность планирования проекта

Начать проект без плана — все равно что отправиться в путешествие без карты. В конечном итоге вы можете добраться до того места, куда хотите, но не без траты времени и денег.

Четыре из семи основных причин неудач проекта, названных руководителями проектов в опросе PMI, могли быть устранены путем более эффективного планирования проекта.

Начало проекта без хорошо написанного плана может привести к смещению объема работ, несвоевременным бюджетам и срыву сроков.

Сядя со своей командой и составив план проекта перед тем, как вы начнете писать код или рубить дрова, вы можете сформировать ожидания, которые приведут вас к успеху.

Примечание: Все эти шаги предполагают, что вы используете программное обеспечение для управления проектами, которое помогает в общении в команде, планировании, составлении бюджета и объеме.Инструмент управления проектами также является лучшим местом для документирования и хранения информации, которую вы собираете в следующих шагах. Если вы не хотите сразу вкладывать средства в программное обеспечение для управления проектами, вы можете попробовать себя в бесплатном варианте.

Как написать план проекта за 5 шагов

Шаг 1. Определите свой проект

Создаете ли вы приложение или открываете новое место, всегда начинайте с определения того, чего вы на самом деле пытаетесь достичь. Но сделать это не так просто, как написать на стикере «Я хочу открыть новую блинную».

В определении вашего проекта есть шесть ключевых элементов:

1. Цели. Чего вы пытаетесь достичь с помощью этого проекта, как извне (прибыль, доля рынка, удовлетворенность клиентов), так и внутри (улучшение инфраструктуры, оптимизация процессов, удержание сотрудников). Используйте объективные рекомендации SMART (конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и привязанные к срокам).
2. Область применения. Независимо от того, насколько тщательно вы планируете, в вашем проекте произойдут изменения, с которыми вам придется иметь дело.Вместо того, чтобы пытаться идентифицировать все, что входит в объем вашего проекта, может быть проще определить, что определенно является из объема. Это также хорошее время, чтобы определить, кто будет нести ответственность за утверждение / отклонение изменений объема.
3. Критерии успеха. Что определит, будет ли этот проект успешным или неудачным? Вернитесь к своим целям на этом этапе. Общими критериями являются выполнение проектов в срок и в рамках бюджета, соответствие готового продукта определенному уровню качества и решение конкретной бизнес-проблемы.
4. Результаты. Составьте список основных результатов для вашего проекта. Примеры могут включать работающее мобильное приложение для вашего бизнеса, магазин готовых блинчиков или новую систему расчета заработной платы для ваших сотрудников. Будьте максимально подробными.
5. Требования. Определите, что вам нужно (ресурсы, персонал, бюджет, время) для достижения целей проекта и достижения успешного результата, и задокументируйте это здесь. Проконсультируйтесь со всеми ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы убедиться, что вы ничего не забываете.
6. График.Используйте иерархическую структуру , чтобы определить, что и когда нужно выполнить, а затем используйте ее для определения базового графика, контрольных точек проекта и крайних сроков.

Шаг 2: Определите риски, допущения и ограничения

Выявление потенциальных ловушек и неудач до того, как они произойдут, может помочь вам ориентироваться в бурных водах, когда они неизбежно встречаются.

На этом этапе назначьте члена команды ответственным за управление рисками. В зависимости от размера проекта этим человеком может быть вы, руководитель проекта или другой руководитель проекта.Важно, чтобы кто-то отвечал за мониторинг всех выявленных вами рисков (например, несоблюдение сроков, превышение бюджета). Программное обеспечение для управления проектами может упростить управление рисками с помощью точного определения проекта.

Этот этап (и планирование проекта в целом) — это не только попытка избежать хаоса. Также важно задокументировать определенные предположения или ограничения по мере их установления, такие как доступные ресурсы или источник финансирования проекта.

Если проект должен быть завершен в обычное рабочее время (без сверхурочных) или завершен с использованием только ресурсов, которые уже есть в наличии, вашей команде важно знать об этом.

Шаг 3. Организуйте людей для своего проекта

Этот шаг — основа вашего плана проекта — в конце концов, управление проектом — это в основном управление людьми — и чем тщательнее вы выполните работу на первом и втором шагах, тем легче будет этот шаг.

Организация вашего проекта означает определение и документирование следующего:

• Заказчик. Кто получит конечный продукт? Они внутренние или внешние?
• Заинтересованные стороны. Это отдельные лица или группы, заинтересованные в успешном завершении проекта. Выявление заинтересованных сторон проинформирует ваш коммуникационный план проекта.
• Роли и обязанности. Установите организационную иерархию проекта. Кто имеет последнее слово при принятии решений? Кто отвечает за общение с клиентом? Кто следит за бюджетом и графиком в вашем инструменте управления проектами? Кто отвечает за фактическую работу?

Шаг 4. Составьте список ресурсов проекта

На первом этапе вы определили некоторые общие требования, необходимые для успешного завершения проекта, и вы только что определили человеческие ресурсы, необходимые для выполнения и управления работой.Пришло время сосредоточиться на конкретных ресурсах, необходимых для работы.

Примеры ресурсов проекта:

• Технологии (компьютеры, программное обеспечение, мобильные устройства)
• Заработная плата
• Транспортные средства
• Физические материалы

Перечислите все ресурсы, которые вам понадобятся, вместе с их стоимостью, чтобы информировать ваш бюджет и управление ресурсами (не волнуйтесь, если ваши цифры точны, ваше программное обеспечение для управления проектами сделает здесь тяжелую работу).

Шаг 5. Составьте план коммуникаций по проекту

Итак, теперь у вас есть четко определенный проект с графиком, бюджетом, ресурсами и командой. Пора браться за работу, верно? Неправильный. У вас еще нет плана коммуникации.

Плохое общение — основная причина неудач проекта, и если вы воспринимаете хорошее общение в команде как должное, это может быть предположение, которое подрывает весь ваш проект.

Это потому, что все — соблюдение сроков, соблюдение бюджета и т. Д.- опирается на членов вашей команды, общающихся друг с другом, заинтересованными сторонами и клиентами.

Хороший план коммуникаций по проекту должен включать следующее:

• Коммуникационные цели. Какова цель данного сообщения? Вы пытаетесь выяснить, достаточно ли ресурсов у конкретной команды, или напоминаете лидеру, что скоро наступает важный дедлайн? Знайте, чего вы пытаетесь достичь, и позвольте этому руководствоваться вашим сообщением, прежде чем нажимать кнопку отправки.
• Целевые аудитории. Кто должен участвовать в коммуникациях? Например, президента компании, возможно, не нужно включать в регулярные обновления основных этапов, но с ним следует проконсультироваться, если проект превышает свой бюджет.
• Ключевое содержание для общения. Какую информацию следует включать каждый раз при общении со своей командой проекта? Возможно, вы отправляете еженедельное обновление статуса всем ключевым заинтересованным сторонам, которое включает в себя прогресс в достижении предстоящих этапов, напоминания о важных сроках и статус бюджета / графика.Задокументируйте эту информацию в своем плане коммуникаций.
• Метод и частота связи. Как будет осуществляться обычное командное общение и с какой периодичностью? Еженедельно в пятницу утром или раз в две недели в понедельник днем? По электронной почте или через инструмент для совместной работы? Определите эту информацию в начале проекта и придерживайтесь ее.

Ознакомьтесь с этим подробным руководством по составлению плана коммуникаций по проекту (с контрольным списком) и некоторыми советами о том, как исправить некоторые типичные проблемы коммуникации на рабочем месте.

Не останавливайтесь сейчас: больше ресурсов для планирования проекта

Если вы заметили, что ваши проекты имеют тенденцию выходить из-под контроля, выходить за рамки бюджета, срывать сроки или не выпускать успешный конечный продукт, скорее всего, виновато плохое планирование.

Четкое определение вашего проекта, выявление рисков, сбор вашей команды, сбор ваших ресурсов и составление плана коммуникаций будут иметь огромное значение.

Чтобы получить еще больше ресурсов для планирования проекта, следите за нашим блогом по управлению проектами, где вы найдете советы по каждому этапу цикла управления проектами, от выбора новой системы управления проектами до принятия решения о том, когда вы будете готовы создать офис управления проектами.

Планирование проекта | 9 шагов для создания онлайн-плана управления проектом

Вы отвечаете за проект. Замечательно! Прежде чем вы действительно начнете свой проект, вам понадобится план проекта.

Хотя может возникнуть соблазн сразу перейти к своему проекту и разобраться во всем по мере продвижения, у вас будут гораздо лучшие результаты, если вы сначала создадите план проекта. Без базового плана проекта вы можете обнаружить, что ваша команда не имеет направления или, что еще хуже, движется в разных направлениях.

В управлении проектами продолжение работы без плана проекта подвергает вас опасности перерасхода доступных ресурсов и неспособности достичь целей клиента. План проекта гарантирует, что все заинтересованные стороны разделяют одно и то же видение, устанавливает измеримые цели для вашего проекта, устанавливает прочную связь между членами команды и заинтересованными сторонами и служит основой для прозрачности проекта. Без этого вы настроите себя и свою команду на провал проекта.

Может быть, вы занимаетесь этим какое-то время, или, может быть, это ваш первый большой проект, и вы просто погуглили, «как написать план проекта.«В любом случае, мы здесь, чтобы помочь.

Что такое план проекта?

План проекта, также известный как план управления проектом, — это документ, в котором описывается, как проект будет выполняться, отслеживаться, контролироваться и закрываться. В нем изложены цели и объем проекта, и он служит официальной точкой отсчета для команды проекта, более крупной компании и заинтересованных сторон.

Он создается на этапе планирования проекта и представляет собой сборник нескольких других документов.Это больше, чем просто расписание или список задач, хотя он и включает эти вещи. План управления проектом официально утверждается в начале проекта, а затем постепенно обновляется на протяжении всего проекта.

Почему важно планирование проекта?

Планирование проекта — это важный этап, который наступает сразу после начала на этапах управления проектом. Благодаря правильному планированию вы оптимизируете весь проект, разбивая его на серию этапов, и обеспечиваете своевременную доступность всех ресурсов.

Ограничения проекта, такие как время, объем и стоимость, обсуждаются в процессе планирования проекта, а планы смягчения последствий разрабатываются после выявления потенциальных рисков. Сравнивая фактический прогресс с планом проекта, вы также можете отслеживать производительность своей команды и предпринимать необходимые шаги для ее улучшения. Ознакомьтесь с 7 областями, в которых планирование важно для успешных проектов.

Компоненты плана управления проектом

На базовом уровне пример плана проекта состоит из трех компонентов.Составьте список всех этих компонентов, чтобы помочь вам составить план управления проектом.

Деятельность

Что нужно сделать вашей команде, чтобы завершить проект? Действия в вашем плане проекта включают в себя такие вещи, как измерение прогресса, делегирование задач, распределение ресурсов, отслеживание затраченного времени и эффективное общение.

Задачи

Для любого управления задачами проект разбивается на задачи. Это небольшие работы, которые составляют большую картину вашего проекта.Постепенные цели упрощают измерение успеха и устранение узких мест, а определение этих задач имеет важное значение для разработки плана управления проектом.

Ресурсы

С чем вы работаете? Ваши ресурсы, конечно же, включают ваш бюджет. Также важно понимать свои потребности в человеческих и материальных ресурсах. Сколько человек потребуется для работы над этим проектом и вам нужно будет нанять временных работников или субподрядчиков? Какие физические или цифровые материалы требуются и откуда они берутся?

9 шагов для создания онлайн-плана проекта

Если вы думаете: «Ну, это звучит действительно официально и серьезно, не пугайтесь.

Следуйте этим девяти шагам управления проектами, и вы на правильном пути не только в том, как спланировать проект в Интернете, но и в его успешной реализации.

Шаг 1. Определите все заинтересованные стороны

У вашего проекта есть несколько заинтересованных сторон, и не все из них будут вовлечены в каждую деталь проекта. К заинтересованным сторонам проекта относятся ваш заказчик, конечные пользователи продукта, компания и ее руководители, а также команда, работающая непосредственно над проектом.

В зависимости от характера проекта заинтересованные стороны могут также включать сторонние организации или отдельных членов сообщества, которых проект затронет.

Шаг 2: Определите роли и обязанности

После того, как вы определили заинтересованные стороны, вам необходимо определить навыки управления проектом, необходимые для проекта. Когда у вас есть этот список, вы можете определить роли и распределить обязанности между отдельными заинтересованными сторонами.

Помните, что роль — это не то же самое, что и человек.В некоторых случаях один человек может выполнять несколько ролей, например, иметь назначенное контактное лицо в чрезвычайных ситуациях, роль, которая добавляет несколько дополнительных рабочих часов к расписанию человека. В других случаях несколько человек могут занимать одинаковые роли, например, когда для вашего проекта требуется несколько инженеров-программистов.

Типичные роли включают спонсора проекта, менеджера проекта и членов проектной группы. Роли различных членов проектной группы будут различаться в зависимости от вашего проекта, но обязательно включите роль отношений с поставщиками и роль отношений с клиентами.

Шаг 3: Проведите стартовое собрание

Стартовое совещание — это шанс собрать вместе всех заинтересованных лиц и сформулировать видение проекта, за которым может согласиться каждый. Это возможность познакомиться и установить хорошие рабочие отношения.

На данном этапе конкретные детали проекта еще не определены, поэтому вам следует включить обсуждение масштабов проекта, бюджета, сроков и целей в повестку дня встречи. Это также когда объявляются роли и объясняется план коммуникации.Стартовая встреча задает тон рабочим отношениям между заинтересованными сторонами на протяжении всего проекта.

Шаг 4. Определите объем проекта, бюджет и график

После официального запуска самое время определить объем проекта, бюджет и график вашего проекта. Каждый из этих пунктов заслуживает отдельного подробного объяснения, поэтому мы просто кратко определим их здесь.

а. Объем:

Объем проекта говорит вам, что мы собираемся делать (и не делать)? Учитывая запросы заказчика и видение, обсуждаемое командой, каковы цели этого проекта?

г.Бюджет:

Каковы ожидаемые финансовые затраты проекта с учетом объема и ресурсов, необходимых для достижения целей проекта?

г. Хронология:

На временной шкале проекта перечислены фазы вашего проекта и период времени, в течение которого вы можете разумно ожидать их завершения.

Шаг 5. Установите цели и расставьте приоритеты

После того, как ваша команда поймет цели проекта и вы определили этапы их достижения, разбейте общую картину задач вашего проекта на отдельные цели и задачи.Расставьте приоритеты задач в соответствии с важностью и зависимостями.

Кроме того, вам нужна система для обеспечения корректирующих действий, когда цели не достигаются вовремя. Возможно, вам придется скорректировать график с учетом ваших целей.

Шаг 6: Определите конечные результаты

Результатом поставки, как определено Институтом управления проектами, является «любой уникальный и поддающийся проверке продукт, результат или возможность оказания услуги, которая создается для завершения процесса, фазы или проекта».

Результаты проекта определяются целями проекта и являются важной частью плана проекта.Например, если заказчик ставит перед собой цель, чтобы конечные пользователи могли управлять своим собственным контентом, результатами могут быть часть программного обеспечения, которое позволяет пользователям управлять контентом, а также учебные материалы для сотрудников и конечных пользователей о том, как использовать вновь созданный программное обеспечение.

Шаг 7: Составьте график проекта

Это больше, чем просто расписание, расписание проекта — это документ, в котором подробно описывается график проекта и организационные ресурсы, необходимые для выполнения каждой задачи. Его цель — передать критически важную информацию команде, поэтому она должна быть исчерпывающей и простой для понимания.

Чтобы создать график проекта, вам необходимо дополнительно разделить фазы вашего проекта на отдельные задачи и действия, определить зависимости, упорядочить действия и оценить необходимые ресурсы и продолжительность каждой задачи. Информация, которую вы собираете в этом процессе, может выявить необходимые корректировки ваших ролей, сроков и / или бюджета.

Это важный шаг в написании простого плана проекта и полезная часть процесса. Гораздо лучше внести эти корректировки до начала проекта, чем через несколько недель или месяцев.

Шаг 8: Проведите оценку риска

Риск — это проблема, которая может возникнуть или не возникнуть в ходе вашего проекта. Важно определить риски проекта и снизить их на этапе планирования, чтобы потом не застать врасплох. Проведите встречу или попросите всех членов команды рассказать о рисках, которые вам следует учитывать.

Области риска включают:

• Объем проекта
• Ресурсы (кадровые, финансовые и физические)
• Задержки проекта
• и отказы технологий или связи

Невозможно контролировать все потенциальные риски, но их заблаговременное обдумывание может спасти ваш проект от провала.

Шаг 9: Сообщите план проекта

После того, как вы составили план проекта, убедитесь, что вы четко изложили его команде и всем другим заинтересованным сторонам. Возможно, вы создали план коммуникации по проекту, когда составляли расписание своего проекта. Если нет, сделайте это сейчас!

Установление надежных каналов связи и ожиданий для коммуникации по проекту имеет решающее значение. Как руководитель проекта, обязательно смоделируйте тип общения, которого вы ожидаете от всех заинтересованных сторон.

Как программное обеспечение для планирования проектов может помочь в планировании проектов

Успешный план управления проектом включает в себя эффективную организацию всех действий, задач и ресурсов, составляющих ваш проект. Попытки сделать все это с ужасной коллекцией электронных таблиц и общими документами или, что еще хуже, с помощью блокнотов, ручек и стикеров, подавляюще и неэффективно.

Программное обеспечение

для управления проектами может упростить планирование вашего проекта от начала до конца, предоставляя вам инструменты и прозрачность в проекте, необходимые не только для создания отличного плана управления проектом, но и для эффективного управления вашим проектом.Хорошее программное обеспечение для управления проектами позволяет выполнять административные задачи быстрее и эффективнее, освобождая время, чтобы сосредоточиться на реальном проекте.

Программное обеспечение

для управления проектами также может облегчить эффективную коммуникацию внутри и между командами, помочь вам отслеживать ключевые факторы производительности, хранить все данные проекта в центральном месте и позволяет вам создавать отчеты по вашему проекту в процессе.

Канбан-доска в управлении проектами дает визуальный обзор прогресса проекта.